Legal Secretary/Secrétaire juridique

Government of Ontarioabout 20 hours ago

Urgently Hiring

Verified

• Sponsored

Toronto, ON

Mid Level

**Support Justice. Strengthen Communities. Serve Ontarians. **

Are you a legal go-getter? Can you hit the ground running? The Ministry of the Attorney General, Office of the Children's Lawyer, seeks an organized, flexible team player that can provide excellent legal secretarial support in a high volume, high pressure and fast-paced environment.

You will:
• manage calendars for at least two legal professionals

• prepare and track correspondence, reports and legal documents

• produce volumes of court documentation and have it served appropriately

• compose and transcribe from Dictaphone legal materials and documents using word processing software

• develop and maintain filing, indexing and bring-forward systems

• liaise with the bench, bar and other professionals, agencies, the public and office clients

• prepare agendas, arrange travel, meetings and conferences

• provide back-up coverage for other members of the support team and reception

Join us for a virtual information session on Thursday, October 23, 2025 from 1:00PM to 2:00PM EST where you will have a chance to find out more about the job, the team and the Branch.

To join the session, please review our job advertisement on our Ontario Public Service Careers website.

Legal knowledge

• You have demonstrated legal secretarial experience

• You have knowledge of relevant statutes, rules and regulations, legal office and court procedures, legal documents and formats, related policies, standards and best practices to prepare varied legal documents, screening and disclosure materials

• You can determine confidentiality of privileged information and its release conditions based on your knowledge and experience and without, at times, referring to professional staff

• You have the ability to deal with extremely sensitive issues and work in a high-pressure environment

Organizational, research, analytical and problem-solving skills

• You can prioritize workload, track and follow-up on missing or delayed items, and ensure deadlines and time frames are met

• You have research, analytical and problem-solving skills to collect case information, review litigation documents and assess relevancy of legal issues involved

Communication and customer service skills

You can:

• answer telephone and counter inquiries regarding administrative policies and legal procedures to the legal profession, court staff and the general public using tact and discretion

• use appropriate legal terminology to prepare legal documents from precedents or information provided by counsel (example: factums, appeals, indictments)
• compose material from own knowledge and sign correspondence on behalf of professional staff (example: letters of acknowledgement, covering letters, reports and documents)

Computer skills
• You are proficient with word-processing, email, spreadsheet, presentation and database software (example: Word, Outlook, Excel, Acrobat Pro and PowerPoint)

• You can produce letters, memoranda, reports and legal documents, according to established/standard procedures

• You can enter, track, and update data, correspondence and case files

Address:

• 1 English Permanent, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Toronto Region, Criminal Record and Judicial Matters Check

• 5 English Temporary, duration up to 12 months, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Toronto Region, Criminal Record and Judicial Matters Check

How to apply:

• You must apply online.

Remember: The deadline to apply is Friday, October 31, :59 pm EDT. Late applications will not be accepted.

Favoriser la justice. Renforcer les collectivités. Servir les Ontariens. Vous êtes une personne fonceuse dans le domaine juridique? Vous pouvez vous donner à fond? Le Bureau de l'avocat des enfants du ministère du Procureur général est à la recherche d'un collaborateur organisé et flexible capable de fournir un excellent service de secrétariat juridique dans un environnement où le volume de travail est élevé, où la pression est forte et où le rythme est soutenu.

Au sujet de l'emploi

Vous devrez:

• gérer les calendriers d'au moins deux professionnels du droit;

• préparer de la correspondance, des rapports et des documents juridiques, et faire le suivi de ceux-ci;

• produire des volumes de documents judiciaires et les faire signifier de manière appropriée;

• rédiger des documents juridiques au moyen d'un logiciel de traitement de texte et en transcrire à partir d'un dictaphone;

• élaborer et tenir et jour des systèmes de classement, d'indexation et d'archivage;

• assurer la liaison avec la magistrature, le barreau et d'autres professionnels, des agences, le public et les clients du Bureau;

• préparer des ordres du jour et organiser des déplacements, des réunions et des conférences;

• assurer la suppléance des autres membres de l'équipe de soutien et de la réception.

Connaissances juridiques
• Vous avez une expérience confirmée du secrétariat juridique.

• Vous connaissez les lois, les règles et les règlements pertinents, les procédures des bureaux juridiques et des tribunaux, les documents et les formats juridiques, et les politiques, les normes et les pratiques exemplaires connexes pour préparer des documents juridiques, des documents de sélection et des documents de divulgation variés.

• Vous pouvez déterminer la confidentialité de renseignements privilégiés et les conditions de la divulgation de ceux-ci en fonction de vos connaissances et de votre expérience, parfois sans consulter des professionnels.

• Vous êtes capable de traiter des questions de nature extrêmement délicate et de travailler dans un environnement où la pression est forte.

Compétences en organisation, en recherche, en analyse et en résolution de problèmes
• Vous pouvez hiérarchiser la charge de travail, de faire le suivi des éléments manquants ou retardés et de voir à ce que les délais et les échéances soient respectés.

• Vous avez des compétences en recherche, en analyse et en résolution de problèmes qui vous permettent de recueillir des renseignements sur les dossiers, d'examiner des documents relatifs aux litiges et d'évaluer la pertinence des questions juridiques en jeu.

Compétences en communication et en service à la clientèle

Vous pouvez :

• répondre aux demandes de renseignements par téléphone et au guichet concernant les politiques administratives et les procédures juridiques adressées à la profession juridique, au personnel des tribunaux et au grand public, en faisant preuve de tact et de discrétion;

• utiliser la terminologie juridique appropriée pour préparer des documents juridiques à partir de précédents ou de renseignements fournis par les avocats (p. ex., mémoires, appels, actes d'accusation);

• rédiger des documents à partir de vos propres connaissances et signer la correspondance au nom du personnel professionnel (p. ex., lettres d'accusé de réception, lettres d'accompagnement, rapports et documents).

Compétences en informatique
• Vous maîtrisez les logiciels de traitement de texte, de courrier électronique, de tableur, de présentation et de base de données (p. ex., Word, Outlook, Excel, Acrobat Pro et PowerPoint).

• Vous pouvez produire des lettres, des mémorandums, des rapports et des documents juridiques, conformément aux procédures et aux normes établies.

• Vous pouvez entrer et mettre à jour des données, de la correspondance et des dossiers, et en faire le suivi.

Adresse:

• 1 anglais Permanent(s), 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Région Toronto, Vérification de casier judiciaire et d'affaires judiciaires

• 5 anglais Temporaire(s), durée jusqu'à 12 mois, 393 University Ave., 14th floor, Toronto, Catégorie:Services d'administration et de soutien

Comment postuler: Vous devez postuler en ligne.

Rappel:

La date limite de candidature est le vendredi 31 octobre h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Government Administration

10,000+

Ontario Government | Gouvernement de l'Ontario

The Ontario Government works to serve the public interest and uphold the public trust by providing Ministers with objective advice and expert guidance. The Ontario Public Service carries out the decisions and policies of the elected government with integrity and accountability and administers public services to the highest professional standards.

Le gouvernement de l'Ontario sert l'intérêt public et conserve la confiance du public en fournissant aux ministres des conseils objectifs et spécialisés. La fonction publique de l'Ontario applique les décisions et les politiques du gouvernement élu. En respectant le principe de reddition des comptes et avec intégrité, elle administre les services à la population selon les normes professionnelles les plus rigoureuses.