Agente ou agent aux achats TI et AV

La Direction des technologies de l'information (DTI) voit à l'utilisation efficace et efficiente des technologies de l'information par l'ensemble de la communauté de HEC Montréal. Elle voit à l'identification, au développement, à l'acquisition, à l'implantation et à l'entretien des solutions et plates-formes technologiques nécessaires à l'enseignement, à la recherche et à la gestion, en cohérence avec les objectifs de développement et de croissance de l'École.

Les Services aux utilisateurs TI (SAUTI) de la Direction des technologies de l'information assurent le service à la clientèle et le soutien technique aux utilisateurs du parc informatique, audiovisuel et des services de téléphonie de HEC Montréal. Le service est également responsable de l'acquisition des équipements, du renouvellement des licences et de l'implantation des technologies dans les environnements pédagogiques et publics.

L'agente ou l'agent aux achats TI et AV met à profit ses connaissances techniques en bureautique ainsi que des rouages administratifs de HEC Montréal pour assumer la responsabilité des tâches liées à la coordination des dossiers d'achats, à la gestion financière et matérielle de son secteur de travail. La personne titulaire de cet emploi assure les achats, le suivi des budgets ainsi que le contrôle mensuel des revenus et des dépenses. De plus, elle tient à jour les dossiers administratifs, les statistiques et les données nécessaires à la préparation de rapports administratifs.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Reçoit et traite les demandes d'achats des utilisateurs de l'École concernant les biens et services de type audiovisuel et informatique.

Identifie et analyse les besoins en matériel audiovisuel et en technologies de l'information des différents départements.

Recherche, évalue et sélectionne les fournisseurs d'équipements et de services technologiques selon la politique d'approvisionnement de l'École.

Sollicite des devis et soumissions auprès de fournisseurs pour évaluer les prix, délais et conditions des achats.

Analyse les propositions reçues (qualité, prix, services) et recommande les meilleures options.

Place les commandes auprès des fournisseurs et assure la bonne transmission des spécifications techniques.

Assure le suivi de l'exécution des commandes et la réception des produits dans les délais convenus et veille au respect des délais de livraison.

Assure le suivi des paiements des fournisseurs en collaboration avec les équipes concernées de la Direction des finances.

En collaboration avec le coordonnateur, révise les niveaux de stocks de matériel audiovisuel et informatique pour éviter les ruptures ou excédents de stock.

Identifie les opportunités de réduction des coûts tout en maintenant la qualité et les performances des équipements.

Résout les litiges liés aux commandes, tels que les erreurs de livraison, les retards ou la non-conformité des produits.

Fournit des données sur les achats réalisés, les dépenses et les écarts par rapport aux prévisions budgétaires.

Assure le suivi des bons de commande ouverts, effectue les commandes auprès des fournisseurs.

S'assure que les processus d'achat respectent les directives et les règlements internes de l'établissement, en particulier en ce qui concerne l'éthique, la transparence et la gouvernance.

Effectue le soutien et le suivi administratif relatifs aux demandes de facturation, relevés de paiement pour chèques, pour frais de voyage et de représentation, demandes d'autorisation d'engagement, demandes de paiement pour traitement, etc.

Suivi des budgets et des dépenses liés aux différentes CCS et assure une prise en charge lors de la fin d'année financière (courus).

Collabore avec le coordonnateur des actifs TI ainsi que le préposé à l'entrepôt afin de réviser et améliorer les processus et procédures d'approvisionnement.

Participe aux différents comités en lien avec la gestion des actifs et des achats lorsque requis.

Rassemble les informations et procède à la facturation de la clientèle interne et externe du Service de l'audiovisuel. Assure le suivi et met à jour le système financier interne.

En collaboration avec son supérieur immédiat, participe à certains dossiers ou projets spéciaux.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière à son supérieur immédiat; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer les services de son secteur de travail.

Diplôme d'études professionnelles (DEP) en soutien administratif ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinentes

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques en usage à HEC Montréal

Intérêt pour l'apprentissage des nouvelles technologies

Connaissance du milieu audiovisuel et des technologies de l'information

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client) et dans les communications orales et écrites

Capacité de travailler en équipe

Sens de l'organisation

Connaissance des politiques d'approvisionnement des organismes publics (atout)

Connaissance des systèmes intégrés de gestion (ERP) (atout)

Connaissance du système de billetterie Atlassian Jira (atout).

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d'assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l'apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s'engage à garantir l'égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes à l'ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L'annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l'affichage interne à l'École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.