Chargé de projet

Applied Électronique est un leader national dans les solutions et services d'intégration de médias numériques. Notre objectif principal est d'offrir à nos clients le plus haut degré de satisfaction dans tous les aspects de notre entreprise. Le Chargé de projet est responsable de superviser et de maintenir les tâches détaillées ci-dessous, et agit conformément aux valeurs fondamentales d'Applied Électronique tout en soutenant son plan stratégique.

Le titulaire du poste atteint ses objectifs en supervisant et en utilisant efficacement les méthodologies en gestion de projet pour garantir que les processus, le flux de travail et les tâches quotidiennes sur site sont complétés et documentés en collaboration avec les équipes de gestion et techniques de la région. Le chargé de projet gère les situations d'escalade auprès des clients internes et externes lorsque cela est nécessaire, et veille à répondre aux attentes des clients tout en respectant les standards de l'entreprise.

Responsabilités et tâches (incluant, mais pas limitées à) :

1. Responsable de la gestion globale de projet, de la coordination, de la mise en œuvre, de l'exécution, du contrôle et de l'achèvement de tous les projets assignés en assurant la cohérence avec la stratégie, les engagements et les objectifs de l'entreprise.

2. En collaboration avec le gestionnaire technique régional, attribuer des ressources techniques spécifiques, y compris des sous-traitants, aux livrables du projet et assurer une utilisation efficace de ces ressources.

3. Effectuer ou déléguer les tâches/activités du projet, ainsi que désigner un superviseur ou un chef de site.

4. Déterminer les ressources nécessaires pour le projet.
5. Élaborer des plannings appropriés avec les responsables des ressources pour optimiser leur utilisation.
6. Créer un plan de communication et de responsabilités.
7. Allouer (équipe projet assignée) les ressources techniques, y compris les sous-traitants, aux livrables du projet.
8. Développer et maintenir un calendrier de mise en œuvre du projet et le produire dans les formats requis, tels que des diagrammes de GANTT et/ou des plannings Excel.
9. Créer et mettre à jour un plan de projet.

10. Suivre et rendre compte de l'avancement du projet et des coûts, y compris l'élaboration de listes de points à traiter (« punch lists »).

11. En tant que représentant principal d'Applied Électronique sur site, s'assurer que les processus de projet et d'installation sont documentés et suivis, tout en offrant une expérience client positive.

12. La coordination de projet sera requise et inclura l'interfaçage avec les architectes, les entrepreneurs généraux, les entrepreneurs électriciens et les clients tout au long de la phase des projets assignés.

13. Maintenir le contrôle du projet en mesurant la performance et en déterminant s'il existe des écarts par rapport au plan,
14. Gérer de manière proactive les défis du projet et suivre les voies d'escalade connues,
15. Fournir des communications fréquentes et opportunes au client,
16. Coordonner les interactions entre le projet et les principales parties prenantes,
17. Sélectionner les processus appropriés pour le projet,
18. Identifier et analyser les contraintes et les hypothèses pour clarification.
19. Diriger et orienter les efforts de planification de la livraison du projet.
20. Identifier les dépendances entre les activités.
21. Coordonner la logistique des équipements et des matériaux avec le personnel logistique d'Applied Électronique, les équipes d'installation et les expéditions d'Applied Électronique ou des fournisseurs.
22. Être responsable de l'obtention des licences et permis nécessaires qui pourraient être requis pour que l'équipe exécute les projets.
23. Maintenir un haut niveau d'efficacité et de professionnalisme sur le site de travail.

24. Résoudre les différends entre les membres de l'équipe et la direction et aider à traiter les problèmes entre membres de l'équipe afin d'éviter les comportements inacceptables.

25. Supervision, suivi financière et de la qualité des projets assignés.

26. Réaliser une revue technique des projets assignés, incluant des réunions avec les équipes de vente et de conception, afin d'examiner le périmètre du projet, la nomenclature des matériaux (BOM), le cahier des charges (SOW), les schémas fonctionnels CAD et de flux, les listes d'équipements et les estimations de main-d'œuvre durant le processus de développement de la proposition et/ou avant le lancement du projet pour garantir l'exactitude.

27. Responsable du développement et du maintien d'un calendrier ainsi que des réserves de coûts financiers pour les projets assignés. Gère l'équipe projet
28. afin de réaliser les activités et tâches dans les objectifs spécifiés (financiers, temporels, qualité) selon les demandes.
29. Surveille les dépenses opérationnelles, les budgets d'investissement, les échéanciers et les ressources pour les projets assignés.
30. Remonte aux collaborateurs concernés d'Applied Electronics tout ajustement nécessaire concernant la main-d'œuvre, les finances ou la planification.
31. Effectue la clôture du projet à la fin de chaque phase et pour l'ensemble du projet, dans le respect du budget et du calendrier estimé.
32. Gère la clôture réussie du projet, incluant : les tests du système, le suivi des déficiences, la mise en service, la formation du client, la remise de la documentation de clôture et l'obtention de la validation du client.
33. La clôture du projet s'effectue lorsque le client confirme qu'aucune déficience n'est en suspens, attestant ainsi d'un degré élevé de satisfaction de la clientèle.
34. Prépare les prévisions et les rapports nécessaires à l'exécution et à la communication du projet.
35. Autorise et attribue les travaux, matériaux et outils mentionnés ci-dessus.

