Coordonnateur(trice) Administratif(ve)

Qui nous sommes

GesMetro Inc. est une entreprise dynamique spécialisée dans l'investissement et la gestion immobilière, basée à Montréal. Nous gérons un portefeuille diversifié de propriétés et offrons des services exceptionnels et personnalisés à des clients résidentiels tiers.

Notre engagement envers l'excellence est au cœur de nos activités. Nous nous concentrons sur l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et financière de chaque immeuble sous notre gestion, ce qui se traduit par un meilleur rendement pour nos clients et une meilleure expérience pour les locataires. Nous recherchons aujourd'hui une personne rigoureuse et très organisée pour soutenir la croissance de l'entreprise à travers un rôle administratif et opérationnel clé.

Résumé du poste

Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) & Opérations très structuré(e), autonome et expérimenté(e) pour gérer le cœur administratif et opérationnel de nos activités de gestion immobilière résidentielle. Ce poste exige une forte capacité d'exécution, un excellent sens des priorités et le souci du détail.

Responsabilités principals :

Soutien à la gestion immobilière

· Collecter les loyers est effectuer les depots

· Faire les suivis de loyers en retard et tenir à jour le registre de mauvais comptes

· Traiter les demandes de service : recevoir, prioriser et déléguer les interventions (maintenance, réparations, etc.)

· Maintenir à jour le logiciel de gestion pour les clients (baux, loyers, recevables, renouvellements, etc.)

· Planifier les exterminations (suivis de traitements et inspections si requis)

· Être le premier point de contact pour les locataires (demandes, plaintes, suivis)

· Assister le gestionnaire d'immeuble dans la préparation des renouvellements de bail

· Maintenir à jour la liste des logements à louer pour l'agent(e) de location et entrer les nouveaux baux dans la base de données dès qu'ils sont signés

· Déplacements occasionnels (remise de clés, ouverte de portes, achats au besoin)

Comptabilité de base:

· Générer les rapports mensuels : revenus, dépenses, recevables, loyers, rent rolls et résumés de performance

· Coordonner les comptes payables (préparer, organiser et payer les factures approuvées pour l'entreprise et les immeubles)

· Coordonner les comptes recevables : suivi paiement des clients, relances en cas de retard, tenue de registres

· Préparer et envoyer les factures aux clients selon les gabarits internes (allocation des dépenses au bon immeuble/client)

· Effectuer les dépôts bancaires physiques et électroniques dans les comptes appropriés

· Compiler et transmettre toutes les pièces comptables à la comtabilité (factures, relevés bancaires/cartes de crédit, paie, etc.)

Administration:

· Maintenir un calendrier de travail et d'échéances à jour (priorités, suivis, dépôts, renouvellements, etc.)

· Assurer la gestion de bureau (inventaire de fournitures, achats, logistique, courses, etc.)

Exigences

· 3+ années d'expérience pertinente en administration immobilière, opérations, ou tenue de livre de base

· Très grande rigueur, autonomie et organisation

· Solide capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément

· Excellentes compétences en service à la clientèle et capacité à communiquer avec professionnalisme et empathie

· Aisance avec les outils numériques et la gestion documentaire (Google Drive/Docs, plateformes de gestion immobilière, Excel, etc.)

· Excellent français et anglaise, écrit et oral

· Connaissance des lois locatives et réalités du marché montréalais (atout important)

Rémunération

Salaire annuel : C$50,000-65,000, selon l'expérience et le profil.

Pourquoi nous rejoindre

· Poste central avec impact direct sur les résultats de l'entreprise

· Environnement dynamique et en croissance

· Autonomie, confiance et responsabilités réelles

· Équipe motivée et orientée vers l'excellence

· Possibilité de travailler a distance 1 jour par semaine

Comment postuler

Envoyez votre CV et une courte lettre de motivation

Merci d'inclure :

• Vos expériences pertinentes en administration / opérations immobilières
• Un exemple concret de responsabilités que vous avez déjà gérées seul(e)
• Votre disponibilité

Who we are

GesMetro Inc. is a dynamic real estate investment and management firm based in Montréal. We manage a diverse portfolio of properties and offer exceptional, tailored services to third-party residential clients.

Our commitment to excellence is at the heart of everything we do. We focus on improving the operational and financial efficiency of every property under our care, translating into higher returns for our clients and better living experiences for tenants. We are now looking for a highly organized, experienced administrative/operations professional to anchor our internal processes as we continue to grow.

Position Summary

We are seeking a structured, autonomous, detail-driven Administrative & Operations Coordinator to manage the core administrative and day-to-day operational functions of our residential property management business. This role requires strong execution, excellent prioritization, and high attention to detail.

Key Responsibilities:

Property Management Support

· Collect rents and make deposits

· Follow up on late rent/bad debt and maintain tracking logs

· Process service requests and delegate maintenance/repair work

· Maintain property management software (leases, rents, renewals, receivables, etc.)

· Schedule exterminations and track treatment timelines/follow-ups

· Act as first point of contact for tenant enquiries/complaints

· Assist the property manager with lease renewals

· Keep the list of apartments for rent up to date for the leasing agent and upload signed leases/new tenants promptly in the system

Basic Bookkeeping

· Prepare monthly reporting packages: income, expenses, receivables, rent rolls, and performance summaries

· Coordinate accounts payable (organize and pay approved bills for company and buildings)

· Coordinate accounts receivable: rent/client follow-ups, late-payment tracking, and logs

· Prepare and send client invoices using internal templates and allocations

· Execute physical and electronic bank deposits into proper accounts

· Compile and send complete accounting packages to the accountant (bills, bank/CC statements, payroll reports, etc.)

Administration

· Maintain a detailed calendar of tasks, deadlines, deposits, renewals, and operational priorities

· Oversee basic office operations (supplies, purchasing, logistics, runs, etc.)

Requirements

· 3+ years of relevant experience in property admin, residential operations, or basic bookkeeping

· Extremely organized, reliable, and able to work independently

· Strong multitasking across multiple buildings/clients

· Excellent customer service skills and ability to communicate with professionalism and empathy

· Comfortable with digital systems and documentation (Google Drive/Docs, PM software, Excel, etc.)

· Fluent French and English

· Knowledge of Québec rental environment/regulations is a strong asset

Compensation

Annual salary: C$50,000 – C$65,000, depending on experience and fit.

Why Join Us

· Core role with direct impact on results

· Fast-moving and growing company

· Real autonomy and ownership of processes

· Supportive, high-standards team

· Possibility to work remote one day per week

· Onsite parking

How to Apply

Send your resume and a short cover letter including:

• Relevant property admin / operations experience
• A concrete example of responsibilities you've managed end-to-end
• Availability

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 50 000,00$ à 65 000,00$ par an

Avantages :

• Congés payés
• Stationnement sur place
• Travail à domicile

Lieu du poste : En présentiel