Research Coordinator

JOB DESCRIPTION

Posting # - RI-25-054

Posting Period – December 4 – 18, 2025

POSITION: Research Coordinator

Neurology

Current Vacancy – Maternity Leave

TERM: Full Time, 1.0 FTE, 1-year contract with possibility of renewal

SALARY: $ $35.00 per hour, will be commensurate with skills and experience

REPORTS TO: Dr. Hugh McMillan & Dr. Hanns Lochmuller

Children's Hospital of Eastern Ontario Research Institute Inc. ("CHEO RI") is the research arm of the Children's Hospital of Eastern Ontario – Ottawa Children's Treatment Centre ("CHEO") and an affiliated institute of the University of Ottawa. We acknowledge that Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO RI also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is a beloved institution and workplace that is widely recognized for being an anchor in our community. CHEO RI works to create new knowledge and evidence to support CHEO in its provision of world-class care to our children. Our mission at CHEORI is to connect exceptional talent and technology in pursuit of life-changing research for every child, youth and family in our community and beyond.

CHEO RI has an immediate requirement for a Research Coordinator.

We are seeking a highly motivated experienced Research Coordinator to support various clinical research activities, including data entry, patient visits, and research documentation. The successful candidate will assist with daily operations of clinical trials, including scheduling, inventory management, and maintaining trial-related supplies. Key responsibilities will include supporting REB submissions, preparing materials for patient visits, and tracking progress throughout the trial. The Research Coordinator will also be responsible for financial tasks, such as monitoring budgets, processing invoices, and ensuring expenses align with allocated funds. This role will involve close collaboration with the research team to ensure all clinical trial activities comply with protocol requirements and regulatory standards.

MAIN RESPONSIBILITIES

The Research Coordinator will:

• Assist with data entry and ensure accurate and timely completion of research documentation and paperwork.
• Support patient visits by preparing necessary materials, coordinating schedules, and assisting with patient interactions during clinical trials.
• Aid in preparing and submitting Research Ethics Board (REB) submissions and related paperwork, ensuring compliance with ethical guidelines.
• Help create and maintain research schedules for team members, patients, and appointments, ensuring adherence to clinical trial timelines.
• Manage inventory, maintain stock, and place orders for clinical trial materials, medications, and supplies as needed.
• Support day-to-day operations of the research team to ensure smooth workflow and adherence to clinical trial protocols.
• Assist with recruitment and screening of potential trial participants, ensuring they meet eligibility criteria.
• Monitor and document patient progress throughout the trial, including recording adverse events and ensuring timely reporting.
• Support the collection and organization of clinical trial data, ensuring accuracy and confidentiality.
• Ensure all clinical trial procedures are conducted in compliance with regulatory guidelines, Good Clinical Practice (GCP), and protocol requirements.
• Support budget management by tracking expenses related to the clinical trial, ensuring that spending aligns with the allocated budget.
• Assist with processing invoices, reviewing financial documentation, and ensuring payments are made in a timely manner.
• Assist in preparing financial reports for sponsors or funding agencies, providing updates on expenses and remaining budget allocation.
• Provide overall administrative assistance to the research team.

QUALIFICATIONS, SKILL AND ABILITIES

• Minimum 2 years experience working on regulated clinical trials (Essential)
• University undergraduate degree (Essential)
• GCP, ICH, Health Canada Division 5 certifications (Essential)
• Understanding of research design, guidelines and standards governing clinical research (Essential)
• Understanding of the Personal Health Information Protection Act (Essential)
• Excellent computer skills, including advanced knowledge of research related software (Excel, PowerPoint, Outlook, literature search engines, Reference Manager or equivalent) (Essential)
• Outstanding organizational, accountability and time management skills (Essential)
• Ability to work independently with minimal supervision and think critically (Essential)
• Ability to work effectively in a multidisciplinary team environment (Essential)
• Excellent written and verbal communication skills (Essential)
• Excellent inter-personnel skills (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)
• Knowledge and practice of statistical software, including SPSS and REDCap (Preferred)

WORKING CONDITIONS

• Clinic setting work within hospital; exposure to children and parents and/or caregivers.
• Be flexible with working hours in order to meet deadlines and facilitate patient visits.
• Able to work in a dynamic and often hectic environment and be able to multi-task.
• Able to work under tight deadlines.
• Able to share information in an effective and collaborative manner.
• Able to be creative, challenge, and demonstrate initiative to generate improvements.
• Able to work on site full time.

OTHER REQUIREMENTS

• Eligible to work in Canada;
• Compliance with CHEO RI's Universal COVID-19 Vaccination Policy; and
• Police Record Check.

