Secrétaire en surcroît aux Services éducatifs
1 month ago
Du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00 dès maintenant jusqu'au 30 juin 2024.
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne salariée de cette classe d’emplois effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux; elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.
Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire; elle participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.
Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Scolarité :
Être titulaire d'un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Autres exigences :
Avoir des connaissances en bureautique, à cet effet la réussite des tests suivants sera exigée :
- Seuil de réussite de 60% aux tests Word et Excel
- Seuil de réussite de 60% au test de français écrit
Autres particularités :
- Aptitude pour le travail dans un environnement informatisé (compréhension et fonctionnement de logiciels).
- Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d'un secrétariat.
- Posséder le sens de l'organisation, de l'autonomie et un bon jugement.
- Aptitude pour le service à la clientèle, le travail d’équipe et bonne capacité à gérer son stress.
- Posséder une bonne méthodologie, de la rigueur ainsi qu’un bon sens de l’adaptation.
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