Coordonnatrice du secrétariat et des opérations

Description du poste

FEMINA, véritable centre d'expertise consacré aux femmes en pleine expansion, souhaite ajouter un poste de coordonnatrice du secrétariat et des opérations cliniques à l'équipe.

Vous êtes cette personne intéressée par la santé des femmes, passionnée par le service à la clientèle, organisée, polyvalente, rigoureuse et à l'aise avec l'informatique avec de l'expérience en gestion d'une clinique? Envoyez-nous votre CV avec une lettre de motivation par courriel à :

Il nous fera plaisir de vous rencontrer

Description de l'entreprise

FEMINA offre des services de physiothérapie, d'ostéopathie, de massothérapie et de sexologie tous rassemblés sous un même toit. La clinique offre également des services en pédiatrie dans l'optique de faciliter l'accès à des soins de qualité pour les mamans et leurs bébés. FEMINA se démarque en étant le seul centre conçu spécialement pour les femmes à Québec avec une expertise en santé périnéale et pelvienne, ainsi qu'en pédiatrie. La mission de FEMINA consiste à contribuer au bien-être de la femme par une prise en charge globale de sa santé et de celle de son bébé, ainsi qu'à lever le voile sur les problématiques de santé vécues par les femmes, en démystifiant les tabous qui les entourent. L'équipe multidisciplinaire de FEMINA accompagne sa clientèle avec dignité, respect et empathie à travers une prise en charge personnalisée et une approche d'intervention éducative.

Ce qui vous attend chez FEMINA

· Rabais sur les services de massothérapie, d'ostéopathie et de physiothérapie.

· Assurances collectives.

· Modèle de gestion innovant axé sur : le respect, l'ouverture, la bienveillance et l'initiative.

· Ambiance de travail stimulante, positive et respectueuse.

· Environnement de travail agréable et très lumineux.

· Participation au développement de l'entreprise et à sa culture.

· Satisfaction de l'équipe sondée régulièrement.

· Équipe dynamique et accueillante.

· Activités sociales à l'année

Détails sur le poste

· Titre: Coordonnatrice du secrétariat et des opérations cliniques

· Poste permanent à temps plein du lundi au vendredi

· Ouverture du poste : Novembre 2025

· Clinique accessible en transport en commun par la ligne Metrobus 807

Rôle et mission

Sous la supervision de la direction, la coordonnatrice partage son temps entre des tâches de secrétariat et des responsabilités de coordination : elle consacre environ la moitié de son temps à des activités administratives et cliniques au secrétariat, et l'autre moitié à la coordination de l'équipe. Elle veille à l'efficacité des opérations, à la qualité de l'expérience client et au soutien logistique des thérapeutes. Par sa rigueur et son sens de l'organisation, elle contribue directement à la fluidité des horaires, à la satisfaction des clients et à la cohésion de l'équipe.

Responsabilités principales

1. Gestion des horaires et de la logistique

· Planifier, coordonner et assurer le suivi des horaires des adjointes administratives et des thérapeutes.

· Gérer les demandes de vacances et s'assurer de la couverture adéquate des plages horaires du secrétariat.

· S'assurer de l'optimisation de l'horaire de l'ensemble des thérapeutes.

· Être disponible pour intervenir en cas d'imprévus ou d'absences de dernière minute (entre 7h30 et 21h, du lundi au vendredi).

· Veiller à la cohérence et au bon fonctionnement global des horaires pour maintenir la qualité du service.

2. Soutien administratif et financier

· Être responsable de l'ensemble des paiements liés au secrétariat et aux thérapeutes.

· Tenir à jour l'inventaire et effectuer les commandes hebdomadaires de fournitures.

· Communiquer avec les fournisseurs, faire des demandes de soumissions et assurer le suivi des commandes et/ou des projets.

3. Gestion du secrétariat et amélioration continue

· Mettre à jour et améliorer les procédures du secrétariat afin d'accroître l'efficacité opérationnelle.

· Organiser les points hebdomadaires avec l'équipe du secrétariat et assurer la mise en application des améliorations identifiées.

· Gérer les priorités selon les besoins et urgences du service.

· Superviser les adjointes : affichage des postes, entrevues, réunions annuelles et révisions salariales.

4. Expérience client et image de la clinique

· Maintenir une ambiance accueillante et professionnelle au secrétariat pour favoriser une expérience client positive.

· S'assurer que les espaces (garde-robes, matériel, fournitures) soient toujours bien approvisionnés.

· S'assurer du suivi des commentaires des clients via InputKit et Google et apporter les mesures appropriées au besoin à l'interne.

· Gérer de façon proactive les situations impliquant des clients insatisfaits ou des commentaires à traiter.

Profil recherché

· Excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.

· Esprit d'initiative et autonomie dans la prise de décision.

· Leadership positif et aptitude à mobiliser une petite équipe.

· Grande proactivité et orienté sur l'amélioration continue.

· Sens du service à la clientèle et de la qualité d'expérience.

· Disponibilité et flexibilité pour répondre aux besoins opérationnels.

Conditions et horaire

· Poste à temps plein, du lundi au vendredi.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : à partir de 30,00$ par heure

Lieu du poste : En présentiel