TO APPLY

Please send a complete CV and cover letter to CV and cover letter to

The CHEO Research Institute values diversity and is an equal opportunity employer who value diverse perspectives and support people to be their authentic selves. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should an applicant require any accommodations during the application process, as per the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, please notify Human Resources at

The CHEO Research Institute seeks to increase equity, diversity, and inclusion in all of its activities, including research, education and career development, patient, family and donor partnerships. We value diverse and non-traditional career paths and perspectives, and value skills such as resilience, collaboration, and relationship-building. We welcome applications from members of racialized minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, persons of minority sexual orientations and gender identities, and others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

CHEO Research Institute does not use artificial intelligence during the selection and recruitment process.

Worksite, unless otherwise indicated, will be 401 Smyth Rd, Ottawa, ON, K1H 8L1. Applications will only be considered from those that are eligible to work in Canada. We thank all applicants for their interest, however, only those invited for an interview will be contacted.

CHEO Research Institute Inc. – Human Resources Department

401 Smyth Road

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

DESCRIPTION DE POSTE

#RI-25-054

Période d'affichage – du 4 décembre au 18 décembre, 2025

POSTE : Coordonnateur ou coordonnatrice de recherche

Neurologie

Poste existant – congé maternité

DURÉE : Temps plein (1.0 ETP), durée de 12 mois avec possibilité de prolongation

SALAIRE : De 30,00$ à 35,00$ par heur, sera proportionnel aux compétences et à l'expérience

RELÈVE DE : Dr. Hugh MacMillan et Dr. Hanns Lochmüller

L'Institut de recherche du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario Inc. (« IR de CHEO ») est l'organisme de recherche du Centre de traitement pour enfants du Centre hospitalier pour enfants de l'est de l'Ontario situé à Ottawa (« CHEO ») et un institut affilié de l'Université d'Ottawa. Nous reconnaissons qu'Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les membres de la Nation algonquine Anishinabe vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. L'IR du CHEO rend également hommage à tous les peuples des Premières Nations, des Inuits et des Métis, ainsi qu'à leurs précieuses contributions passées et présentes à ce territoire. CHEO est une institution et un milieu de travail que nous chérissons et qui est largement reconnu pour être une source de soutien dans notre collectivité. L'IR de CHEO travaille pour créer de nouvelles connaissances et de nouvelles preuves pour soutenir CHEO dans sa prestation de soins de classe mondiale à nos enfants. Notre mission à l'IR de CHEO est de mettre en relation des talents et des technologies exceptionnels, dans le but de mener des recherches permettant de changer la vie de chaque enfant, adolescent et famille de notre communauté et au-delà.

L'IR de CHEO a un besoin immédiat d'une coordonnatrice ou d'un coordinateur de recherche.

Nous sommes à la recherche d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur de la recherche hautement motivé pour appuyer diverses activités de recherche clinique, notamment l'entrée de données, les consultations de patientes et patients et la consignation de documents de recherche. La personne retenue aidera aux opérations quotidiennes des essais cliniques, notamment l'ordonnancement, la gestion des stocks et la tenue à jour des fournitures liées aux essais. Les principales responsabilités comprendront le soutien aux présentations pour le Comité d'éthique de la recherche (CER), la préparation de documents pour les consultations de patientes et patients et le suivi des progrès tout au long de l'essai. La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche devra également assumer des tâches financières, comme le suivi des budgets, le traitement des factures et l'harmonisation des dépenses avec les fonds alloués. Ce rôle implique une collaboration étroite avec l'équipe de recherche pour s'assurer que toutes les activités d'essais cliniques sont conformes aux exigences du protocole et aux normes réglementaires.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

La coordonnatrice ou le coordonnateur de la recherche fait ce qui suit :

• Aider à la saisie des données et veiller à ce que les écritures soient effectuées et que les documents de recherche soient remplis avec exactitude et en temps opportun.
• Soutenir les consultations de patientes et patients en préparant le matériel nécessaire, en coordonnant les horaires et en aidant à interagir avec les patientes et patients pendant les essais cliniques.
• Aider à préparer et à soumettre les présentations au CER et les documents connexes, en veillant à ce que les lignes directrices en matière d'éthique soient respectées.
• Aider à créer et à tenir à jour des calendriers de recherche pour les membres de l'équipe, les patientes et patients et les rendez-vous, en veillant au respect des échéanciers de l'essai clinique.
• Assurer la gestion de l'inventaire, tenir à jour les stocks et commander le matériel, les médicaments et les fournitures nécessaires aux essais cliniques.
• Appuyer les opérations quotidiennes de l'équipe de recherche afin d'assurer un flux de travail fluide et le respect des protocoles d'essais cliniques.
• Aider au recrutement et à la sélection des personnes potentiellement participantes à l'essai, en veillant à ce qu'elles répondent aux critères d'admissibilité.
• Surveiller et documenter les progrès des patientes et patients tout au long de l'essai, notamment en consignant les événements indésirables et en produisant des rapports en temps opportun.
• Appuyer la collecte et l'organisation des données d'essais cliniques, en assurant l'exactitude et la confidentialité.
• S'assurer que toutes les procédures d'essais cliniques sont menées conformément aux lignes directrices réglementaires, aux bonnes pratiques cliniques et aux exigences du protocole.
• Appuyer la gestion du budget en assurant le suivi des dépenses liées à l'essai clinique et en veillant à ce que celles-ci correspondent au budget alloué.
• Aider au traitement des factures, examiner les documents financiers et s'assurer que les paiements sont effectués en temps opportun.
• Aider à préparer des rapports financiers pour les commanditaires ou les organismes de financement, en fournissant des mises à jour sur les dépenses et sur la répartition du budget restant.
• Fournir une assistance administrative globale à l'équipe de recherche.

