Agente ou agent aux activités B.A.A.

Les principaux champs d'activité du Registrariat sont : l'admission, l'inscription, l'organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programmes effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de la personne étudiante (admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes).

L'agent ou l'agente aux activités (soutien administratif) fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités du programme.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Répond aux demandes d'information provenant de la communauté étudiante et enseignante notamment en ce qui a trait aux programmes et aux règlements régissant l'activité étudiante. Dirige les demandes vers les personnes appropriées, au besoin.

Prend en charge les étapes du processus des cas d'absences motivées aux examens, de l'approbation à la planification de l'examen différé, s'il y a lieu. Effectue le suivi auprès des personnes concernées. Soumet à son supérieur les cas litigieux.

Traite les demandes d'examens spéciaux (prolongation de la durée de l'examen, examen à distance, etc.), et informe l'étudiante ou l'étudiant des modalités particulières appliquées dans son cas. Assure le suivi auprès des personnes appropriées.

Saisit, modifie et tient à jour les données des personnes candidates potentielles et des dossiers étudiants dans les systèmes de gestion informatisés, conformément aux résultats ou décisions découlant de l'étude des dossiers : verdict d'admission, cours préalable, inscription, résultats, sanctions, etc.

Prépare les communications appropriées à la communauté étudiante selon le calendrier opérationnel et en contrôle la qualité. Tient à jour les listes de diffusion. Traite les demandes d'autorisation d'études hors établissement.

Compile et organise les données et les décisions relatives aux activités de son secteur.

o Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs, des tableaux, des formulaires ou des graphiques, selon les besoins.

Prépare les dossiers pour analyse et les transmet aux membres de son équipe. Effectue la cueillette, la synthèse et l'agencement de renseignements nécessaires à l'étude.

Organise les processus entourant les différentes activités de son programme.

Participe aux séances d'accueil et d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.

o Prépare la documentation matérielle et participe à l'organisation logistique des activités.

o Renseigne les personnes candidates sur les caractéristiques des programmes d'études de son secteur et en assure la promotion.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l'efficacité de son secteur de travail.

Diplôme d'études professionnelles et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Maîtrise des logiciels de bureautique (niveau avancé), notamment les fonctions de la suite Microsoft Office

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.

Esprit méthodique, rigueur et souci du détail

Capacité d'analyse, de concentration et de synthèse

Sens de l'organisation et de la planification, initiative et autonomie

Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément, et à l'intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress

Facilité d'apprentissage et capacité d'adaptation aux changements

Aisance pour l'utilisation simultanée de divers outils technologiques

Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier

Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire

Connaissance de l'utilisation d'un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP, Salesforce)

Connaissance des plateformes de collaboration, de gestion de contenus ou d'analyse statistiques (Qualtrics, Sharepoint, Power BI) ainsi que des outils liés à l'intelligence artificielle

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d'assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l'apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s'engage à garantir l'égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes à l'ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L'annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l'affichage interne à l'École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.