Coordonnateur(trice) de bureau

Job Description

Votre lieu de travail: La Ville de Québec

Le Coordonnateur(trice) de bureau chez GoTo

Chacun de nous est un individu doté de ses propres intérêts, de ses passions et de son vécu. Ensemble, nous formons une équipe diversifiée et soudée qui excelle par la flexibilité et la collaboration. Nous nous aidons mutuellement à vivre au mieux notre vie professionnelle. Pour nous, il n'y a rien de plus motivant. Si cela vous motive aussi, nous serions ravis de faire votre connaissance.

En tant que Coordonnateur(trice) de bureau, tu joueras un rôle clé pour faire vivre la culture à nos employés. Tu seras l' de GoTo au bureau—tu contribueras à créer un environnement convivial, tu veilleras au bon déroulement des activités quotidiennes et tu t'assureras que chaque collègue et visiteur se sente bienvenu. Ce poste est idéal pour quelqu'un qui aime travailler avec les gens, qui apprécie les tâches variées et qui souhaite enrichir une culture d'équipe dynamique et collaborative.

Votre quotidien

En tant que Coordonnateur(trice) de bureau, votre travail inclura les tâches suivantes :

Expérience employés

• Accueillir chaleureusement les visiteurs et employés, et créer une première impression positive au bureau.
• Gérer le bureau de Québec au quotidien afin d'en assurer la fonctionnalité.
• Faciliter la communication entre collègues et agir comme personne-ressource principale pour nos fournisseurs.
• Participer à l'organisation d'événements et d'activités avec le club social et l'équipe de direction.
• Être responsable des commandes de traiteur, d'épicerie et de la préparation des salles de réunion selon les besoins.
• Suivre les budgets alloués pour les activités et pour la gestion du bureau.
• Soutenir l'intégration et le départ des employés : accueil, remise des cartes d'accès, et promotion des activités sociales.
  
  

Soutien administratif & opérationnel

• Coordonner le courrier et les livraisons au quotidien.
• Garder le bureau bien approvisionné et fonctionnel — gérer les fournitures, la papeterie et l'épicerie au besoin.
• Demeurer organisé(e) : suivi des budgets, maintien des communications auprès des fournisseurs.
• Créer des demandes d'achat dans le système, intégrer de nouveaux fournisseurs, assurer les paiements à temps et la communication avec le service des achats lors du processus d'approvisionnement.
  
  

Ce que nous recherchons

En tant que Coordonnateur(trice) de bureau, vous devriez avoir un profil similaire au suivant :

• Être disponible pour travailler au bureau de la ville de Québec 3 jours par semaine (poste à temps partiel, 24 heures).
• Avoir 1 à 2 ans d'expérience en administration de bureau, service à la clientèle ou dans un rôle de soutien similaire.
• Être organisé(e), minutieux(se) et aimer le travail bien fait. Excellente communication, tant en français qu'en anglais (oral et écrit).
• À l'aise avec Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Approche chaleureuse, attitude proactive et positive.
• Capacité à gérer des informations confidentielles avec intégrité et discrétion.
• Autonomie tout en aimant contribuer au sein d'une équipe.
• Flexibilité : prêt(e) à aider où il le faut et possibilité de te déplacer occasionnellement à notre bureau de Montréal.
  
  

Ce que nous offrons

Chez GoTo, nous croyons qu'il est important de soutenir nos employés avec une gamme complète d'avantages conçus pour s'adapter à votre vie, au travail comme ailleurs. Voici seulement quelques-uns des avantages auxquels vous pouvez vous attendre en rejoignant notre équipe :

• Congés et vacances payés généreux, congés pour bénévolat, journées de bien-être personnel trimestrielles et journées sans réunions;
• Programmes pour les employés – dont des groupes de ressources pour les employés (GRE), le programme « GoTo s'implique » et notre programme de jumelage des dons de bienfaisance – permettant d'amplifier votre réseau social et les bienfaits de vos actions.
• Un régime enregistré d'épargne-retraite (REER) pour vous aider à planifier votre avenir.
• Des programmes de remboursement des frais de gym pour favoriser votre bien-être physique.
• Un programme de primes au rendement GoTo pour célébrer votre implication et vos contributions.
• Langue de travail pour les postes situés au Québec
  
  

La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues, les partenaires et les fournisseurs au Québec. Une formation en français est offerte à tout titulaire d'un poste permanent au Québec qui ne possède pas une bonne connaissance du français.

• Autres exigences linguistiques
  
  

La maîtrise de l'anglais est requise pour ce poste afin de communiquer avec les collègues, les clients et les partenaires (ou les fournisseurs) qui sont majoritairement situés à l'extérieur du Québec. Pour les postes en recherche et développement, il est également nécessaire de comprendre la documentation technique et scientifique de notre industrie disponible majoritairement en anglais.