36. Crée, maintient et contrôle la réalisation de toute liste de déficiences du projet.

37. Soutenir et promouvoir toutes les politiques et procédures de santé et sécurité.

38. Le titulaire du poste doit prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer sa santé et sa sécurité ainsi que celles du personnel et des sous- traitants sous sa responsabilité, tout en veillant à la protection du public. Le chargé de projet doit s'assurer que les conditions sur site respectent les normes de sécurité de l'entreprise et de l'industrie pour les travaux à réaliser. Le chargé de projet doit veiller à ce que les employés sous sa responsabilité respectent toutes les instructions, directives, politiques et procédures en matière de santé et sécurité.

39. Participer à des projets spéciaux et effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Exigences / Qualifications:

Formation académique:

• Certification reconnue en gestion de projet
• Études postsecondaires en technologie électronique ou equivalent
• Formation en leadership (souhaitable)

Expérience professionnelle:

• Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle de gestion de projet
• Expérience en gestion de projet audiovisuel est un atout

Compétences spécifiques:

• Excellentes compétences en communication, verbale et écrite. Le bilinguisme (français/anglais) est un atout
• Autorisation de sécurité CISD niveau Secret II ou plus est souhaitable; capacité à être admissible requise
• Esprit d'équipe avec de fortes compétences interpersonnelles et un haut niveau de professionnalisme
• Maîtrise de Microsoft Excel, Word, Project et Outlook requise
• Connaissance des logiciels tels que Visio, Autocad, VectorWorks
• Connaissance démontrée de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, Project)
• Expérience avancée avec les composants de systèmes de diffusion (broadcast) et audiovisuels
• Préférence accordée aux titulaires de la désignation PMP (Project Management Professional)
• Permis de conduire valide requis
• Capacité à voyager au niveau national et international sans restriction
• Expérience en direction d'équipes techniques et de sous-traitants
• Expérience dans la définition d'objectifs quotidiens/hebdomadaires/mensuels et leur communication aux équipes d'installation
• Expérience dans l'organisation des flux de travail de projet en assignant des responsabilités aux techniciens
• Expérience dans la coordination efficace de plusieurs projets et l'exécution de multiples tâches simultanément dans un environnement dynamique

Exigences physiques:

• Principalement : sur site de construction, effectuer des audits, assister à la mise en œuvre, assigner de nouvelles tâches, tenir des réunions
• Parfois : environnement de bureau avec position assise prolongée, saisie et utilisation du téléphone
• Dextérité manuelle requise pour utiliser un ordinateur et éventuellement des outils manuels
• Soulever ou déplacer des boîtes jusqu'à 50 lb peut être requis
• Utilisation d'échelles et de plateformes élévatrices (travail en hauteur) peut être requise
• Pour favoriser un environnement d'équipe collaboratif, le rôle de Chargé de projet est principalement basé au bureau avec du télétravail occasionnel selon les cas

Exigences cognitive:

• Capacité à prioriser et gérer plusieurs tâches/projets
• Capacité à travailler de manière autonome sans supervision, être autodirigé et faire preuve d'initiative
• Capacité à suivre les directives sans suivi
• Capacité à collaborer avec d'autres sans autorité hiérarchique directe
• Gestion du temps
• Multitâche
• Lecture / écriture
• Mémoire
• Communication

English Version:

Applied Electronics Limited is a national industry leader in Digital Media Integration Solutions and Service. Our primary goal is to provide our customers with the highest degree of customer satisfaction in all aspects of our business.

The Project Manager is responsible for overseeing and maintaining the duties detailed below, and operates in a manner consistent with Applied Electronics' core values while supporting its strategic plan.

The incumbent is successful through overseeing and effective utilization of project management methodologies to ensure the processes, workflow and day-to-day on-site project work tasks are completed and documented alongside the technical team. The Project Manager responds to internal and external customer escalations as required, and is committed to meeting customer expectations and company standards.

Job Duties:

1. Responsible for the overall Project Management, coordination, implementation, execution, control and completion of all assigned projects ensuring consistency with company strategy, commitments and goals.

2. In conjunction with the Technical Supervisor, assign specific technical resources including subcontractors to project deliverables, and ensure efficient utilization of these resources

• Perform or delegate project management activities
• Determine the resources required for the project
• Devise appropriate schedules with resource managers for resource optimization
• Create a communications and responsibilities plan.
• Allocates (assigned project team) technical resources, including subcontractors, to project deliverables.
• Develop and maintain a project implementation schedule and produce in required formats such as a GANTT charts and/or Excel timetables
• Create and update a project management plan
• Track and report on project progress and costs including development of project punch lists

3. As the senior onsite Applied Electronics representative, the Project Manager is responsible for ensuring that Applied Electronics project and installation processes are documented and followed, while ensuring she/he is delivering a positive customer experience.

