Project Officer, International Services

SUMMARY

The Project Officer supports the effective implementation of programs and projects across the organization. This role involves coordinating with various internal and external teams, ensuring compliance with organizational policies, and driving the achievement of overall program goals and objectives.

Reporting to the Program Manager, the Project Officer (PO) works collaboratively with other Catalyste+ team members to support the full program management cycle, including program implementation, Catalyste+ Advisor (CA) assignments, Monitoring and Evaluation and Learning (MEL) and financial management. A key responsibility is to ensure all program activities and reports are delivered to a high standard, complying with organizational policies and making the most effective and efficient use of program resources. The PO works closely with program staff, CAs, and In-Country Team (ICT) members in the day-to-day delivery of assignments and performs other ad hoc duties as required.

As of January 1, 2026, this position will report to the office one (1) day per week. As of April 1, 2026, the position will report in two (2) days per week. This position is based out of Toronto or Montreal. 

KEY RESPONSIBILITIES:

Program Coordination

• Review requests — including assignments, Innovation Microfunds (IMF), and any other submissions — to ensure completeness, clarity, and alignment with sector strategies, program objectives, and organizational policies, and liaise with relevant teams to address questions or request additional information.
• Coordinate with other teams to ensure all program implementation documents — including funding agreements, MEL forms, IMF documents, expense reports, and other relevant documentation — are complete, accurate, up-to-date and filed properly according to organizational policies.
• Collaborate in the preparation of program-level documents — including annual work plans and reports, communication materials, program briefings, presentations, and other relevant reports or content — for donors or organizational purposes, as requested by the Program Manager.
• Collaborate with other teams to organize or participate in joint activities, maintain effective working relationships, recommend improvements to processes, and operations, enhancing the overall effectiveness of the program.
• Schedule and coordinate program meetings, workshops, international meetings, and conferences with partners and any other stakeholders; prepare background material and agendas, provides logistical support, and document discussions, decisions, and action items to ensure meetings are effective and well documented.

Knowledge Management

• Participate in program assessment discussions, analyze program outcomes to support team learning discussions, and guide improvements for future programming. Compile project results, outputs and lessons learned for wider dissemination within and outside Catalyste+.
• Work collaboratively with the MEL team to create impact stories. 
• Review project and program materials and prepare synthesis documents summarizing key information, results, success stories, decisions, and recommendations for team discussions.
• Research specific topics of interest to the program to enrich the knowledge of team members and to move the program forward. Play a key role in applying the Catalyste+ learning agenda within the MEL team, including: sharing program successes and information; integrating team-based learning; preparing required reports based on lessons learned; and collaborating with the MEL team to produce impact stories that highlight program outcomes and achievements. 

Support for Project Development

• Assist in the preparation of concept notes and proposals to external funders and provides periodic program updates, as needed
• Collect and analyze information from diverse sources to enhance the quality, relevance, and impact of our proposals.
• Assist in the design of evaluation plans.
• Support the design of the evaluation framework to measure program expected results.

Marketing

• In collaboration with the Marketing team and other Catalyste+ staff, assist in the drafting and editing of reports, special papers, newsletter articles and other documents for publication or presentation. Coordinate with the Marketing team and in-country teams to identify and organize marketing materials needed to support program implementation
• In collaboration with the Marketing team, prepare and/or coordinate written, graphic, and visual materials, as well as social media content for public presentation/dissemination (for networking, public relations or revenue generation).
• Support Catalyste+'s participation in activities and engagements — virtual or in person — by providing requested information and preparing briefing notes on program outputs for any audience, including technical, academic, policy, or general public stakeholders.

General Administration

• Follow up on the program's pipeline of activities throughout the year, including tracking of allocation targets
• Act as the program's document gatekeeper, ensuring key documents are organized, available, and accessible
• Leverage tools and applications (e.g. QuickBase), to retrieve and aggregate project information in support of the program's reporting requirements

KNOWLEDGE AND SKILL REQUIREMENTS

• University degree in International Development and related field or 1-3 years of relevant experience in international or administrative programs;
• Proficiency (speaking, listening, reading, and writing) in French and English is required;
• Experience working with volunteers in the not-for-profit sector is an asset;
• Strong interpersonal, intercultural communication, and analytical skills;
• Demonstrated strong team collaboration skills, working effectively with diverse teams across different countries and departments.
• Culturally sensitive and capable of preserving confidential or sensitive information
• Ability to readily adapt to change, multi-task, coordinate, and prioritize day-to-day workload to meet tight timelines;
• Ability to manage high volumes of emails, calls, and data management;
• Ability to work proactively and independently;
• Proficient in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and database management
• Comfortable using digital collaboration tools and learning new applications as needed.

