reception lead

UNE ANNONCE EN FRANÇAIS SUIVRA L'ANNONCE EN ANGLAIS

Reception Lead – Job Description

Location:
Gatineau, QC

Reports to:
Manager

Department:
Reception / Patient Services

Employment Type:
Full-time

Position Summary

The Reception Lead ensures smooth front-desk operations and patient services, supervising requisitions, scheduling, triage support, and communication with patients, technologists, radiologists, and referring clinics. Requires organization, leadership, adaptability, and knowledge of imaging clinic operations.

About Ottawa Gatineau Imaging:
Provider of MRI, ultrasound, and pain management injections with fast, VIP-level service and cutting-edge technology.

Key Responsibilities

1. Reception Operations & Patient Experience

• Welcome, register, and check out patients.
• Manage patient flow, delays, and escalations professionally.
• Maintain reception area.
• Report unusual situations to management.

2. Requisitions & Referrals

• Supervise processing of requisitions (fax, email, online, in-person).
• Ensure accuracy, completeness, and urgent follow-up.
• Communicate with patients and referring clinics as needed.

3. Scheduling & Coordination

• Efficiently schedule exams (MRI, ultrasound, fluoroscopy, etc.).
• Optimize daily schedules and collaborate with clinical team.

4. Leadership & Team Supervision

• Supervise and support reception staff while ensuring equal division of tasks.
• Serve as reference for triage and administrative processes.
• Participate in operational meetings and continuous improvement.

5. Internal Communication

• Liaise between reception, technologists, radiologists, managers, and clinics.
• Communicate schedule updates and unexpected situations.

6. Quality, Compliance & Process Improvement

• Ensure privacy compliance (PHIPA).
• Identify inefficiencies and suggest improvements.
• Track KPIs: processing times, booking accuracy, wait times, utilization.

7. Administrative Support

• Prepare reports, supervise communications, support general administrative tasks.
• Ensure prompt patient reception and communication with management during high volumes.

Skills & Qualifications

Experience:
2–3 years in a medical office or imaging clinic; supervisory experience and PACS/RIS/EMR knowledge are assets.

Skills:
Bilingualism is obligatory for this position (French/English)
, organization, multitasking, problem-solving, communication, leadership, attention to detail, digital literacy.

Attributes:
Patient-centered, responsible, emotionally intelligent, adaptable, proactive, professional, discreet.

Working Conditions

• On-site clinical work, constant patient interaction, computer use, occasional high-volume support.

Performance Indicators

• Appointment accuracy, scheduling error reduction, positive patient feedback, requisition processing speed, team cohesion, contribution to new service success.

Compensation & Benefits

• Competitive salary, performance-based increases, comprehensive benefits, preferential clinic services, professional collaborative environment.

Responsable de la Réception – Description de Poste

Lieu :
Gatineau, QC

Relevant de :
Gestionnaire

Département :
Accueil / Services aux patients

Type d'emploi :
Temps plein

Résumé du poste

Le/la Responsable de la Réception assure le bon fonctionnement des opérations d'accueil et des services aux patients dans notre clinique d'imagerie diagnostique. Il/elle supervise la réception, gère les requêtes médicales, planifie les rendez-vous, soutient le triage et la protocolisation, et maintient la communication entre patients, technologues, radiologues et cliniques référentes.

Exigences :
organisation, leadership, adaptabilité et compréhension des réalités d'une clinique d'imagerie, incluant urgences, ajouts de dernière minute et examens spécifiques.

À propos d'Imagerie Gatineau Ottawa :
Fournisseur d'imagerie médicale pour Ottawa-Gatineau, offrant IRM, échographie et injections pour la gestion de la douleur. Service rapide, VIP et technologie de pointe.

Responsabilités principales

1. Opérations de la réception & expérience patient

• Accueillir, enregistrer et orienter les patients.
• Gérer flux, retards et escalades avec professionnalisme.
• Maintenir l'espace propre et fonctionnel.
• Informer rapidement la gestion des situations inhabituelles.

2. Gestion des requêtes et références

• Superviser le traitement des requêtes (fax, email, formulaires, en personne).
• Vérifier exactitude et complétude, relancer les patients ou cliniques si nécessaire.
• Assurer suivi rapide des urgences et priorités.

3. Planification & coordination

• Organiser efficacement les examens (IRM, échographie, fluoroscopie, etc.).
• Optimiser les horaires et collaborer avec l'équipe clinique.

4. Leadership & encadrement

• Superviser et soutenir l'équipe de réception en assurant la répartition égale des tâches.
• Servir de référence pour questions sur les processus ou requêtes.
• Participer aux réunions et initiatives d'amélioration continue.

5. Communication interne

• Liaison entre réception, technologues, radiologues, gestion et cliniques externes.
• Communiquer changements d'horaire, protocoles ou situations imprévues.

6. Qualité, conformité & amélioration

• Assurer conformité aux normes (PHIPA, réglementations).
• Identifier inefficacités et proposer améliorations.
• Suivre les IPC: délais, exactitude, satisfaction patient, utilisation des plages horaires.

7. Soutien administratif

• Rapports, supervision des communications, tâches administratives générales.
• Réception constante des patients et suivi des appels ou courriels complexes.

Compétences & qualifications

Formation & expérience :

• 2–3 ans en bureau médical ou clinique d'imagerie.
• Expérience en supervision (atout).
• Connaissance PACS, RIS, EMR (atout).

Compétences :

• Bilingue français/anglais (obligatoire).
• Organisation, multitâche et résolution rapide de problèmes.
• Communication claire, empathique et leadership positif.
• Attention aux détails pour planification et vérification de requêtes.

Qualités recherchées :

• Orientation patient, sens des responsabilités, intelligence émotionnelle, adaptabilité, esprit d'équipe, professionnalisme et confidentialité.

Conditions de travail

• Travail sur site, interactions constantes avec patients et équipes.
• Longues périodes à l'ordinateur.
• Support ponctuel lors de journées à fort volume.

Indicateurs de performance

• Exactitude des rendez-vous, réduction des erreurs, retours patients positifs, rapidité de traitement des requêtes, cohésion et performance de l'équipe, succès des nouveaux services.

Rémunération et avantages sociaux

• Salaire compétitif selon expérience.
• Augmentations basées sur performance.
• Assurance collective après période de probation.
• Accès aux services de la clinique à tarif préférentiel.
• Environnement professionnel et collaboratif.