Contrôleur(euse) documentaire/Document Control

Le Groupe Conseil
VTEK inc.
possède une solide expérience dans l'industrie pétrolière et gazière depuis
plus de 20 ans
. Au cours des dernières années, notre firme a connu une croissance sans précédent faisant de nous l'un des leaders dans l'industrie située à
Anjou.

Nous offrons :

• Régime flexible d'assurance médicale collective.
• Retraite à contribution déterminé avec participation de l'employeur.
• Accès à des consultations en télémédecine.
• Programme d'aide aux employés.
• Plateforme d'offre rabais pour mieux être, mise-en-forme et support à la famille.
• Formations adaptées aux besoins de vos fonctions.

RESPONSABILITÉS:

Relevant du Directeur Général, le/la Contrôleur(euse) documentaire est responsable de ce qui suit :

• Maintenir la confidentialité des informations sensibles et des conditions de l'entente
• Gérer le cycle de la documentation à l'aide de feuilles de transmission
• Utiliser les procédures de la bibliothèque du projet et les procédures spécifiques au projet
• Utiliser les divers outils et traiter les documents conformément aux procédures VTEK et aux instructions du projet afin de respecter les normes en gestion des documents
• Aide à la mise en place des matrices de distribution du système de gestion des documents
• Enregistrer et gérer la liste principale d'attributs de documents dans le système de gestion des documents, le tout tel que les codes de structure de ventilation des installations, les codes de lot de commande, etc.
• Transmettre les livrables et autres documents selon les instructions de l'équipe de projet
• Fournir des rapports à partir du système de gestion des documents, tels que l'état d'ingénierie et l'état de soumission des documents du fournisseur / entrepreneur, la mesure du progrès technique, les cycles de révision, et assister à accélérer les révisions internes
• Effectuer des audits sur les données dans le système de gestion des documents afin de garantir des rapports précis
• Imprimer, archiver, copier et numériser des documents de projet selon les besoins
• Relire et imprimer des documents avec divers degrés de complexité, de taille et de types si requis
• Aider le ou la responsable du traitement des documents à mettre en place un archivage papier et à gérer cet archivage, le tout si l'archivage papier du projet est requis
• Participer à d'autres initiatives de contrôle de documents de projet et à des tâches de gestion des données
• Aider à la remise finale (« handover ») de la documentation.

QUALIFICATIONS:

• 3+ ans d'expériences en bureautique, administration, secrétaire
• DEP-DEC en bureautique, secrétariat
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, écrit et parlé ;
• Rigueur et sens du détails;
• Capacité à traduire de la documentation technique ;
• Création de différents types de documents administratifs ;
• Excellentes compétences interpersonnelles ;
• Travailler avec des délais imprévisibles et serrés ;
• Excellente connaissance avec MS Office.
• Bonne connaissance d'Adobe Pro, Publisher, SharePoint, etc.

VTEK Consulting Group inc
. has solid experience in the oil and gas industry for over
20 years.
In recent years, our firm has experienced unprecedented growth, making us one of the leaders in the industry located in
Anjou.

We offer :

• Flexible group medical insurance plan.
• Defined contribution pension with employer participation.
• Access to telemedicine consultations.
• Employee Assistance Program.
• Discount platform for wellness, fitness and family support.
• Training tailored to the needs of your functions.

RESPONSIBILITIES:

Reporting to the General Manager, the Document Controller is responsible for the following:

• Maintain confidentiality around sensitive information and terms of agreement
• Manage the flow of documentation using transmittal sheets
• Use procedures from the project library and project specific procedures
• Use tools and process documents in compliance with VTEK procedures and project instructions to meet Document Management Standards.
• Assist in setting up distribution matrices in the Document Management System.
• Register and maintain the document master list of attributes in the Document Management System, such as facility breakdown structure codes, procurement package codes, etc.
• Allocate deliverable document numbers as required.
• Transmit deliverables and other documents as instructed by the project team.
• Provide reports from the Document Management System such as the engineering status and vendor/contractor document submission status, engineering progress measurement, review cycles and assist in expedite internal reviews.
• Manage the Document Management System portals for transmitting, receiving and distributing documents to internal and external users
• Audit data in the Document Management System to ensure accurate reporting.
• Print, copy and scan project documents as required
• Proofread and print documents in varying degrees of complexity, size, and type is required
• If project hard copy filing for controlled documents is required, assist the lead document controller in setting up hard copy filing and maintaining hard copy filing
• Participate in other project document control initiatives and data management tasks
• Assist with the final handover of documentation

QUALIFICATIONS:

• 3+ years of experience in office automation, administration, secretary;
• High School or College diploma in office automation, secretarial work;
• Excellent command of French and English, written and spoken;
• Ability to translate technical documentation;
• Creation of different types of administrative documents;
• Great sense of detail and precision
• Excellent interpersonal skills;
• Work with unpredictable and tight deadlines;
• Excellent knowledge of the MS Office suite;
• Good knowledge of Adobe Pro, Publisher, SharePoint, etc.