Administrative Specialist

This position is a two-year contract as a maternity leave replacement. PURPOSE The Administrative Specialist - Office Support role is a dynamic and critical position, designed for a proactive and detail-oriented professional who thrives in a multifunctional role. In this capacity, you will ensure seamless office operations and provide top-level administrative support to our President, playing a key role in driving organizational success. KEY RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES The responsibilities of this position include, but are not limited to the following: Provide comprehensive administrative support to the President, enhancing their capacity to lead effectively. Manage vendor contracts to ensure the office is well-equipped and operations run smoothly at the best cost. Oversee the maintenance and aesthetic of the office, creating an inviting and productive workspace. Coordinate with real estate professionals and legal advisors to manage property dealings efficiently. Research and negotiate with vendors to undertake maintenance and renovation projects that add value. Utilize and manage data in Excel to streamline processes and enhance office efficiency. Collaborate with security staff and services to maintain a secure and safe working environment. Prepare correspondence and presentations that resonate with both internal and external audiences. Maintain records and manage information flow to support executive decision-making. Plan and execute meetings and events, ensuring every detail is perfectly aligned. Take the helm on special projects, from strategic planning to budgeting, impacting company-wide initiatives. Organize corporate events from logistical planning to execution. Keep the office stocked and functional by managing supplies and equipment. Offer direct assistance, when needed, to the counter operations team, helping deliver outstanding service to customers on site. REQUIRED SKILLS AND COMPETENCIES Superior communication skills, both written and oral. Agile and able to adapt quickly, especially to new technology. Proven organizational prowess, with a knack for prioritizing effectively. High ethical standards and discretion with sensitive information. Strong orientation towards customer and client service excellence. TECHNICAL/PROFESSIONAL COMPETENCIES Minimum 5 years’ experience as an administrative assistant and/or office support. Intermediate abilities on Microsoft Office applications like Word, Power Point, Outlook, and Teams. Proficiency in Excel and ability to adapt quickly to tools like ChatGPT. The candidate must interact with international professionals, such as lawyers and financial institutions, as well as with employees outside Quebec and the United States. They have reviewed international legal documents (e.g., patents), annotated, edited, and reported problems in documents, requiring an excellent understanding of the English language. Data Protection Policy: _______________________________________________________________________________ Ce poste est un contrat de deux ans en remplacement de congé de maternité. OBJECTIF Le poste de spécialiste administratif- soutien de bureau est un rôle dynamique et essentiel, conçu pour un professionnel proactif et rigoureux, à l’aise dans un environnement multifonctionnel. Vous assurerez le bon fonctionnement du bureau et offrirez un soutien administratif de haut niveau au Président, contribuant ainsi directement au succès organisationnel. RESPONSABILITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES Les responsabilités de ce poste incluent, sans s’y limiter, les éléments suivants : Assurer un soutien administratif complet au Président afin d’optimiser son efficacité. Gérer les contrats des fournisseurs pour garantir une exploitation fluide du bureau au meilleur coût. Superviser l’entretien et l’esthétique du bureau afin de maintenir un environnement de travail accueillant et productif. Coordonner avec les professionnels de l’immobilier et les conseillers juridiques la gestion des transactions immobilières. Effectuer des recherches et négocier avec les fournisseurs pour la réalisation de projets de maintenance et de rénovation à valeur ajoutée. Utiliser et gérer des données dans Excel pour rationaliser les processus et améliorer l’efficacité du bureau. Collaborer avec le personnel et les services de sécurité pour maintenir un environnement de travail sûr et sécurisé. Rédiger de la correspondance et des présentations destinées à des publics internes et externes. Maintenir les dossiers et gérer la circulation de l’information afin de soutenir la prise de décision du Président. Planifier et organiser des réunions et des événements en veillant à une exécution irréprochable. Diriger des projets spéciaux, allant de la planification stratégique à la budgétisation, ayant un impact sur l’ensemble de l’organisation. Organiser les événements corporatifs, de la planification logistique à leur exécution. Gérer les stocks et les fournitures pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Fournir, au besoin, une assistance directe à l’équipe des opérations sur le comptoir afin d’offrir un service de qualité aux clients sur place. COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit. Capacité d’adaptation rapide, notamment aux nouvelles technologies. Solides aptitudes organisationnelles et sens aigu des priorités. Intégrité et discrétion dans la gestion d’informations confidentielles. Forte orientation vers l’excellence du service client. COMPÉTENCES TECHNIQUES / PROFESSIONNELLES Minimum de 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif et/ou soutien de bureau Compétences intermédiaires dans les applications Microsoft Office telles que Word, PowerPoint, Outlook et Teams. Maîtrise d’Excel et capacité à s’adapter rapidement à des outils tels que ChatGPT. Le candidat doit interagir avec des professionnels internationaux, tels que des avocats et des institutions financières, ainsi qu'avec des employés hors du Québec et des États-Unis. Il a examiné des documents juridiques internationaux (par exemple, des brevets), annoté, édité et signalé des problèmes dans des documents, ce qui exige une excellente compréhension de la langue anglaise. Politique de protection des données :