Adjoint·e administratif·ve au à la secrétaire-trésorier·ière et au Conseil d'administration à 1.0000 ÉTP

Description de l'entreprise Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique. Nous sommes reconnaissant·e·s de prospérer sur ces territoires tout en prenant soin des familles et des enfants qui comptent pour nous afin de leur assurer un avenir rayonnant.
Rejoindre notre équipe au Conseil scolaire francophone de la Colombie-Britannique, c'est saisir une belle opportunité de contribuer à l'épanouissement de la francophonie en milieu minoritaire dans un environnement éducatif dynamique qui incarne les principes d'apprentissage autochtones et valorise les apprentissages universels. Riche de nos 47 écoles à travers toute la province, nous sommes engagé·e·s envers la réussite de chacun de nos élèves.
L'inclusion et la bienveillance au CSF sont les piliers de notre approche éducative. Tous-tes nos élèves sont accueilli·e·s dans un environnement scolaire inclusif et sécuritaire, adapté à leurs spécificités culturelles et individuelles, favorisant ainsi leur réussite scolaire et leur bien-être personnel.
Pour savoir plus sur le CSF, visitez notre site internet. Description du poste

• Affichage (poste):  #25-26/ASTCA.001
• Type de poste:  Permanent
• Date de début du contrat:  Dès que possible
• Date de fin du contrat:  Sans objet
• Date de début d'affichage:  23/10/2025
• Date de fin d'affichage:  06/11/2025

Sous l'autorité du·de la secrétaire trésorier·ère, l'Adjoint·e administratif·ive au·à la secrétaire-trésorier·ère et au Conseil d'administration est responsable d'offrir un appui administratif afin d'assurer un service professionnel et de qualité soutenant le bon fonctionnement du bureau du secrétaire trésorerie en respectant les échéanciers.

• Rédiger la correspondance générale du Conseil d'administration ;
• Préparer les dossiers relatifs aux réunions du Conseil d'administration et aux diverses assemblées ;
• Coordonner la logistique des réunions du Conseil d'administration et de ses rencontres de réseautage : repas, hébergement, itinéraire, mise en place des salles, contrats de location avec les hôtels, comptes de téléconférences ;
• Coordonner avec le secteur de la technologie les besoins du Conseil d'administration en infrastructure technique ;
• Assurer l'entretien du système ElectronicSchoolBoard (ESB) : mises à jour, traductions appropriées, suivis contractuels, conception des gabarits des ordres du jour selon la vision du Conseil d'adminsitration ;
• Assister aux réunions publiques et aux réunions à huis clos du Conseil d'administration, Comité-conseil du CA, Comité-conseil des politiques et autres ;
• Prendre des notes de manière efficace, rédiger et assurer la distribution des procès-verbaux et des divers comptes-rendus aux différent·e·s intervenant·e·s et l'affichage de ces documents sur le site web et l'ESB le plus rapidement possible subséquemment à la réunion faisant l'objet du suivi ;
• Composer et préparer la correspondance et les rapports, préparer les ébauches d'ordre du jour à l'aide des versions précédentes et de leurs comptes-rendus, effectuer de manière proactive des rappels pour les suivis, en mettant à jour les tableaux de suivis et en les communiquant proactivement ;
• Maintenir proactivement une dynamique de préparation des réunions et de réalisation des suivis permettant aux parties prenantes d'accomplir leurs responsabilités au mieux ;
• Assurer les communications au nom du·de la secrétaire-trésorier·ère et de la présidence du Conseil d'administration ;
• Assurer la garde des sceaux, des titres et des documents légaux et financiers du CSF ;
• Collaborer à et assurer l'élaboration, la rédaction, la mise à jour et la modernisation des politiques et des directives administratives du CA ;
• Assurer la responsabilité du maintien des politiques et des directives administratives sur le site web du CSF ;
• Analyser, filtrer et résumer l'information des différents rapports et contrats requis par le·la secrétaire- trésorier·ière ;
• Effectuer des recherches de documents et/ou d'information afin de faciliter les décisions et les actions prises par le·la secrétaire-trésorier·ière et la présidence du Conseil d'administration ;
• Assister la présidence des élections lors de la tenue des élections ;
• Assurer le lien entre les représentant·e·s d'Élections BC et du Local Government Act ;
• Maintenir à jour la base de données des membres du CSF en coordination avec les écoles ;
• Superviser le personnel occasionnel nécessaire à la maintenance de la base de données des membres et autres ;
• Appuyer le personnel des écoles (directions et assistant.e.s ) quant à l'admissibilité des ayants droit en vertu de l'article 23 de la Charte des droits et libertés du Canada ;
• Assurer le maintien des différents contrats trisannuels des locataires du CSF ;
• Coordonner étroitement avec les représentant·e·s du BC Schools Protection Program concernant la responsabilité civile du CSF envers ses biens, ses ressources humaines et la communauté-école et la gestion du risque ;
• Fournir des opinions éthiques et des jugements motivés au besoin dans les domaines liés aux responsabilités d'adjoint·e-administratif·ve au secrétariat-trésorerie et au Conseil d'administration tels que la confidentialité, les assurances, le fonctionnement du Conseil d'administration et du bureau du secrétariat-trésorerie.
• Appuyer les écoles dans la mise en œuvre de leurs activités dans le cadre de la gestion du risque ;
• Participer selon les besoins à des rencontre comme : la Table des secteurs, le Conseil exécutif et autres ;
• Procéder au remboursement de frais ;
• Toutes autres tâches connexes sous la direction du·de la secrétaire-trésorier·ère et de la présidence du Conseil d'administration.

Qualifications

• Diplôme universitaire en gestion administrative ou gestion des affaires, ou tout autre combinaison de diplômes et d'expériences jugés équivalents ;
• Avoir trois (3) ans d'expérience en administration, préférablement auprès de membre exécutif ;
• Excellentes habiletés rédactionnelles ;
• Maîtrise de MS Office (World, Excel, Power-Point), bases de données etc ;
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.

Compétences : 

• Sens de l'initiative, de l'organisation, habileté à travailler de façon autonome et dans la confidentialité ;
• Entregent, diplomatie, esprit d'équipe et habileté à communiquer efficacement et respectueusement à tous les niveaux de l'organisation ;
• La connaissance du milieu éducatif francophone de la Colombie-Britannique serait un atout ;
• Aisance à travailler dans un environnement exigent et capacité à s'adapter aux priorités changeantes ;
• Jugement, proactivité et capacité à formuler des opinions de manière structurée et argumentée ;
• Forte habileté en organisation, esprit d'analyse et de synthèse ;
• Efficacité dans la prise de notes sur ordinateur, dans la rédaction de comptes-rendus et de procés-verbaux en respect les échéanciers ;
• Connaissance et compréhension de la loi scolaire et des documents qui y sont rattachés, notamment ce qui concerne le conseil scolaire francophone ;
• Capacité à identifier les inefficacités, à les expliquer et à proposer des améliorations pour grandir en efficacité.

Informations supplémentaires

Le salaire annuel pour ce poste est compris entre 75 105$ et 93 882$. Le placement est déterminé en fonction de l'évaluation des expériences professionnelles en considérations de l'équité interne.

Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pour votre entrevue, que ce soit en lien avec l'accessibilité ou pour toute autre raison, n'hésitez pas à nous en informer et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins. 

La personne retenue devra, le cas échéant, consentir à une vérification de casier judiciaire avant leur embauche.

Nous tenons à remercier toutes les candidatures de leur intérêt pour ce poste. Veuillez noter que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique.

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