QUALIFICATIONS, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

• Au moins 2 ans d'expérience des essais cliniques réglementés (essentiel)
• Diplôme universitaire de premier cycle (essentiel)
• Certifications des Bonnes pratiques cliniques de la Conférence internationale sur l'harmonisation et de la division 5 de Santé Canada (essentiel)
• Compréhension de la conception, des lignes directrices et des normes régissant la recherche clinique (essentiel)
• Compréhension de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (essentiel)
• Excellentes compétences en informatique, notamment une connaissance approfondie des logiciels liés à la recherche (Excel, PowerPoint, Outlook, REDCap, moteurs de recherche documentaire, Reference Manager ou équivalent) (essentiel)
• Excellentes compétences en matière d'organisation, d'imputabilité et de gestion du temps (essentiel)
• Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et de penser de façon critique (essentiel)
• Capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe multidisciplinaire (essentiel)
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (essentiel)
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles (essentiel)
• Bilinguisme (anglais et français) (un atout)
• Connaissance et pratique des logiciels statistiques, notamment SPSS et REDCap (un atout)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Travail en milieu clinique à l'hôpital; exposition aux enfants et aux parents ou aux prestataires de soins.
• Capacité à faire preuve de souplesse en ce qui concerne les heures de travail afin de respecter les échéances et à contribuer aux consultations de patientes et patients.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et souvent mouvementé, et à mener plusieurs tâches de front.
• Capacité à travailler dans des délais serrés.
• Capacité de transmettre de l'information de manière efficace et collaborative.
• Capacité de faire preuve de créativité et d'initiative ainsi que de relever des défis pour générer des améliorations
• Capacité de travailler sur place à temps plein.

AUTRES EXIGENCES

• Être autorisé à travailler au Canada;
• Respecter la politique universelle de vaccination contre la COVID-19 de l'IR du CHEO;
• Vérification du casier judiciaire.

POUR POSTULER

Veuillez envoyer un CV complet et une lettre de présentation à

L'Institut de recherche de CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d'embauche, et nous sommes heureux de recevoir les demandes de tous les candidats qualifiés. Les candidats qui auront besoin de mesures d'adaptation durant le processus de demande d'emploi sont priés d'envoyer un courriel aux Ressources humaines, conformément à la Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario à l'adresse suivante : .

L'Institut de recherche de CHEO cherche à accroître l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes ses activités, y compris la recherche, l'éducation et l'avancement de carrière, les partenariats avec les patients, les familles et les donateurs. Nous accordons de l'importance aux parcours de carrière et aux perspectives diversifiées et non traditionnelles et nous valorisons les compétences telles que la résilience, la collaboration et l'établissement de relations. Nous invitons les membres des minorités racialisées, les peuples autochtones, les personnes handicapées, les personnes ayant des orientations sexuelles minoritaires et des identités de genre ainsi que les autres personnes qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires à présenter leur demande afin de collaborer de manière productive avec des communautés diverses.

Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, cependant, nous ne communiquerons qu'avec ceux qui seront convoqués à une entrevue.

L'IR du CHEO n'utilise pas l'intelligence artificielle dans son processus de recrutement et de sélection.

Sauf indication contraire, le lieu de travail sera situé au 401, chemin Smyth, à Ottawa (Ontario) K1H 8L1. Seules les candidatures des personnes autorisées à travailler au Canada seront prises en considération. Nous remercions l'ensemble des candidates et candidats de leur intérêt; cependant, nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui seront convoquées à une entrevue.

Institut de recherche du CHEO - Service des ressources humaines

401, chemin Smyth

Ottawa (Ontario) K1H 8L1, CANADA

Job Types: Full-time, Fixed term contract

Contract length: 12 months

Pay: $30.00-$35.00 per hour

Work Location: In person