Commis de bureau

Commis de bureau

Le commis de bureau est chargé d'appuyer les activités quotidiennes d'un ou de plusieurs sites de services gérés, notamment les tâches suivantes : production et finition de copies, d'impressions et de numérisations, exploitation d'un centre de courrier et de messagerie, tenue des registres et des rapports de facturation. Le titulaire du poste appuie les services gérés de la région pendant la mise en œuvre, remplace les employés absents ou en vacances dans tous les sites de services gérés de Ricoh. Il est chargé d'appuyer les objectifs opérationnels de tous les sites clients existants dans un territoire géographique donné.

Responsabilités :

�· Tenir à jour des guides de procédures, des formulaires et des registres précis, complets et à jour pour le site ;

�· Collecter des données pour la réalisation du rapport de gestion mensuel, conformément aux instructions du responsable/superviseur du site ;

�· Commander du papier, du toner et d'autres fournitures de bureau ;

�· Aider le responsable ou le superviseur du site à formuler des suggestions d'amélioration des processus et procédures nouveaux ou existants ;

�· Aider à la formation des employés nouveaux et existants ;

�· Être capable de se rendre et de travailler dans différents sites clients des services gérés au sein d'un territoire géographique en fonction des besoins de l'entreprise et selon le calendrier prévu ;

�· Autres tâches assignées par le responsable.

En l'absence de personnel sur place, peut effectuer l'une des tâches suivantes, sans s'y limiter :

COURRIER :

�· Traiter tout le courrier entrant et sortant ;

�· Effectuer d'autres tâches liées au courrier, telles que le traitement du courrier, qui comprend le tri, le classement, l'emballage et le traitement des envois pour la livraison à plusieurs endroits ;

�· Classer et étiqueter les documents et autres documents pour le stockage et la récupération ;

�· Expédier et réceptionner, y compris le déplacement de boîtes et/ou d'équipements ;

�· Fournir un service de messagerie pour l'enlèvement et la livraison du courrier et des travaux de copie, sur le campus et à l'extérieur.

COPIE :

�· Aider au centre de copie et effectuer toutes les tâches nécessaires à la livraison et à la réalisation de toutes les demandes de copie. Cela peut inclure l'utilisation de reliures, de chemises, de plastifieuses, etc. ;

�· Effectuer la numérisation et l'indexation des documents des clients ;

�· Effectuer le dépannage de base (par exemple, les bourrages papier) sur tous les équipements utilisés au sein du centre Ricoh.

GÉNÉRALITÉS :

�· Assumer les fonctions de réceptionniste ;

�· Aider à la coordination des tâches afin de respecter les délais et les prestations de services spécifiques ;

�· Gérer tous les aspects du centre Ricoh en l'absence du responsable/superviseur du site.

Qualifications :

�· Diplôme d'études secondaires ou expérience professionnelle équivalente

�· Au moins 1 an d'expérience dans un service courrier, un centre de photocopie ou un service clientèle

Compétences :

�· Expérience requise dans l'utilisation d'une photocopieuse, d'un scanner, d'une imprimante, d'une perforatrice, d'un équipement de reliure, d'une agrafeuse électrique, d'une balance, d'un assembleur et d'équipements connexes

�· Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à développer rapidement des relations professionnelles

�· Capacité avérée à mener plusieurs tâches de front

�· Forte motivation personnelle pour obtenir des résultats

�· Excellentes compétences en communication orale et écrite

�· Connaissances de base des applications Microsoft Office 365

�· Présenter en permanence une image professionnelle aux clients et aux fournisseurs

Capacité à soulever jusqu'à 22 kg si nécessaire

Autres :

Présenter en permanence une image professionnelle aux clients et aux fournisseurs

Office Clerk

The Office Clerk is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.

Responsibilities:

�· Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs;

�· Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor;

�· Orders paper, toner and other office supplies;

�· Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures;

�· Assist in the training of new and existing employees;

�· Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled;

�· Other duties as assigned by manager.

In the absence of onsite personal, may perform any of, but is not limited to the following duties

MAIL:

�· Process all incoming and outgoing mail;

�· Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, which includes sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations;

�· Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval;

�· Shipping and receiving including the movement of boxes and or equipment;

�· Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite.

COPY:

�· Assist in the Copy Centre and performs all functions required for the delivery and completion of all copy requests. May include the usage of binding, folders and laminators, etc.;

�· Perform scanning and indexing of client documents;

�· Performs basic troubleshooting (ie. Paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre.

GENERAL:

�· Performs front desk receptionist duties;

�· Assists in the coordinating of work assignments to meet specific deadlines and service deliverables;

�· Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor.

Qualifications:

�· High School Diploma or equivalent work experience

�· Minimum of 1 year experience working in a mail room, copy centre or customer service

Skills:

�· Require experience in use of a photocopier, scanner, printer, hole driller, bindery equipment, electric stapler, scales, collators and related equipment

�· Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships

�· Demonstrated ability to multitask

�· Strong self-motivation to drive results

�· Excellent verbal and written communication skills

�· Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications

�· Always present a professional image to customers and vendors

• Ability to lift to 50 lbs. as required

Other:

• Present a professional image at all times to customers and vendors