Buyer & Customer Support

ACHETEUR(SE) ET SUPPORT CLIENT

À PROPOS

Relevant du directeur général et travaillant en étroite collaboration avec le directeur technique, l'acheteur et le soutien à la clientèle sont chargés de coordonner les commandes des fournisseurs, de maintenir l'exactitude des données ERP et d'assurer une communication réactive avec les clients.

Le rôle se concentre sur la gestion des relations avec les fournisseurs, le suivi des livraisons et le soutien de l'équipe d'exploitation pour s'assurer que les produits et les informations circulent sans problème entre la production, la logistique et les clients.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET RELATIONS FOURNISSEURS

· Identifier, évaluer et développer des relations avec les fournisseurs stratégiques

· Négocier les prix, conditions de paiement et délais de livraison pour optimiser les coûts

· Passer les commandes d'achat en respectant les budgets et les besoins identifies

· Effectuer le suivi rigoureux des commandes fournisseurs et assurer le respect des délais

· Gérer les réclamations, retours et problèmes de qualité avec les fournisseurs

· Évaluer régulièrement la performance des fournisseurs (qualité, délais, service)

· Rechercher activement de nouvelles sources d'approvisionnement pour améliorer la compétitivité

GESTION DES STOCKS ET PLANIFICATION

· Maintenir les niveaux d'inventaire optimaux pour éviter les ruptures de stock

· Analyser les tendances de consommation et prévoir les besoins d'approvisionnement

· Identifier les articles à rotation lente et proposer des solutions

· Coordonner avec l'équipe des opérations afin d'anticiper les besoins liés aux projets clients

· Mettre à jour les données d'inventaire dans le système ERP avec precision

· Appuyer l'équipe sur place lors des inventaires physiques en veillant à l'exactitude des données dans le système ERP et des dossiers des fournisseurs.

SUPPORT CLIENT DE PREMIÈRE LIGNE

· Répondre aux demandes clients entrantes par courriel, téléphone et portails (objectif : moins de 4 heures ouvrables)

· Fournir des informations sur la disponibilité des produits, délais et tariffs

· Traiter les questions de base concernant les spécifications et la compatibilité des produits

· Escalader les demandes techniques complexes au Coordonnateur ou à l'ingénierie

· Effectuer le suivi proactif de la satisfaction client et recueillir les commentaires

· Résoudre les problèmes clients liés aux commandes, livraisons ou produits

COORDINATION OPÉRATIONNELLE

· Servir de point de liaison entre les fournisseurs, le Directeur Générale et l'équipe d'opération/ logistique

· Coordonner les réceptions de marchandises et vérifier la conformité des livraisons

· Assurer la communication fluide des délais d'approvisionnement à l'équipe commerciale

· Participer à la résolution rapide des problèmes affectant la satisfaction client

· Contribuer à l'optimisation des processus d'achat et de service client

GESTION DES DONNÉES ET REPORTING

· Maintenir à jour les dossiers fournisseurs et les catalogues produits dans l'ERP

· Documenter toutes les interactions clients dans le CRM avec precision

· Préparer des rapports sur les achats, les économies réalisées et la performance fournisseurs

· Analyser les coûts d'achat et identifier des opportunités d'optimisation

· S'assurer que tous les enregistrements respectent les exigences réglementaires et qualité

COMPÉTENCES REQUISES

COMPÉTENCES TECHNIQUES

· DEC en administration, gestion des approvisionnements, commerce ou expérience équivalente

· Maîtrise des outils bureautiques MS Office (Excel avancé, Word, Outlook)

· Expérience avec les systèmes CRM/ERP (Odoo, NetSuite, SAP ou similaires) un atout majeur

· Connaissance des processus d'achat, de négociation et de gestion des stocks

· Capacité à analyser des données et créer des rapports pertinents

· Connaissance de base des spécifications techniques (électronique, télécoms) un atout

APTITUDES PERSONNELLES

· Excellentes compétences en négociation et capacité à établir des relations gagnant-gagnant

· Orientation service client marquée avec empathie et réactivité

· Capacité d'analyse et esprit critique pour évaluer les fournisseurs et les coûts

· Organisation rigoureuse et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