• Project coordination will be a requirement and include interfacing with Architects, General Contractors, Electrical Contractors and clients throughout the entire phase of the projects assigned.
• Maintain control over the project by measuring performance and determining if there are any variances from the plan
• Proactively manage project challenges and follow known escalation paths.
• Provide frequent and timely communications to the client.
• Coordinate interactions between the project and key stakeholders
• Select appropriate processes for the project
• Identify and analyze constraints and assumptions for clarification
• Lead and direct project delivery planning efforts
• Identify dependencies between activities
• Coordinate equipment and materials logistics with Applied Electronics logistics personnel, installation crews and Applied Electronics or Vendor shipments.
• Responsible for securing the necessary licensing and permits that may be required for the team to execute projects
• Maintain a high level of efficiency and professionalism at work site.
• Resolve disputes between team members and management and assist in addressing issues amongst team members to avoid unacceptable behaviors

4. Financial and Quality oversight for assigned Projects

• Conduct technical review of assigned projects, including meeting with sales and design groups, to review project scope, BOM, SOW, CAD & flow functional drawings, equipment lists and labour estimates during the proposal development process and/or prior to project launch for accuracy
• Accountable for developing and maintaining a time schedule and financial costing reserves for assigned projects. Manages project team workforce to deliver project/work task activities within specified targets (financial, time, quality) as requested.
• Monitors operating expense, capital budgets, timelines and resources for assigned projects.
• Escalates to appropriate Applied Electronics staff regarding adjustments to labour, financial and scheduling as required.
• Performs project closing at the end of each phase and for the project as a whole within the estimated budget and time-line
• Manage successful project close-out including: system testing, deficiency tracking, commissioning, client training, delivery of close-out documentation and obtaining client sign-off
• Project Completion signed-off by the client with no outstanding deficiencies, resulting in a high level of customer satisfaction
• Prepares forecasts and reports as required for project execution and communication.
• Authorizes and assigns aforementioned work, materials and tools.
• Creates, maintains and controls the completion of any project deficiency list

5. Support and promote all Health and Safety policies and procedures

• The incumbent must take all necessary measures to ensure their health and safety and that of staff and subcontractors under their responsibility while ensuring the protection of the public. The Project Manager must ensure site conditions meet company and industry safety standards for the work to be performed. The Project Manager must ensure employees under their responsibility comply with all Health & Safety instructions, guidelines, policies and procedures

6. Assists with special projects, and performs other duties as required.

Requirements / Qualifications:

Academic Training:

• Recognized - Project Management certification
• Post-Secondary Education in Electronics Technology or equivalent
• Leadership training (Preferred)

Work Experience:

• Must have minimum 3+ years' experience working in a project management role
• Experience in audio visual project management an asset

Specific Competencies:

• Bilingualism (French/English) is required
• Strong communication skills, verbal and written.
• CISD security clearance to Secret Level II or higher is preferred; ability to be eligible for same is required.
• Team oriented with strong interpersonal skills combined with high level of professionalism. Able to establish positive working relationships with others.
• Superior skill using Microsoft Excel, Word, Project and Outlook is required
• Familiarity and comfort using software solutions such as Visio, Autocad, VectorWorks
• Demonstrated knowledge of Microsoft Suite (Word, Excel and Outlook and Microsoft Project)
• Advanced experience with and knowledge of broadcast and audio visual systems components
• Preference will be given to those with PMP designation
• The ideal candidate must possess a valid driver's license
• Able to travel domestically and internationally with no restrictions
• Experience in leading technical implementation teams and subcontractors.
• Experience in setting daily/weekly/monthly objectives and communicating them to installation teams.
• Experience in organizing project workflows by assigning responsibilities to installation technicians.
• Experienced in effectively coordinating multiple projects and executing multiple tasks simultaneously and efficiently while working with conflicting deadlines in a fast-paced environment

Physical Demands:

• Mostly: on construction site, performing audits, assisting implementation, assigning new work tasks, conducting meetings.
• Some: office environment with prolonged sitting, typing, and phone usage.
• Manual dexterity required to use computer and possible hand tools.
• Lifting or moving boxes up to 50 lbs may be required.
• Utilization of ladders and mechanical lifts (working at heights) may be required.
• In order to foster a truly collaborative team environment, the PM role is primarily office-based with occasional work from home requirements on a case-by-case basis

Cognitive Demands:

• Ability to prioritize and manage multiple tasks/projects.
• Ability to work independently without supervision, be self-directed and demonstrate initiative.
• Ability to take direction without follow up.
• Ability to work collaboratively with others for whom you have no direct supervisory authority.
• Time management
• Multi-tasking
• Reading/ writing
• Memory recall
• Communication

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

• Company events
• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Vision care

Application question(s):

• What are your salary expectations for the role?

Experience:

• Project management: 3 years (preferred)
• Audio Visual: 3 years (preferred)

Language:

• English and French (required)

Licence/Certification:

• PMP designation (preferred)
• Driver's license (required)

Work Location: In person