Junior Technical Assistant

Overview

We are seeking a detail-oriented and highly organized Technical Assistant to support our office operations. This role involves providing administrative support, managing communication channels, and assisting with various clerical and customer service tasks. The ideal candidate will possess strong computer literacy, excellent organizational skills, and the ability to multitask efficiently in a fast-paced environment. Bilingual abilities are a must, as well as experience with office management and customer support functions. This position offers an opportunity to work in a professional setting where attention to detail and proactive problem-solving are valued.

Duties

• Perform data entry, filing, and proofreading to ensure accuracy of documents and records. Creating purchase orders for projects
• Use Microsoft Office Suite, Google Workspace, and other office management tools for daily tasks such as calendar management, document creation, and correspondence
• Support bookkeeping by keeping track of employee hours spent on projects
• Assist with customer service inquiries via phone, email, or in person, providing excellent support and support documentation
• Coordinate appointments, schedule meetings, and manage calendars for staff or executives
• Handle administrative responsibilities such as filing, organizing office supplies, and maintaining office cleanliness
• Provide personal assistant support as needed to executives or team members

Experience

• Prior office management or administrative experience preferred
• Strong computer skills including proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar), and data entry software
• Experience with QuickBooks or bookkeeping is advantageous
• Excellent organizational skills with the ability to prioritize tasks effectively
• Bilingual communication skills are a must for supporting diverse clients or staff
• Previous roles in clerical positions demonstrating professionalism and strong communication skills
• Familiarity with front desk operations, multi-line phone systems, and office procedures is highly desirable
• Personal assistant experience background will be considered an asset

This position is ideal for a proactive individual who thrives in an administrative environment and is eager to contribute to the smooth operation of our office.

Aperçu du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Technique rigoureux(se), très organisé(e) et orienté(e) détail pour soutenir les opérations de notre bureau. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, gérer les canaux de communication et assister dans diverses tâches administratives et de service client. Le/la candidat(e) idéal(e) possède une excellente maîtrise de l'informatique, de solides compétences organisationnelles et la capacité à gérer plusieurs tâches efficacement dans un environnement dynamique. La maîtrise de deux langues est indispensable, tout comme une expérience en gestion de bureau et en support client. Ce poste offre l'opportunité d'évoluer dans un cadre professionnel où le sens du détail et la résolution proactive de problèmes sont hautement valorisés.

Missions principales

• Effectuer la saisie de données, le classement et la relecture afin de garantir l'exactitude des documents et des dossiers. Créer des bons de commande pour les projets.
• Utiliser la suite Microsoft Office, Google Workspace et d'autres outils de gestion de bureau pour les tâches quotidiennes : gestion d'agenda, création de documents, correspondance, etc.
• Participer à la tenue de la comptabilité en suivant les heures passées par les employés sur les projets.
• Répondre aux demandes de service client par téléphone, e-mail ou en personne, en offrant un support de qualité et en produisant les documents nécessaires.
• Coordonner les rendez-vous, planifier les réunions et gérer les agendas du personnel ou des dirigeants.
• Assurer les tâches administratives courantes : classement, organisation des fournitures de bureau, maintien de la propreté des locaux.
• Fournir un soutien d'assistant(e) personnel(le) aux dirigeants ou aux membres de l'équipe selon les besoins.

Profil recherché

• Expérience préalable en gestion de bureau ou en assistance administrative souhaitée.
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar) et logiciels de saisie de données.
• Une expérience avec QuickBooks ou en comptabilité est un atout apprécié.
• Très bonnes capacités d'organisation et de priorisation des tâches.
• Maîtrise obligatoire de deux langues (bilinguisme) pour accompagner une clientèle ou une équipe diversifiée.
• Expérience antérieure dans des postes administratifs démontrant professionnalisme et excellentes compétences en communication.
• La connaissance des opérations d'accueil, des standardistes multi-lignes et des procédures de bureau est fortement souhaitée.
• Une expérience en tant qu'assistant(e) personnel(le) sera considérée comme un avantage supplémentaire.

Ce poste convient parfaitement à une personne proactive qui s'épanouit dans un environnement administratif et qui souhaite contribuer au bon fonctionnement de notre bureau au quotidien.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $20.00-$28.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

• Casual dress
• Mileage reimbursement
• On-site parking

Work Location: In person