Chez GoTo, vous trouverez la flexibilité, les ressources et le soutien dont vous avez besoin pour vous épanouir au travail, à la maison et partout ailleurs. Vous travaillerez à la réalisation d'un objectif commun avec une équipe ouverte d'esprit et unie dont l'impact est plus grand que la somme de ses parties. Nous nous engageons à créer un espace inclusif pour tous, parce que nous savons que ces perspectives uniques font de nous une entreprise et une communauté plus forte. Joignez-vous à nous pour faire partie d'une entreprise qui investit dans votre avenir. Ensemble, nous serons authentiques, nous verrons grand, nous avancerons rapidement, nous grandirons continuellement et nous maintiendrons notre priorité client. En savoir plus.

Where you'll work: Quebec City

Office Coordinator at GoTo 

We're individuals, each with our interests, passions, and backgrounds. Together, we're a diverse, tight-knit team that thrives on flexibility and collaboration. We enable each other to live our best work lives. To us, it doesn't get much more exciting than that. If that sounds like something that would excite you too, we'd love to meet you.

As our Office Coordinator, you'll play a key role in making our culture a reality. You'll be a key ambassador for our company—elevating our office environment, supporting the smooth running of daily activities, and ensuring every colleague and visitor feels welcome. This is an ideal opportunity for someone who thrives in people-focused roles, enjoys variety, and is eager to contribute to a vibrant, collaborative culture.

Your Day to Day

As an Office Coordinator you would be working :

People Experience 

• Warmly welcome visitors and employees, creating a friendly first impression for everyone who walks through our doors. 
• Manage the Quebec City office on a daily basis. You'll have to make sure the office is welcoming and functional.
• Facilitate effective communication between colleagues, and act as the primary point of contact for suppliers. 
• Help organize events and activities in collaboration with the social club and leadership team.  
• In charge of ordering catering, drinks, and organizing meeting room setups as instructed. 
• Keep track of budgets allocated for activities and office management.   
• Assist with smooth onboarding and offboarding—think greetings, office badge, and advertising social activities. 
  
  

Administrative & Office Support 

• Coordinate daily mail and deliveries ensuring nothing falls through the cracks. 
• Keep our office stocked and running smoothly—manage supplies, stationery, and groceries as needed. 
• Stay organized as you track budgets, support basic record-keeping, lead communications with suppliers. 
• Create purchase requests in the system, onboard new suppliers, ensure timely payments, and coordinate all communications with suppliers and the purchasing department throughout the procurement process.
  
  

What We're Looking For

As an Office Coordinator your background will look like :

• Be available to work from our Quebec City office, 3 days per week (part-time, 24 hours). 
• Have 1-2 years' experience in office administration, customer service, or a similar support role. 
• Organized, detail-oriented, and love keeping things on track. 
• Communicate clearly in English & French (verbal and written). 
• Know your way around Microsoft Office (Excel, Word, Outlook). 
• Approachable, proactive, and bring a can-do attitude. 
• Handle confidential information with integrity and care. 
• Work well independently but enjoy being part of a team. 
• Flexible—ready to help where needed, and comfortable traveling occasionally to our Montreal office. 
  
  

What We Offer

At GoTo, we believe in supporting our employees with a comprehensive range of benefits designed to fit your life—at work and beyond. Here are just some of the benefits and perks you can expect when you join our team:

• Paid time off, paid holidays, volunteer time off, and quarterly self-care days and no meeting days
• Employee programs—including Employee Resource Groups (ERGs), GoTo Gives, and our charitable matching program—to amplify your connection and impact.
• Registered Retirement Savings Plan (RRSP) to help you plan for your future
• Gym reimbursement programs to encourage your physical well-being
• GoTo performance bonus program to celebrate your impact and contributions
• Working language for positions in Quebec
  
  

Knowledge of French is required for permanent positions in Quebec, to enable the incumbent to communicate as needed with colleagues, partners and suppliers in Quebec. French-language courses are offered to any incumbent of a permanent position in Quebec who does not have a good knowledge of French.

• Other language requirements
  
  

Fluency in English is required for this position in order to communicate with colleagues, customers and partners (or suppliers) who are mostly located outside Quebec. For positions in research and development, it is also necessary to understand the technical and scientific documentation of our industry, most of which is available in English.

At GoTo, you'll find the flexibility, resources, and support you need to thrive—at work, at home, and everywhere in between. You'll work towards a shared goal with an open-minded, cohesive team that's greater than the sum of its parts. We're committed to creating an inclusive space for everyone, because we know unique perspectives make us a stronger company and community. Join us and be part of a company that invests in your future, where together we'll Be Real, Think Big, Move Fast, Keep Growing, and stay Customer Obsessed. Learn more.

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