· Communication claire et professionnelle (écrite et orale)

· Proactivité dans l'identification de solutions et d'opportunités

· Résistance au stress et capacité à respecter les délais sous pression

· Esprit collaboratif et capacité à travailler en équipe

· Discrétion et intégrité dans la gestion des informations commerciales sensibles

· Curiosité technique et désir authentique d'apprendre les aspects techniques des antennes RF

· Aptitude à l'apprentissage continu et volonté de développer son expertise produit

LANGUES

· Maîtrise du français (oral et écrit)

· Anglais professionnel requis pour communiquer avec les fournisseurs internationaux et certains clients

EXPÉRIENCE RECHERCHÉE

· 2 à 4 ans d'expérience en approvisionnement, achats ou gestion de la chaîne d'approvisionnement

· Expérience en service client ou support commercial un atout important

· Expérience en environnement B2B dans un secteur technique (électronique, télécoms) fortement appréciée

· Expérience en négociation avec des fournisseurs internationaux un atout

INDICATEURS DE SUCCÈS

PERFORMANCE EN APPROVISIONNEMENT

· Maintien d'un taux de disponibilité des produits supérieur à 95% Réduction des coûts d'achat d'au moins 5% annuellement par la négociation

· Réduction des coûts d'achat d'au moins 5% annuellement par la négociation

· 95% des commandes fournisseurs livrées dans les délais convenus

· Score de performance fournisseurs maintenu au-dessus de 4/5

EXCELLENCE DU SERVICE CLIENT

· 90% des demandes clients répondues en moins de 4 heures ouvrables

· Score de satisfaction client supérieur à 4,5/5

· Résolution de 70% des demandes de première ligne sans escalade (augmentation progressive avec la montée en compétences techniques)

· Aucune rupture de stock impactant négativement un client majeur

· Recommandations produits pertinentes et précises basées sur les besoins clients

EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE

· Maintien d'un taux de précision des données ERP/CRM supérieur à 98%

· Rotation des stocks optimisée avec réduction des articles obsoletes

· Documentation complète et à jour de toutes les interactions (clients et fournisseurs)

AMÉLIORATION CONTINUE

· Identification et intégration d'au moins 2 nouveaux fournisseurs compétitifs par année

· Proposition d'au moins 1 amélioration de processus d'achat ou de service par trimester

· Feedback positif constant du Coordonnateur et de l'équipe sur la qualité du support

· Progression mesurable dans la maîtrise technique des produits (évaluée trimestriellement)

· Contribution active à l'amélioration de la documentation technique accessible aux clients

IMPACT SUR L'ENTREPRISE

· Contribution à l'optimisation des coûts et de la rentabilité

· Renforcement de la réputation TrueRC pour sa fiabilité et sa réactivité

· Aucune plainte liée à des problèmes d'approvisionnement ou de disponibilité

BUYER AND CUSTOMER SUPPORT

ABOUT

Reporting to the General Manager and working closely with the CTO, the Buyer and Customer Support is responsible for coordinating supplier orders, maintaining ERP data accuracy, and ensuring responsive communication with customers.

The role focuses on managing supplier relationships, following up on deliveries, and supporting the operations team to ensure products and information flow smoothly between production, logistics, and customers.

MAIN RESPONSIBILITIES

SUPPLY MANAGEMENT AND SUPPLIER RELATIONS

· Identify, evaluate and develop relationships with strategic suppliers

· Negotiate prices, payment terms and delivery times to optimize costs

· Place purchase orders in accordance with budgets and identified needs

· Carry out rigorous monitoring of supplier orders and ensure that deadlines are met

· Manage complaints, returns and quality issues with suppliers

· Regularly evaluate supplier performance (quality, deadlines, service)

· Actively seek new sources of supply to improve competitiveness

INVENTORY MANAGEMENT AND PLANNING

· Maintain optimal inventory levels to avoid stockouts

· Analyze consumption trends and forecast supply needs

· Identify slow-moving items and propose solutions

· Coordinate with the Operations team to anticipate needs related to client projects.

· Update inventory data in the ERP system accurately

· Support the on-site team during physical inventories by ensuring ERP data and supplier records are accurate.