TOTAL COMPENSATION

The salary range for this position is $55,000 - $65,000, commensurate with experience.

At Catalyste+, we believe in a people-first approach to compensation, offering more than just a competitive salary.  Our total rewards package ensures our team members are supported while doing rewarding and meaningful work.  It includes:

• Comprehensive Health Benefits plan
• Employer-matched pension plan
• General time-off policies; vacation and sick leave
• Holiday office closure
• Mental Health & Wellness Programs
• Mentorship program
• Internal training & development events
• Innovative, collaborative, diverse & inclusive work environment

Application deadline: Friday, December 5, 2025

Catalyste+ is an employer who subscribes to the principle of equal access to employment.

We thank all applicants for their interest, but only those selected for an interview will be contacted.

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RÉSUMÉ

Le chargé de projet soutient la mise en œuvre efficace des programmes et des projets dans l'ensemble de l'organisation. Ce rôle implique la coordination avec diverses équipes internes et externes, la garantie du respect des politiques organisationnelles et la promotion de la réalisation des buts et objectifs généraux du programme.

Sous la responsabilité du gestionnaire de programme, le chargé de projet (CP) travaille en collaboration avec les autres membres de l'équipe Catalyste+ afin de soutenir l'ensemble du cycle de gestion du programme, y compris la mise en œuvre du programme, les missions des conseillers Catalyste+ (CA), le suivi, l'évaluation et l'apprentissage (MEL) et la gestion financière. L'une de ses principales responsabilités consiste à veiller à ce que toutes les activités et tous les rapports du programme soient réalisés selon des normes élevées, conformément aux politiques de l'organisation et en utilisant les ressources du programme de la manière la plus efficace et la plus efficiente possible. Le PO travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme, les CA et les membres de l'équipe nationale (ICT) dans le cadre de l'exécution quotidienne des missions et accomplit d'autres tâches ponctuelles selon les besoins.

À compter du 1er janvier 2026, le titulaire de ce poste se présentera au bureau un (1) jour par semaine. À compter du 1er avril 2026, il se présentera deux (2) jours par semaine. Ce poste est basé à Toronto ou à Montréal.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Coordination du programme

• Examiner les demandes, y compris les missions des CC, le micro-fonds d'innovation (IMF) et toutes autres requêtes, afin de s'assurer qu'elles sont complètes, claires et conformes aux stratégies sectorielles, aux objectifs du programme et aux politiques organisationnelles, et assurer la liaison avec les équipes pays concernées pour répondre aux questions ou demander des informations supplémentaires.
• Coordonner avec d'autres équipes afin de s'assurer que tous les documents relatifs à la mise en œuvre du programme — y compris les accords de financement, les formulaires SEA, les documents d'IMF, les rapports de dépenses et autres documents pertinents — sont complets, conformes, à jour et classés correctement conformément aux politiques de l'organisation.
• Collaborer à la préparation des documents relatifs au programme, y compris les plans de travail et rapports annuels, les supports de communication, les briefings sur le programme, les présentations et autres rapports ou contenus pertinents, à l'intention des bailleurs ou à des fins organisationnelles, à la demande du responsable du programme.
• Collaborer avec d'autres équipes pour organiser ou participer à des activités conjointes, maintenir des relations de travail efficaces, recommander des améliorations aux processus et aux opérations, et renforcer l'efficacité globale du programme.
• Planifier et coordonner les réunions, ateliers, réunions internationales et conférences avec les partenaires et toutes autres parties prenantes ; préparer les documents de référence et les ordres du jour, fournir un soutien logistique et documenter les discussions, les décisions et les mesures à prendre afin de garantir l'efficacité et la bonne documentation des réunions.

