Adjoint administratif, chef du Service

No de demande :
Direction générale : DG des services de protection&d'urgence    
Type d'emploi : 1 poste Permanent à temps plein    
Heures de travail : 35.00 heures par semaine  
Affiliation : Non Union/Non MPE  
Information sur le salaire : $66, $78,027.04 par année (taux de rémunération de 2024)
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest    
Ville : Ottawa, ON 
Catégorie d'emploi : Administration et Services de soutien  
Date limite des candidatures :

Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre

Le titulaire est chargé d'assurer la prestation d'une vaste gamme de services administratifs de soutien confidentiels à l'intention d'un chef/directeur général de direction générale.

Le titulaire agit comme point de contact principal entre les directions générales clientes, les gestionnaires principaux, les principales personnes-ressources externes et les membres du Conseil municipal en donnant une première réponse aux demandes de renseignements courantes et en réacheminant les demandes plus complexes, le cas échéant. Le titulaire a comme tâches et responsabilités la réalisation de recherches et la collecte d'information et de données à l'appui des projets de la direction ou en réponse aux demandes de renseignements des directions générales; la préparation et la révision de rapports; la mise sur pied et la tenue à jour de bases de données et de dossiers sur les projets ainsi que la coordination des processus administratifs. 

Remarque : Il s'agit d'une description de poste générique qui décrit les tâches typiques de cet emploi. Dans le cadre de certains postes, il se peut que le titulaire ne soit pas tenu d'assumer chacune de ces responsabilités, ou qu'il doive exécuter d'autres tâches connexes, en rapport avec le poste, qui lui sont assignées.

Diplôme couronnant deux années d'études dans un collège communautaire en administration des affaires ou en organisation du travail de bureau ou dans un domaine connexe.

Au moins quatre (4) années d'expérience à titre de commis ou d'adjoint administratif

• Dispositions des règlements et des lois touchant la direction;
• Buts, objectifs, politiques et procédures de la direction;
• Procédures opérationnelles et administratives internes et personnes-ressources des divers services de la Ville d'Ottawa;
• Connaissance générale des dispositions de la LAIMPVP;
• Principes et pratiques de la gestion d'un bureau;
• Connaître la tenue et le classement des dossiers de même que les procédures administratives générales;
• Pratiques utilisées pour la gestion des bases de données et des dossiers; 
• Techniques de la vérification d'information et techniques de base de l'analyse statistique;
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d'autres logiciels qu'utilise normalement la Ville;
• Lois applicables en matière de santé et de sécurité, y compris les droits et obligations des travailleurs.    
• Une connaissance générale des systèmes de la paie et financiers de la Ville d'Ottawa ainsi que des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la direction sera considérée comme un atout.

• Faire preuve de souplesse et capacité d'agir en tant que membre d'une équipe et de travailler avec un minimum de supervision;
• Avoir un très bon sens de l'organisation et d'excellentes compétences en gestion du temps permettant de travailler sous pression afin de respecter les échéances serrées, d'établir les priorités, de résoudre les problèmes graves et d'exécuter des tâches qui se présentent parfois à l'improviste ou simultanément;
• Faire preuve d'une grande minutie et de précision dans la tenue des dossiers : capacité de créer des tableurs équilibrés et de produire des rapports statistiques;
• Effectuer des recherches générales pour enquêter sur des problèmes et les régler afin d'appuyer les besoins en information des gestionnaires et du personnel, de même que la mise en œuvre des projets;
• Avoir le souci du service à la clientèle : communiquer avec efficacité et tact, par écrit et de vive voix, avec des clients de tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation;
• Recueillir, organiser et résumer des données et de l'information de façon efficace, en mettant en œuvre les politiques et les procédures;
• Faire preuve d'une grande efficacité quant au traitement des questions de nature délicate;
• Faire preuve d'initiative et être en mesure de fixer ses propres priorités de travail;
• Faire preuve de jugement, de tact et d'une grande discrétion;
• Interpréter et expliquer les règles, règlements et politiques;
• Faire preuve de discrétion et respecter la nature confidentielle de l'information;
• Prendre des décisions au sujet des problèmes courants et inhabituels.
• Intégrité, tact et jugement.

Comportements essentiels 

Les comportements essentiels définissent les attentes de la Ville quant aux comportements que les membres du personnel doivent adopter dans l'exercice de leurs fonctions. Ils reflètent la culture et les valeurs de la Ville et guident toutes nos activités présentes et futures. Chaque employé est encouragé à apprendre, incarner et démontrer ces comportements essentiels. 

Passez en revue les Comportements essentiels. 

Compétences en leadership 

La Ville a défini les principales compétences que les dirigeantes et les dirigeants sont censés incarner et démontrer en vue d'amener l'organisme à atteindre ses objectifs stratégiques et, ainsi, de créer une culture organisationnelle qui soutient les membres du personnel, leur permettant ainsi d'exceller, de se perfectionner et de réaliser leur plein potentiel. Ces compétences de leadership ainsi que les comportements connexes doivent être démontrés par les dirigeantes et les dirigeants à tous les niveaux de l'organisme. 

Passez en revue les Compétences en leadership. 

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR

• Exigences linguistiques : Poste désigné bilingue – niveaux de compétence précis: Français: orale, lecture et écriture. Anglais: orale, lecture et écriture. Les personnes qui ne satisfont pas aux exigences linguistiques devront suivre une formation.   
• Au départ, vous pourriez toucher 95 % de votre taux de rémunération initial, conformément à la convention collective.  
• Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d'un rendement satisfaisant et d'aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l'exigence relative aux études requises. 
• Veuillez conserver une copie de l'avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible. 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue. 

La Ville d'Ottawa promeut les principes de la diversité et de l'inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l'Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l'équité en matière d'emploi dans les questions d'auto-identification.

La Ville d'Ottawa offre aux appliquants, sur demande et pendant tout le processus d'embauche, des mesures d'adaptation. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d'adaptation. 

Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez contacter le Centre de service des employés en composant le , poste 12211, ou en envoyant un message à l'adresse esc-