Coordonnateur des opérations

Sommaire des responsabilités (1)

Relevant du propriétaire, le titulaire est responsable de diverses opérations internes de l'entreprise, en plus de gérer et de suivre certains projets administratifs. Il sera également appelé à superviser et à soutenir le Représentant au service à la clientèle.

Pourquoi rejoindre Services d'inspection de maison Mose

Chez Services d'inspection de maison Mose, chaque demande client devient une inspection réalisée avec harmonie. Comme coordonnateur central, vous orchestrez les horaires, assurez des confirmations claires, gérez les changements de dernière minute avec calme et améliorez les opérations au quotidien — tout en contribuant à d'autres volets de l'entreprise, tels que le marketing (messages, publications, suivis) et les technologies utilisées (Google Workspace/Calendar, LOCUS/CRM, Enzo/Horizon, Square). Ici, vous aidez nos inspecteurs à se concentrer sur l'essentiel et maintenez toute l'équipe en mouvement.

Responsabilités spécifiques

1. Gérer les opérations

• Vérifier l'ensemble des opérations administratives de l'entreprise.
• Coordonner les tâches et l'horaire des Représentants au service à la clientèle.
• Agir comme personne-ressource principale auprès du propriétaire pour les volets RH, opérations et technique.
• Respecter les processus internes et les outils utilisés. Assurer la rigueur dans l'exécution des procédures.
• Gérer l'entrée de données dans divers systèmes et effectuer le contrôle de qualité.
• Gérer les contrats, les factures et les bons de travail.
• Assurer le lien avec la tenue de livres pour le suivi des factures impayées et des dépôts (chèque et comptant).

2. Participer au service à la clientèle

• Répondre aux appels et courriels entrants des clients lorsque le Représentant au service à la clientèle est surchargé.
• Effectuer des suivis sur certains dossiers clients.
• Répondre aux situations nécessitant une intervention urgente.

3. Soutenir les inspecteurs

• Former les nouveaux inspecteurs sur les procédures internes.
• Réviser et corriger les rapports des inspecteurs juniors (anglais et français).
• Répondre aux enjeux rencontrés par les inspecteurs et les résoudre (adresse erronée, problèmes de mot de passe, etc.).
• Gérer un client commercial (suivis, rapports, communications, etc.).

4. Participer et gérer d'autres projets

• Contribuer à l'approbation de contenus pour les médias sociaux.
• Coordonner les efforts marketing avec le propriétaire.
• Participer au déploiement de nouveaux outils de travail.

Le candidat retenu recevra trois (3) mois de formation sur les différentes opérations, procédures et systèmes de l'entreprise. Il recevra également une formation complète en service à la clientèle.

Exigences

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration ou expérience équivalente.
• Minimum de 3 ans d'expérience en service à la clientèle.
• Expérience en gestion administrative.
• Maîtrise de MS Office (Excel) et de Google Workspace.
• Excellentes habiletés de communication orale et écrite en français et en anglais.

Compétences recherchées

• Capacité à gérer les priorités.
• Autonomie et professionnalisme.
• Motivation pour le travail à distance.
• Aisance relationnelle (orientation client et collaboration avec les inspecteurs).
• Capacité à gérer des situations problématiques (gestion de conflits).
• Souci du détail.
• Développement et gestion du personnel (expérience en supervision).

Pour postuler

Veuillez faire parvenir votre CV et un court message décrivant votre expérience en planification d'horaires et en service à la clientèle à : Natalie Parent —

Au plaisir de vous lire

Note 1 : L'emploi du masculin a pour seul but d'alléger le texte.

Summary of Responsibilities (2)

As the Operations Coordinator reporting to the owner, the incumbent is responsible for various internal operationsof the company, in addition to managing and tracking certain administrative projects. He will be called upon tomonitor and support the Customer Service Representatives.

Why Join Mose Home Inspection Services

At Mose Home Inspection Services, every client request becomes a completed inspection in harmony. As thecentral coordinator, you orchestrate schedules, ensure clear confirmations, handle last-minute changes calmly, and improve operations day-to-day—while also contributing to other parts of the business, such as marketing (messages, posts, follow-ups) and the technologies we use (Google Workspace, CRM,Enzo/Horizon, Square). Here, you help our inspectors focus on what matters and keep the whole team moving forward.

Specific Responsibilities

1. Manage operations

• Verify all administrative operations of the company.
• Coordinate tasks and schedule for the Customer Service Representatives.
• Serve as the key contact with the owner for HR, operations, and technical matters.
• Respect internal processes and tools used. Ensure rigor in the execution of procedures.
• Manage data entry across various systems and carry out quality control.
• Manage contracts, invoices and work orders.
• Liaise with bookkeeper regarding unpaid invoices and deposits (check and cash).

2. Participate in customer service

• Answer incoming calls and emails from clients when the Customer Service Representative is overloaded.
• Follow-up on certain client files.
• Respond to situations requiring urgent attention.

3. Support the inspectors

• Train new inspectors on internal procedures (onboarding).
• Review and correct junior inspectors' reports (English and French).
• Respond to and resolve situations inspectors may encounter (incorrect address, password issues, etc.).
• Manage a commercial client (bookings, follow ups, reports, communications, etc.)

4. Participate in and manage other projects

• Contribute to social media content approval.
• Coordinate marketing efforts with the owner.
• Participate in the rollout of new work tools.

The selected candidate will receive three (3) months of training on the company's various operations, procedures, and systems. He will also receive comprehensive training on customer service.

Requirements

• College diploma in administration or any equivalent experience.
• Minimum of 3 years' experience in customer service.
• Experience in administrative management.
• Proficiency with MS Office (Excel) and Google Workspace.
• Excellent oral and written communication skills in French and English.

Desired Competencies

• Ability to manage priorities,
• Autonomous and professional,
• Motivated to work remotely,
• Interpersonal skills (customer focus and relationship with the inspector),
• Ability to manage problematic situations (conflict management),
• Detail oriented,
• Staff development and management (experience managing personnel),

To Apply

Please email your resume and a brief note about your scheduling/client-service experience to: Natalie Parent —

We look forward to hearing from you

Note 2: The masculine form is used solely to simplify the text.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $27.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

• Casual dress
• Work from home

Work Location: Hybrid remote in Sainte-Anne-de-Bellevue, QC H9X 1L2