Gestion de l'apprentissage

• Participer aux discussions sur l'évaluation des programmes, analyser les résultats des programmes afin d'améliorer l'apprentissage des équipes et d'intégrer les enseignements tirés dans les programmes futurs. Compiler les résultats des programmes , les réalisations et les enseignements tirés afin de les diffuser plus largement au sein et en dehors de Catalyste+.
• Travailler en collaboration avec l'équipe SEA pour créer des récits d'impact. 
• Examiner les documents relatifs au projet et au programme et préparer des documents de synthèse résumant les informations clés, les résultats, les réussites, les décisions et les recommandations pour les discussions avec les équipes.
• Rechercher des sujets spécifiques présentant un intérêt pour les programmes afin d'enrichir les connaissances des membres des équipes et de faire avancer les programmes. Jouer un rôle clé dans l'application des enseignements tirés des programmes de Catalyste+ au sein de l'équipe SEA, notamment en partageant les réussites et les informations relatives au programme, en intégrant l'apprentissage en équipe, en préparant les rapports requis sur la base des enseignements tirés et en collaborant avec l'équipe SEA pour produire des témoignages d'impact qui mettent en évidence les résultats et les réalisations des programmes. 

Soutien au développement du portefeuille de projets

• Aider à préparer des notes conceptuelles et des propositions à l'intention des bailleurs de fonds  et fournir des mises à jour périodiques sur le programme, selon les besoins
• Collecter des informations et analyser les données provenant de diverses sources afin d'améliorer la qualité, la pertinence et l'impact de nos propositions.
• Aider à concevoir des plans d'évaluation.
• Soutenir la conception du cadre d'évaluation afin de mesurer les résultats attendus du programme.

Marketing

• En collaboration avec l'équipe marketing et d'autres membres du personnel de Catalyste+, aider à rédiger et à réviser des rapports, des documents spéciaux, des articles pour la newsletter et d'autres documents destinés à être publiés ou présentés. Coordonner avec l'équipe marketing et les équipes pays afin d'identifier et d'organiser le matériel marketing nécessaire à la mise en œuvre du programme.
• En collaboration avec l'équipe marketing, préparer et/ou coordonner les supports écrits, graphiques et visuels, ainsi que le contenu des réseaux sociaux destinés à être présentés/diffusés au public (à des fins de réseautage, de relations publiques ou de levée de fonds).
• Soutenir la participation de Catalyste+ à des activités et des engagements — virtuels ou en personne — en fournissant les informations demandées et en préparant des notes d'information sur les résultats des programmes pour tout public, y compris les parties prenantes techniques, universitaires, politiques ou le grand public.

Administration générale

• Assurer le suivi des activités des programmes tout au long de l'année, y compris le suivi des objectifs d'allocation.
• Assurer une bonne sauvegarde des documents des programmes, en veillant à ce que les documents clés soient organisés, disponibles et accessibles.
• Utiliser les outils et applications (par exemple QuickBase) pour récupérer et agréger les informations relatives aux projets afin de répondre aux exigences du programme en matière de rapports.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES

• Diplôme universitaire en développement international ou dans un domaine connexe, ou 1 à 3 années d'expérience pertinente dans des programmes internationaux ou administratifs
• Maîtrise (expression orale, compréhension orale, lecture et écriture) du français et de l'anglais requise ;
• Une expérience de travail avec des bénévoles dans le secteur à but non lucratif est un atout ;
• Solides compétences interpersonnelles, interculturelles, en communication et en analyse ;
• Capacité avérée à collaborer efficacement au sein d'équipes diverses dans différents pays et départements.
• Sensibilité culturelle et capacité à préserver les informations confidentielles ou sensibles
• Capacité à s'adapter rapidement au changement, à mener plusieurs tâches de front, à coordonner et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne afin de respecter des délais serrés ;
• Capacité à gérer un volume important d'e-mails, d'appels et de données ;
• Capacité à travailler de manière proactive et autonome ;
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et des de gestion de bases de données
• A l'aise avec les outils de collaboration numérique et capable d'apprendre à utiliser de nouvelles applications si nécessaire.

RÉMUNÉRATION TOTALE

La fourchette salariale pour ce poste est de $ à $, selon l'expérience.

Chez Catalyste+, nous misons sur une approche de rémunération axée sur l'humain, offrant bien plus qu'un salaire compétitif. Notre programme de rémunération globale garantit à nos collaborateurs un accompagnement personnalisé et enrichissant. Il comprend :

• Un régime complet d'assurance maladie
• Un régime de retraite à cotisations patronales
• Des congés annuels et des congés maladie
• Fermeture des bureaux pendant les fêtes
  
• Programmes de santé mentale et de bien-être
• Programme de mentorat
• Formations et événements de développement internes
• Un environnement de travail innovant, collaboratif, diversifié et inclusif

Date limite de dépôt des candidatures : Vendredi 5 décembre 2025

Catalyste+ est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées.