Préposée ou préposé, Formation continue et formation en entreprise

Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application.

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la supervision de la ou du gestionnaire du service à Windsor, la personne occupant ce poste fournit des services de soutien et de registrariat. Elle s'acquitte des responsabilités suivantes pour le secteur de la Formation continue et de la Formation en entreprise. Elle effectue des tâches liées à l'accueil, à la réception et au service à la clientèle et participe aux activités de recrutement. Elle fournit également un appui à la gestion en ce qui a trait aux ressources financières, aux ressources humaines, aux offres de cours, aux relations avec les fournisseurs et partenaires externes, ainsi qu'à la Coopérative Boréal. De plus, elle fournit un appui technique ponctuel au besoin. Finalement, la personne est tenue de prendre connaissance, de comprendre et d'appliquer les diverses politiques, directives et procédures du collège.

Responsabilités :

• Offrir un service à la clientèle exceptionnel; faire preuve de courtoisie en répondant aux questions et en maintenant l'image de marque et le professionnalisme du Collège; aiguiller les personnes étudiantes et la clientèle vers les services appropriés.

• Filtrer les appels, prendre des messages, fixer des rendez-vous, répondre aux demandes de renseignements et effectuer les suivis requis.

• Veiller à ce que les questions qui requièrent une attention immédiate soient soumises à la personne superviseure pour intervention.

• Répondre aux demandes de renseignements qui nécessitent une compréhension approfondie des politiques et procédures.

• Appuyer le recrutement étudiant (p. ex., offrir des renseignements sur les cours, programmes et services, préparer des annonces pour les médias sociaux, assurer les suivis avec la clientèle existante et potentielle).

• Inscrire les personnes étudiantes aux cours liés à l'éducation permanente et assurer les suivis (p. ex., traiter les paiements, préparer les demandes de remboursement).

• Poser des questions et remplir le gabarit approprié lié au placement des personnes étudiantes dans les programmes de formation continue.

• Compiler les données et statistiques requises pour les rapports du service, préparer divers rapports (p. ex., sondages, rapports d'inscriptions).

• Organiser la logistique de l'offre des cours et des programmes liés aux activités d'éducation permanente (p. ex., créer l'offre de cours, préparer les horaires de cours selon les directives reçues, tenir à jour les dossiers étudiants).

• Organiser les systèmes de bureau et les tâches courantes; élaborer des processus concernant la tenue des dossiers.

• Effectuer l'achat des fournitures pédagogiques selon les autorisations reçues et rapprocher les dossiers budgétaires de la division.

• Effectuer la tenue de différents dossiers (p. ex., documents, programmes, rapports, horaires).

• Contrôler les dépenses des programmes et activités conformément aux directives financières du Collège, préparer des prévisions financières et des budgets, compiler des données financières et statistiques diverses et rédiger des rapports.

• Élaborer et recommander des politiques et procédures pour l'administration du secteur.

• Dresser des comptes-rendus; rédiger de la correspondance routinière, des rapports ou des tableaux de données; assurer la qualité et l'exactitude des documents en effectuant des corrections d'épreuves pour vérifier la clarté des textes; corriger les fautes de frappe, la grammaire et la syntaxe; assurer une présentation uniforme; apporter les changements nécessaires ou demander des éclaircissements à l'auteure ou l'auteur avant soumission pour signature.

• Participer à la préparation de plans opérationnels, d'échéanciers et de mandats.

• Participer à des projets au nom du personnel du service et effectuer d'autres tâches connexes.

• Transiger avec les différents secteurs, au besoin (p. ex., Centre d'appui technique, Ressources humaines).

• Former, au besoin, d'autres membres du personnel; coordonner et surveiller leurs activités.

• Assister à des réunions en l'absence de la personne superviseure.

• Fournir aux décideurs des données leur permettant de déterminer la meilleure ligne de conduite

• Accomplir toutes autres tâches connexes assignées par le personnel superviseur.

Exigences :

• Diplôme de deux ans en administration de bureau ou domaine connexe;

• Minimum de quatre ans d'expérience pertinente;

• Maîtrise du français parlé et écrit et bonne connaissance de l'anglais parlé et écrit

• Connaissance des programmes et structures organisationnelles du Collège afin de pouvoir répondre aux demandes de renseignements et comprendre les directives et procédures

• Connaissance des ordinateurs et logiciels connexes (traitement de texte, chiffrier électronique, logiciel de comptabilité)

• Capacités d'organisation et de gestion du temps

• Entregent, diplomatie, initiative

• Compréhension des principes de base de la comptabilité

• Aptitudes marquées pour la résolution de problèmes, le jugement et l'analyse

• Aptitudes manifestes pour le travail autonome et le travail d'équipe

• Capacité à travailler sous pression

• Excellentes compétences en communication orale en anglais.

• Expérience démontrée en vente, en recrutement de la clientèle, en sensibilisation ou en service à la clientèle.

• Flexibilité de l'horaire de travail pour répondre aux besoins opérationnels.

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.