adjoint administratif juridique

But du poste :L’adjoint administratif juridique joue un rôle clé au sein d’un bureau de notaire. Elle s’occupe de la gestion administrative des dossiers, ceuillette d’informations, ainsi que de la coordination des rendez-vous et du suivi des échéances. Elle assure également la communication avec la clientèle et les différents intervenants, tout en veillant au respect de la confidentialité. En somme, elle est un soutien indispensable pour garantir le bon fonctionnement et l’efficacité du cabinet de notaire.Tâches et responsabilités :• Gestion des dossiers juridiques : Organiser, classer et maintenir à jour tous les dossiers et documents juridiques en respectant les normes et la confidentialité.• Préparation de documents : Rédiger, mettre en forme et des actes notariés, contrats et autres documents officiels nécessaires aux différentes procédures.• Coordination des rendez-vous : Planifier les rencontres avec les clients, les parties prenantes et s’assurer du respect des échéanciers.• Communication avec la clientèle : Servir de point de contact pour les clients, répondre à leurs questions de base et les tenir informés de l’avancement de leurs dossiers.• Gestion administrative générale : Effectuer des tâches administratives courantes comme la gestion des courriels, la prise d’appels, et le maintien des registres et archives du bureau de notaire.• Tâches connexes : Toutes activités ou responsabilités qui consistent à accomplir une action relevant du domaine administratif et juridique. Qualités et aptitudes ;• Rigueur et attention au détail : Être minutieuse et précise pour traiter des documents juridiques sans erreur.• Organisation : Avoir une excellente gestion du temps et des priorités pour manipuler plusieurs dossiers en même temps.• Compétences en communication : Communiquer clairement et efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec les clients et les notaires.• Discrétion et confidentialité : Respecter la confidentialité des informations traitées et faire preuve de discrétion en tout temps.Qualifications requises:• Attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat juridique : Une formation plus courte et ciblée spécifiquement sur les tâches administratives et juridiques dans un cabinet d'avocats ou de notaire.• AEC en bureautique avec spécialisation juridique : Une attestation qui met l'accent sur les outils de bureautique (Word, Excel) et leur application dans un contexte juridique• Secrétaire juridique (DEP) Une secrétaire juridique titulaire d’un DEP a suivi une formation professionnelle de courte durée, spécifiquement axée sur les tâches administratives dans le domaine juridique. Elle s’occupe principalement de la mise en forme de documents légaux courants, de la gestion des agendas des avocats, du classement des dossiers et de l’accueil des clients. En somme, c’est une formation pratique qui lui permet de maîtriser les bases du secrétariat dans un environnement juridique.• Formation continue ou cours spécifiques en logiciels juridiques : • Stages ou expériences pratiques : Bien que ce ne soit pas une formation en soi, mentionner qu’un stage dans un milieu juridique peut être un atout pour compléter la formation théorique.• Maîtrise de logiciels : Suite Office Microsoft et Pro Notaire est un atout.