Administrative Assistant

Le français suivra

The Canadian Air Transport Security Authority (CATSA) has 1 (one) exciting fixed-term opportunity up to March 31, 2028 within the Operations branch at the Calgary International Airport (YYC).

This position represents an opportunity for career-driven individuals seeking a position within an organization that inspires growth and promotes excellence to make a difference and contribute to CATSA's unique culture as it strives to excel in air transport security.

Why is CATSA a great fit for you?

CATSA is a world leader in aviation security, mandated to protect the public by delivering security screening operations at 89 designated airports across Canada. As a Crown corporation, CATSA is accountable to Parliament through the Minister of Transport.

We champion innovation and creativity and offer a welcoming and inclusive workplace where employees can be their true selves and take pride in being part of a mission that matters.

If you are a motivated professional seeking a position within a multifunctional and collaborative environment and you are looking for the next great adventure, CATSA is the place for you

Summary of responsibilities:

The
Administrative Assistant
is responsible for offering general administrative support, and to contribute to the overall efficiency and effectiveness of their Branch or Directorate. The
Administrative Assistant
performs all other duties and responsibilities related to the position as required.

What you need to succeed

To qualify for the position, you must have:

• Successful completion of a high school or college diploma with relevant experience in the field of Office administration.
• A minimum of one (1) to two (2) years of experience in providing administrative services.
• A minimum of up to two (2) years of experience in organizing and preparing a variety of documents, reports, and presentations.
• Experience processing invoices.
• Experience maintaining budget or other spreadsheets.
• Experience tracking and maintaining data on various activities, projects, and initiatives.
• Knowledge of methods, techniques and practices related to general administration and secretariat support planning and coordination.
• Advanced knowledge and experience with Microsoft Office software, specifically Outlook, Excel, Teams, and Word.

This position is best suited to individuals with the following skills and abilities:

• Ability to multi-task and manage priorities efficiently; ensure files are up to date.
• Ability to anticipate others' needs and proactively act upon this knowledge.
• Ability to communicate (oral and written) in a clear and concise manner.
• Integrity, discretion, and diplomacy.
• Strong attention to detail.
• Strong client service orientation.
• Independent, adaptable, and willing to work in teams.

Valuable skills include:

• Experience in coordinating travel or event arrangements and preparing and processing claims and invoices.
• Experience in implementing, monitoring, and identifying areas for improvement with respect to administrative processes, filing, tracking and bring forward systems.
• Experience in taking meeting minutes and maintaining action item trackers.
• Knowledge of CATSA's mandate and priorities, as well as an awareness of relevant legislations impacting CATSA.

Specific work requirements:

• Language Profile: English Essential;
• Ability to obtain and maintain a Secret security clearance; and
• Be a Canadian citizen or permanent resident.

How to apply:

If you feel you are the ideal candidate for this position, please click on the following link to submit your application
before October 29, 2025 by 11:59pm EST.

Additional information:

• Please note that candidates that meet all the position requirements, including the language profile, will be given first consideration however, we invite all interested candidates to submit their applications;
• While we appreciate all the candidates' interest, only those being considered in the process will be contacted;
• CATSA will use this opportunity to establish a candidate pool that may be used to staff permanent or fixed-term positions with similar responsibilities and qualifications;

L'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA) a 1 (une) occasion excitante d'emploi pour une durée déterminée jusqu'au 31 mars 2028 au sein de la direction générale des Opérations à l'aéroport international de Calgary (YYC).

Ce poste constitue une occasion d'emploi pour les personnes motivées par leur carrière qui sont à la recherche d'un poste au sein d'une organisation qui favorise l'avancement et promeut l'excellence tout en donnant l'occasion de changer les choses et de contribuer à la culture unique de l'ACSTA dans sa quête d'excellence dans le domaine de la sûreté du transport aérien.

Pourquoi un emploi à l'ACSTA vous conviendrait-il?

L'ACSTA est un chef de file mondial en matière de sûreté aérienne, chargé de protéger le public en effectuant des contrôles de sûreté dans 89 aéroports désignés à travers le Canada. En tant que société d'État, elle des comptes au Parlement par l'intermédiaire du ministre des Transports.

Nous favorisons l'innovation et la créativité et offrons un milieu de travail accueillant et inclusif où les employés peuvent être eux-mêmes et fiers de faire partie d'une mission qui compte.

Si vous êtes un professionnel motivé à la recherche d'un poste au sein d'un milieu multifonctionnel et collaboratif et que vous êtes en quête de votre prochaine grande aventure, l'ACSTA est le milieu de travail idéal pour vous

Résumé des responsabilités :

L'
adjoint administratif
est chargé d'apporter un soutien administratif général et de contribuer à l'efficience et à l'efficacité globales de sa direction générale ou de sa direction. L'
adjoint administratif
s'acquitte de toutes les autres tâches et responsabilités liées au poste, au besoin.

Ce qu'il faut pour réussir

Pour pouvoir prétendre à ce poste, vous devez avoir :

• Diplôme d'études secondaires ou collégiales et expérience pertinente en administration de bureau;
• Au moins une à deux années d'expérience de la prestation de services administratifs;
• Au moins deux années d'expérience de l'organisation et de la préparation de divers documents, rapports et présentations;
• Expérience du traitement de factures;
• Expérience de la tenue à jour de tableaux budgétaires et autres feuilles de calcul;
• Expérience du suivi et de la tenue à jour de données sur divers projets, ainsi que diverses activités et initiatives;
• Connaissance des méthodes, des techniques et des pratiques liées à l'administration générale, à la planification et à la coordination du soutien au secrétariat;
• Connaissances et expérience avancées de l'utilisation de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Teams et Word.

Ce poste convient aux personnes qui possèdent les compétences et aptitudes que voici :

• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à gérer efficacement les priorités; veiller à ce que les dossiers soient à jour;
• Capacité d'anticiper les besoins des autres et d'intervenir de façon proactive à cet égard;
• Capacité à communiquer de façon claire et concise, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Intégrité, discrétion et diplomatie;
• Grand souci du détail;
• Sens aigu du service à la clientèle;
• Autonomie, capacité d'adaptation et disposition à travailler en équipe.

Les compétences précieuses comprennent :

• Expérience de la coordination des préparatifs de déplacement ou d'événements, de la préparation et du traitement de factures et de demandes de remboursement de frais;
• Expérience de la mise en œuvre, la surveillance et l'optimisation de processus administratifs et de systèmes de classement, de suivi et de rappel;
• Expérience de la rédaction de procès-verbaux de réunions et de la tenue d'outils de suivi des mesures à prendre;
• Connaissance des priorités et du mandat de l'ACSTA, ainsi que de la législation ayant une incidence sur ses activités.

Exigences précises liées au poste :

• Profil linguistique : Anglais essentiel;
• Être admissible à l'obtention d'une habilitation de sécurité secrète et être en mesure de la conserver;
• Avoir la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Comment présenter sa candidature :

Si vous croyez être le candidat idéal pour ce poste, veuillez cliquer sur le lien suivant pour présenter votre candidature
avant 23 h 59 HNE le 29 octobre 2025.

Renseignements supplémentaires :

• Veuillez noter que nous invitons tous les candidats intéressés à présenter leur candidature, mais nous accorderons la priorité aux candidats qui répondent à toutes les exigences du poste, y compris le profil linguistique.
• Nous apprécions l'intérêt de tous les candidats, mais nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.
• L'ACSTA profitera de l'occasion pour établir un bassin de candidats qui pourrait être utilisé pour pourvoir d'autres postes permanents ou de durée déterminée qui comportent des responsabilités et des compétences semblables.