Coordinateur administratif/Coordinatrice administrative

JANIN ATLAS
, filiale de
VINCI Construction Grands Projets
, et entité du
Groupe VINCI
, leader mondial de la construction, spécialisé dans le design et la construction de grands projets de génie civil recrute un(e)

administratif H/F

Le job :
Vous serez un véritable couteau suisse intervenant sur divers sujets pour notre agence.

Vos missions :

Administratif et finance :

• Gestion de la flotte automobile comprenant : les assurances, l'organisation entre les collaborateurs, les leasings, le suivi des cartes essences, l'entretien des véhicules, les sinistres.
• Réservations des véhicules, hôtels, trains, avions, restaurants, traiteurs, salles de réceptions/événements.
• Rédaction de Requisition Order, Purchase Order et suivi des livraisons, ainsi que le maintien des tableaux recensant tous les documents d'achat.
• Rédaction de procédures internes et externes.
• Gestion de l'Informatique : Inventaire des ordinateurs, inventaire des téléphones, commande de matériel, interactions avec les fournisseurs, mastérisation des ordinateurs
• Préparation des comptes utilisateurs pour les nouveaux arrivants et de la clôture des comptes pour les départs
• Réinitialisation des téléphones, changement SIM, ajustements avec l'opérateur
• Gestion des systèmes d'accès et d'alarmes de l'agence : paramétrage cartes pour les collaborateurs, actualisation des changements, échange avec le locateur pour paramétrer les puces électroniques, création de codes d'alarmes.

Ressources humaines :

• Préparation à l'onboarding des nouveaux collaborateurs avec : gestion du fonctionnement informatique, préparation téléphone, préparation des goodies.
• Préparation à l'offboarding des collaborateurs qui s'en vont : réquisition des appareils IT, mastérisation, réinitialisations, actualisation des tableaux sur le Sharepoint et SIRH.
• Organisation et coordination d'événements saisonniers avec le service RH tels que repas, sorties, soirée de Noël, formations…

Communication :

• Rédaction de communications internes pour les collaborateurs : événements, nouvelles procédures, démarches à entreprendre, nouveaux arrivants, départs, deadlines.
• Création de contenu imagés/design pour les plateformes SIRH, LinkedIn et le site internet Janin Atlas.
• Rédaction de la Newsletter comprenant une dizaine de sujets et une dizaine de collaborateurs à interviewer/sonder pour obtenir les informations et effectuer en binôme toute la mise en page et la rédaction chaque deux mois
• Gestion des pages LinkedIn.

Réception :

• Accueil des visiteurs et des employés.
• Gestion du courrier et des colis, entrant et sortant.
• Gestion de l'inventaire de l'entrepôt.
• Dépôt de chèque en banque.

Vos compétences :

• Vous maitrisez le pack Office (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Bilingue FR/ENG ;
• Team-player, vous êtes aussi capable d'avancer sur vos dossiers en toute autonomie ;
• Vous faites preuve d'organisation et de rigueur.

Ce qu'on peut vous offrir :

• Rémunération annuelle brute à partir de $ CAD selon l'expérience et le profil;
• 4 semaines de congés payés par an et une 5
  ème
  semaine à partir de 3 ans d'ancienneté ;
• Bonus annuel et intéressement ;
• 3 jours payés pour maladie/urgence ;
• Assurance Santé incluant la télémédecine ainsi qu'un Programme d'Aide aux Employés ;
• Régime de retraite avec une contribution de 50 % prise en charge par l'entreprise
• Un accord de télétravail qui favorise votre équilibre (2 jours par semaine) ;
• La possibilité de devenir actionnaire VINCI grâce à un plan d'épargne Entreprise (conditions avantageuses, actions gratuites) ;
• Compte bien-être (financement annuel pour des activités de votre choix) ;
• Prise en charge partielle de l'abonnement de transport en commun ;
• Opportunités de développement de carrière et de mobilité internationale au sein du Groupe VINCI
• Environnement de travail inclusif et multiculturel.

À propos de Janin Atlas :

Filiale du Groupe VINCI, Janin Atlas intervient dans la réalisation de projets de construction et de génie civil de grande ampleur au Canada. Nous sommes présentement engagés dans trois projets majeurs de construction en Ontario évalués à plusieurs milliards de dollars canadiens.

• La construction d'une ligne de métro au sud de Toronto qui implique la réalisation d'un tunnel de six kilomètres et des travaux de creusement connexes. Le projet comprend la conception, la construction et la remise de tous les tunnels (tubes jumelés de 6 km chacun), de 7 stations (clé en main pour : 1 station au niveau du sol et 6 stations souterraines) et des travaux de génie civil.

• Le prolongement de la ligne de la Confédération à Ottawa, l'une des composantes de la phase 2 du système O-Train de la ville qui comprend la conception, la construction et le financement d'une infrastructure de train léger sur 27,5 kilomètres. Les travaux comprennent également 4 kilomètres de tunnels en tranchée couverte, 20 ouvrages d'art, 16 stations et une installation d'entretien légère.

• Le programme de remise à neuf de la centrale nucléaire de Pickering qui comprend la conception et la construction d'une nouvelle prise d'eau en eau profonde dans le lac Ontario afin d'améliorer le système de refroidissement de la centrale. Les travaux comprendront un tunnel de 1,5 km de long, construit à l'aide d'un tunnelier pressurisé, deux puits verticaux (à terre et en mer) et une structure d'admission modulaire en mer, reposant sur le lit du lac.

Chez Janin Atlas, nous sommes convaincus que la diversité est une source de richesse et de force. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif où chaque individu est valorisé et respecté. Nous encourageons vivement les candidatures des membres des communautés autochtones et nous nous efforçons de garantir des opportunités d'emploi équitables et respectueuses. Nous reconnaissons les contributions uniques des peuples autochtones et nous nous engageons à soutenir leur développement professionnel. En rejoignant notre équipe, vous ferez partie d'une entreprise qui célèbre la diversité et qui travaille activement à promouvoir l'inclusion.