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Secrétaire au cabinet du maire

2 months ago

SaintEustache, Canada Ville de Saint-Eustache Full time
Concours 2024-075 : Secrétaire au cabinet du maire, statut contractuel à temps partiel

20 heures / semaine

Vous êtes à la recherche d'un emploi à temps partiel dans un cadre stimulant?
Vous avez une grande expérience en secrétariat et aimez la vie citoyenne?
C'est l'emploi qu'il vous faut

Date limite de réception des candidatures: 20 mai 2024
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.
Des tests de compétence seront demandés.


DESCRIPTION SOMMAIRE :

Sous l’autorité du maire de la Ville de Saint-Eustache, le titulaire du poste exécute diverses tâches de secrétariat ainsi que certaines tâches administratives.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS :

  1. Prépare les documents nécessaires pour les rencontres et comités. Participe à l'analyse de certains dossiers en effectuant les travaux de recherche. Assiste parfois aux réunions;
  2. Dresse les procès-verbaux, les distribue aux personnes concernées et assure le suivi des dossiers selon les décisions du conseil et des comités. S’assure que les services municipaux et les organismes extérieurs reçoivent les copies des résolutions qui les concernent;
  3. Obtient des précisions et des renseignements additionnels pertinent et utiles à la bonne compréhension des dossiers;
  4. Effectue la correspondance à partir de données tels que dossiers, rapports et notes. Prépare et rédige des lettres, mémoires, textes, documents, correspondances et mémos;
  5. Reproduit divers textes, articles, avis publics destinés à différents organes d’information et à l’utilisation interne et en vérifie la teneur lors de la parution;
  6. Reçoit le courrier du Cabinet du maire, sélectionne les documents selon leur importance et en effectue la distribution aux personnes concernées;
  7. Filtre les appels téléphoniques, fournit aux services municipaux et aux citoyens divers renseignements et réfère les appels aux personnes concernées;
  8. Tient à jour l’agenda du maire, fixe les rendez-vous, accueille les visiteurs et s’occupe de la réservation des locaux et des équipements nécessaires aux rencontres;
  9. Vérifie et compile sur des formulaires appropriés, différentes données ayant trait aux activités du service, à l’application de politiques ou procédures administratives internes;
  10. Effectue le classement et veille à la circulation des documents pertinents du maire;
  11. Prévoit et effectue les demandes d’achat du matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du service et en fait la distribution;
  12. Prépare, compile, complète et dresse des listes, tableaux, statistiques; exécute les calculs qui s’imposent;
  13. Utilise les outils informatiques nécessaires au traitement des dossiers du service ainsi que les appareils de bureautique requis;
  14. Participe à l'organisation d'événements tel que la Classique du Maire.

NOTE: Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l'emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitant un accommodement pour des examens ou une entrevue de sélection, nous vous prions de le mentionner à l'employé qui vous contactera, le cas échéant.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme d'études secondaires dans une discipline pertinente telle qu’en bureautique;
  • Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience comme secrétaire;
  • Tout autre ensemble de formation et d’expérience pertinentes pourra être considéré;
  • Avoir démontré dans des fonctions antérieures des aptitudes évidentes à coordonner plusieurs dossiers administratifs;
  • Excellente maîtrise du français;
  • Discrétion absolue;
  • Doit satisfaire aux exigences du cabinet du maire.

 

QUALITÉS REQUISES

  • Initiative, autonomie, flexibilité, polyvalence, jugement et créativité
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Excellentes relations interpersonnelles
  • Esprit d’équipe et souci du service à la clientèle
  • Excellente capacité de rédaction
  • Polyvalence
  • Souci du détail
  • Aisance avec le public
  • Bonne communication verbale
  • Capacité d'adaptation

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