Agent ou agente de secrétariat

2 weeks ago

Québec, Canada Université Laval Full time
Numéro d'offre 14598Période d'affichage

Du 12-06-2024 au 26-06-2024

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste Classe 11
Taux horaire: 26.81$ à 31.73$
Salaire annuel: 48 961.23$ à 57 946.28$
Numéro de poste: 71191

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h


L'horaire est variable, cependant, une permanence est à assurer en alternance.

La personne salariée peut, avec l’accord de son supérieur immédiat, effectuer du travail à distance.

Budget: Fonctionnement

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

Attributions caractéristiques

  1. Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
  2. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
  3. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
  4. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
  5. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
  6. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur.
  7. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
  8. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.
  9. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.

Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Logiciels: Word, Excel, Powerpoint

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
  • chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
  • chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information

Autres logiciels utilisés: Office 365, Intranet, Adobe Acrobat Pro, LimeSurvey, Team. Zoom.

Sous la supervision de la coordonnatrice à l’administration, la personne titulaire du poste assure un support administratif aux directeurs ou directrices de départements cliniques et au personnel enseignant. Elle assure le suivi des dossiers, de la correspondance et de la gestion des documents des départements.

Tâches et responsabilités

  • Assure la logistique des événements de la direction départementale (réservation de salles, commande aux traiteurs, avis de convocation, compilation des participants, équipements, demande d’accréditation, etc.);
  • Assiste aux réunions et prend les notes au besoin. Rédige les procès-verbaux et comptes rendus et assure le suivi des réunions;
  • Assure le suivi des processus de nomination et promotion des professeurs ou professeures;
  • Fait la mise en page, la correction et la mise à jour des rapports d’évaluation des professeurs ou professeures et leurs dossiers de demandes de nomination et de promotion;
  • Assure la mise en ligne de bulletins électroniques;
  • Collabore à l’organisation du programme de reconnaissance aux professeurs ou professeures, tel que des prix à l’enseignement;
  • Assure le suivi des rapports d’activités, les charges de travail et les tableaux des vacances du personnel enseignant;
  • Effectue toute correspondance demandée par les directeurs ou directrices du département, les responsables de divisions ou de comités du département (usage du dictaphone).

Atout: Connaissance en transcription de documents électroniques.

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont
camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

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