Coordonnateur | Coordonnatrice de bureau

Mise en ligne : 17 octobre 2025 Date de fin du concours : 31 octobre 2025

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Emplacement : Vancouver Profil de flexibilité : En présentiel Échelle salariale : $ à $ (en révision) Statut poste : Temporaire - Temps plein, 12 mois Numéro de poste : Division : Programmation – Création, distribution et marketing Service : Unité documentaire de l'ouest Catégorie syndicale : SCFP

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SOMMAIRE DU POSTE

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du bureau veille au bon fonctionnement quotidien des bureaux de l'ONF et apporte son aide à tous les services sur place. Son rôle englobe la coordination du bureau, la communication entre les services, le soutien administratif et logistique, la logistique liée à la soumission des projets, la santé et la sécurité, les aménagements en matière d'accessibilité et le soutien informatique de première ligne.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Veille à ce que les espaces de travail soient organisés, fonctionnels, sûrs et dotés des ressources nécessaires pour répondre aux besoins de tous les services sur place.
• Sert de point de contact principal pour les besoins liés aux bureaux dans toutes les unités, assure la liaison avec les propriétaires, le personnel, les pigistes et les fournisseurs externes afin de garantir le bon déroulement des opérations.
• Entretient les espaces communs, y compris les cuisines et les zones communes, et gère le courrier, les plantes et les fournitures de bureau.
• Veille au bon fonctionnement de l'accueil, notamment en accueillant les visiteurs et visiteuses, en répondant à la sonnette et en distribuant les cartes d'accès.
• Participe aux procédures de santé et de sécurité, notamment en tant que responsable incendie, responsable du confinement et secouriste.
• Aide à coordonner les aménagements d'accessibilité dans les espaces de bureau et lors d'événements.
• Fournit une assistance informatique de premier niveau, en particulier pour les applications Office 365 (Outlook, SharePoint, Teams, etc.).
• Effectue des visites régulières au bureau secondaire (tous les deux mois) afin de garantir la cohérence des normes et des opérations.
• Gère la boîte de réception générale de l'unité de production et s'occupe des communications avec les cinéastes pour les événements et les engagements.
• Coordonne et assure le suivi des soumissions de projets ; planifie les réunions de soumission et soutient la communication des résultats.
• Fournit un soutien administratif général (réservations de voyage, traitement des dépenses, bons de commande, relations avec les fournisseurs) afin d'assurer l'efficacité des opérations dans tous les bureaux.
• Assiste le producteur exécutif dans la gestion du calendrier, l'organisation des réunions, la maintenance de SharePoint et les rapports internes.

FORMATION, CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

• Diplôme d'études collégiales en administration, gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
• Au moins trois ans d'expérience dans un poste similaire, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience dans la gestion d'espaces de bureau physiques et dans la liaison avec les propriétaires et les fournisseurs.
• Capacité et volonté de se rendre dans un bureau secondaire selon un calendrier préétabli (sur une base mensuelle).
• Maîtrise de Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Teams).
• Atout : expérience dans le soutien d'équipes créatives ou travaillant sur des projets.

APTITUDES RECHERCHÉES

• Initiative, autonomie, forte inclination pour le service à la clientèle et esprit de collaboration.
• Minutie, capacité à prioriser des demandes simultanées et sens des responsabilités.
• Capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles, à se montrer efficace dans ses interactions professionnelles.

L'ONF s'est engagé à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, il favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement dans votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

L'ONF s'engage également à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail favorisant l'intégration et exempts d'obstacles. N'hésitez pas à nous faire part de vos besoins si des mesures d'adaptation doivent être prises.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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