FRONT LINE CUSTOMER SUPPORT

· Respond to incoming customer inquiries via email, phone and portals (target: less than 4 business hours)

· Provide information on product availability, lead times and prices

· Address basic questions regarding product specifications and compatibility

· Escalate complex technical requests to the CTO (Engineering).

· Proactively monitor customer satisfaction and collect feedback

· Resolve customer issues related to orders, deliveries or products

OPERATIONAL COORDINATION

· Serve as a liaison between suppliers, the General Manager, and the operations/logistics teams.

· Coordinate the receipt of goods and verify the conformity of deliveries

· Ensure smooth communication of supply lead times to the sales team

· Participate in the rapid resolution of problems affecting customer satisfaction

· Contribute to the optimization of purchasing and customer service processes

DATA MANAGEMENT AND REPORTING

· Maintain supplier files and product catalogs in the ERP

· Document all customer interactions in CRM accurately

· Prepare reports on purchasing, savings and supplier performance

· Analyze purchasing costs and identify optimization opportunities

· Ensure that all recordings meet regulatory and quality requirements

REQUIRED SKILLS

TECHNICAL SKILLS

· DEC in administration, supply management, commerce or equivalent experience

· Proficiency in MS Office tools (advanced Excel, Word, Outlook)

· Experience with CRM/ERP systems (Odoo, NetSuite, SAP or similar) a major asset

· Knowledge of purchasing, negotiation and inventory management processes

· Ability to analyze data and create relevant reports

· Basic knowledge of technical specifications (electronics, telecoms) an asset

PERSONAL SKILLS

· Excellent negotiation skills and ability to build win-win relationships

· Customer service orientation marked with empathy and responsiveness

· Analytical skills and critical thinking to evaluate suppliers and costs

· Rigorous organization and ability to manage multiple files simultaneously

· Clear and professional communication (written and oral)

· Proactivity in identifying solutions and opportunities

· Resistance to stress and ability to meet deadlines under pressure

· Collaborative spirit and ability to work in a team

· Discretion and integrity in the management of sensitive business information

· Technical curiosity and a genuine desire to learn the technical aspects of RF antennas

· Ability to continuously learn and willingness to develop product expertise

LANGUAGES

· Fluency in French (oral and written)

· Professional English required to communicate with international suppliers and some clients

EXPERIENCE WANTED

· 2-4 years of experience in procurement, purchasing or supply chain management

· Experience in customer service or sales support is a strong asset.

· Experience in a B2B environment in a technical sector (electronics, telecoms) highly appreciated

· Experience in negotiating with international suppliers an asset

SUCCESS INDICATORS

PROCUREMENT PERFORMANCE

· Maintaining a product availability rate above 95% Reduction of purchasing costs by at least 5% annually through negotiation

· Reduction of purchasing costs by at least 5% annually through negotiation

· 95% of supplier orders delivered within the agreed timeframe

· Supplier performance score maintained above 4/5

CUSTOMER SERVICE EXCELLENCE

· 90% of customer requests responded to within 4 business hours

· Customer satisfaction score above 4.5/5

· Resolution of 70% of first-line requests without escalation (progressive increase with increased technical skills)

· No stock shortages negatively impacting a major customer

· Relevant and accurate product recommendations based on customer needs

OPERATIONAL EFFICIENCY

· Maintaining an ERP/CRM data accuracy rate above 98%

· Optimized inventory rotation with reduction of obsolete items

· Complete and up-to-date documentation of all interactions (customers and suppliers)

CONTINUOUS IMPROVEMENT

· Identification and integration of at least 2 new competitive suppliers per year

· Proposal of at least 1 purchasing or service process improvement per quarter

· Constant positive feedback from the Coordinator and the team on the quality of support

· Measurable progress in technical mastery of products (assessed quarterly)

· Active contribution to improving technical documentation accessible to customers

IMPACT ON THE COMPANY

· Contribution to cost and profitability optimization

· Strengthening TrueRC's reputation for reliability and responsiveness

· No complaints related to supply or availability issues

Job Type: Full-time

Pay: $60,000.00-$75,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Company events
• On-site parking

Work Location: In person