Adjoint(e) administrative

Personne qui assure un soutien administratif polyvalent ainsi qu'une contribution essentielle aux opérations financières de l'entreprise. Elle effectue la gestion quotidienne des communications, la préparation et le suivi de documents administratifs, ainsi que l'organisation de dossiers et d'agendas. Sur le plan comptable, elle participe à l'entrée de données financières, au traitement des comptes payables et recevables, à la facturation, au rapprochement de comptes et à la préparation de rapports ou de documents requis pour la tenue de livres.

Recherche une personne dotée d'un excellent sens de l'organisation, d'une grande rigueur et d'une bonne maîtrise des outils bureautiques, afin de jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et financier du bureau. Elle collabore étroitement avec la direction, les fournisseurs, les clients et les partenaires afin d'assurer une gestion efficace, précise et conforme aux procédures internes.

Tâches administratives

Accueillir les clients, répondre aux appels et traiter les courriels.

Rédiger, corriger et mettre en forme différents documents (lettres, rapports, contrats).Gérer les dossiers, la classification et l'archivage (papier et numérique).

Organiser les réunions, gérer les agendas et coordonner les déplacements.Assurer le suivi des demandes internes et externes.

Maintenir l'inventaire et gérer les fournitures de bureau.

Préparer divers rapports administratifs pour la direction.

Tâches comptables

Saisir les transactions financières dans le système comptable SAGE

Procéder à la facturation et au suivi des comptes clients.

Vérifier, coder et traiter les comptes fournisseurs.

Effectuer les conciliations bancaires et vérifier les écarts.

Suivre les paiements, dépôts et encaissements.

Classer et maintenir les dossiers comptables selon les normes en vigueur.

This individual provides versatile administrative support and makes a vital contribution to the company's financial operations. They handle daily communications, prepare and track administrative documents, and organize files and calendars. On the accounting side, they participate in financial data entry, accounts payable and receivable processing, invoicing, account reconciliation, and the preparation of reports and documents required for bookkeeping.

We are looking for someone with excellent organizational skills, meticulous attention to detail, and proficiency in office software to play a key role in the smooth administrative and financial functioning of the office. They collaborate closely with management, suppliers, clients, and partners to ensure efficient, accurate, and compliant management in accordance with internal procedures.

Administrative Tasks:

Greet clients, answer calls, and process emails.

Draft, proofread, and format various documents (letters, reports, contracts). Manage files, classification, and archiving (paper and digital).

Organize meetings, manage schedules, and coordinate travel. Follow up on internal and external requests.

Maintain inventory and manage office supplies.

Prepare various administrative reports for management.

Accounting tasks:

Enter financial transactions into the SAGE accounting system.

Process invoicing and follow up on customer accounts.

Verify, code, and process supplier accounts.

Perform bank reconciliations and verify discrepancies.

Track payments, deposits, and receipts.

File and maintain accounting records according to applicable standards.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 24,00$ à 28,00$ par heure

Heures prévues : au maximum 35 par semaine

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• RVER
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel