Spécialiste en procédés administratifs

Job Description

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement.

C'est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l'engagement de près de personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux-être de toute la population.

Nous croyons que c'est par la collaboration, l'engagement, le respect, la bienveillance et l'excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c'est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l'innovation et l'amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Sommaire de la fonction

Le/la spécialiste en procédés administratifs (SPA) au sien de la direction générale de la logistique et de l'excellence opérationnelle de la VPALI contribue activement à l'amélioration continue, à la performance et à la transformation des services logistiques et de transport à l'échelle du réseau de la santé.

Dans un rôle généraliste, il/elle agit autant sur la logistique de proximité (réapprovisionnement, magasins, 30 derniers mètres, flux internes) que sur le transport (transport des biens, transport des usagers, optimisation des flottes, intégration des pôles logistiques).

Le/la spécialiste en procédés administratifs travaille avec les divers intervenants de la chaîne logistique, tant à Santé Québec qu'en établissement, afin d'optimiser les processus et les systèmes de la chaîne logistique.

Il/elle met en place des solutions permettant :

• D'améliorer la performance opérationnelle;
• D'uniformiser les pratiques provinciales;
• De soutenir les projets stratégiques de transport et logistique;
• D'appuyer la transformation numérique (ERP, WMS, TMS, SIFA);
• D'assurer une gestion rigoureuse des indicateurs, tableaux de bord et données essentielles à la prise de décision.

Il/elle est responsable de planifier et de mener à bien les différents mandats et projets qui lui sont assignés et il doit agir comme expert-conseil dans son champ d'expertise.

Il/elle est responsable de la gestion et de l'exploitation des données en vue de développer et de suivre des indicateurs logistiques à l'échelle provinciale.

Il/elle devra être en mesure d'identifier les besoins fonctionnels des systèmes dans son secteur d'activité et de travailler en collaboration avec ses collègues de la Direction générale transformation numérique et amélioration continue (DGTNAC) afin d'identifier les améliorations potentielles aux systèmes et les mettre en application.

De manière plus spécifique, les principaux champs d'action sont les suivants :

Indicateurs de performance et intelligence d'affaires

• Gérer, analyser et exploiter les données logistiques et de transport.
• Développer, maintenir et améliorer des indicateurs de performance provinciaux :

- Logistique de proximité (stocks, ruptures, distribution interne, réapprovisionnement);

- Transport (coûts, ponctualité, qualité de service, utilisation de la flotte, temps de réponse).

- Assurer l'uniformité et l'intégrité des données en collaboration avec la DGTNAC.

- Contribuer au développement de tableaux de bord (Power BI) pour le pilotage provincial.

Optimiser les processus logistiques et de transport

• Identifier les opportunités d'amélioration créatrice de valeur autant en logistique qu'en transport.
• Cartographier, analyser et optimiser les processus clés :

- Réapprovisionnement unitaire / magasins / livraisons internes;

- Chaînes logistiques pour les SAD et les installations;

- Flux de biens intersites;

- Transport des usagers et coordination des déplacements

- Fonctionnement des pôles logistiques.

• Proposer et implémenter des solutions durables, standardisées et alignées sur les meilleures pratiques.
• Accompagner les établissements dans le déploiement et l'adhésion au nouveau modèle opérationnel.

Mettre en place les meilleures pratiques logistiques

• Identifier, documenter et diffuser les meilleures pratiques du réseau et d'autres industries.
• Supporter la standardisation provinciale (processus, outils, formulaires, gabarits, rôles et responsabilités).
• Participer à l'harmonisation des pratiques logistiques dans le cadre des projets :

- Pôles logistiques provinciaux;

- Optimisation du transport des biens;

- Standardisation du 30 derniers mètres;

- Gestion de flotte et transport des usagers.

Supporter la transformation numérique (en collaboration avec la DGTNAC)

• Supporter la définition des besoins fonctionnels au niveau des systèmes
• Supporter le déploiement de SIFA dans son champ d'expertise

Collaboration et accompagnement du réseau

• Accompagner les équipes locales et régionales dans la transformation logistique et transport.
• Agir comme personne-ressource pour les problématiques opérationnelles soulevées par les établissements.
• Animer des groupes de travail, ateliers d'amélioration continue et communautés de partage.
• Contribuer à instaurer une culture de performance et d'amélioration continue dans les équipes.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l'évolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

• Détenir un BAC en administration des affaires (BAA) en logistique, en génie industriel ou dans une autre discipline universitaire appropriée.
• Minimum de trois ans en logistique, transport, gestion des opérations ou optimisation de processus.
• Expérience en milieu hospitalier ou en chaîne logistiques complexe : un atout
• Connaitre les fonctionnalités de la suite office, PowerBI et PowerAutomate;
• Connaissance des systèmes logistiques (ERP, WMS, TMS), un atout
• Habiletés d'analyse de données et de modélisation
• Aptitudes en animation d'ateliers LEAN, amélioration continue et cartographie de processus
• Maitriser la langue française autant à l'oral qu'à l'écrit. Connaissance de la langue anglaise sera considérée comme un atout
• Détenir un permis de conduire
• Pour l'obtention du poste, vous devez avoir réussi les tests de qualification ci-dessous;

- Excel 70%, Word 70% et test spécifique au secteur et entrevue

Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec.Profil recherché

• Forte capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• Approche collaborative et orientée réseau
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Intérêt marqué pour la transformation, l'innovation et l'optimisation des opérations.
• Polyvalence pour intervenir autant en logistique de proximité qu'en transport.

Autres informations relatives au poste :

Taux horaire: 28.02$ à 51.76$ selon l'expérience.

Statut de l'emploi : Temps complet (35h)

Port d'attache: 2021 rue Union, 10ème étage, Montréal

Lieu de travail: Possibilité d'un mode hybride.

Entrée en fonction: Dès que possible.

Accréditation syndicale: Syndicable non syndiqué (SNS)

MODALITÉS D'INSCRIPTION

Veuillez soumettre votre candidature avant le 17 décembre 2025, à 12 h 00 (HNE) , en cliquant sur le bouton Postuler.

Aux fins de la vérification de votre admissibilité, il est important de préciser chacune de vos expériences de travail pertinentes dans la section Curriculum vitæ de votre dossier personnel et de fournir une lettre de motivation.

Seuls les dossiers complets et reçus avant la date et l'heure limites seront considérés. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, les renseignements contenus dans votre dossier seront examinés et ne pourront être modifiés.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

Pour des renseignements concernant ce poste, veuillez communiquer avec l'équipe de recrutement via l'adresse courriel suivante :

Si vous n'êtes pas en mesure de soumettre votre candidature ou si vous éprouvez des difficultés avec ce site Web, veuillez communiquer avec nous via courriel en y inscrivant le numéro de référence de l'affichage 25-NS-371 et 25-NS-372 en objet.

Santé Québec encourage la diversité et l'égalité en emploi en invitant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les anglophones ainsi que les Autochtones à déposer leur candidature.

AVIS AUX PERSONNES CANDIDATES

Les renseignements et les documents qui concernent les candidates et les candidats ainsi que les travaux du comité sont confidentiels. Par conséquent, la personne doit s'engager à préserver la confidentialité du dépôt de sa candidature et de toute décision prise à l'égard de celle-ci.

LIENS UTILES

Pour plus d'information, vous pouvez consulter la Loi visant à rendre le système de santé et de services sociaux plus efficace et le site de Santé Québec

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