Current jobs related to export coordinator - PointeClaire, Quebec - Yusen Logistics (Canada) Inc.

CONNECTED. COMMITTED. CREATIVE.

As a global team of 25,000 connected employees in 47 countries, we pride ourselves in being the world's preferred supply chain logistics company – applying insight, service quality and innovation to create sustainable growth for business and society.

Our company is ISO 9001 certified, and we are truly an Employer of Choice. When you join our elite team, you'll have the opportunity to do inspiring work that makes a positive difference while being rewarded with an excellent salary, superior group insurance, a matching pension plan, great perks, a pleasant culture, true work/life balance and the opportunity to help grow the company.

You'll also "Walk-the-Talk" when it comes to Yusen's 9 Core Values because they resonate with you: Communication. Openness. Customer Focus. Reliability. Teamwork. Accountability. Problem Solving. Continuous Learning. Proactivity.

The EXPORT COORDINATOR plans, coordinates, and executes the air and sea freight shipments exported from Canada, ensuring that they comply with all regulatory requirements. They will provide customer service, perform occasional invoicing and communicate with vendors, shippers, and carriers to ensure shipment(s) are handled with excellent attention to detail from start to finish.

ESSENTIAL DUTIES & RESPONSIBILITIES:

• Verifies system generated information with actual documents to ensure accuracy.
• Maintains files which includes but is not limited to opening the file, entering and updating online system with applicable data elements, pre-alerting the customer, billing the file within 5 days of shipment, issuing applicable forms and documents, and closing the file.
• Communicates clearly, timely and effectively with overseas offices, agents, customs brokers, customers and domestic vendors.
• Issues arrival notices, distributes documentation, tracks shipment movement from origin to destination (which may involve arranging release and delivery at destination according to customer requirements), proactively communicates status of shipments and processes "exceptions" (cargo delays, split shipments, etc.).
• Handles accounting processes, investigates rate discrepancies, monitors Accounts Receivable, files claims in case of damaged or lost cargo.
• Ensures compliance with all CBSA, Transport Canada and other relevant government regulations.
• Works with Sales to develop customer-specific export handling procedures for all customers, including the on boarding of new customers.
• Responsible to work with Sales, Operations and Management to assist in the preparation of SOP's for all clients handled by the coordinator.
• Liaise with other branches and actively pursue opportunities where shipments can be optimally consolidated or routed for economies of scale while meeting customer requirements.
• Maintain current information on tariffs, licenses, restrictions and changes in export requirements. Manage cargo claims by timely reporting and with timely correspondence to the claimant.
• Communicate with customer service and sales representatives to address and resolve customer service concerns as well as provide notification for possible delays or variances.
• Ensures the timely and accurate maintenance of shipment files and the completion of data entry within YUNAS or other company system.

MINIMUM REQUIREMENTS:

• High School Diploma.
• Two (2) years previous Export experience in the Freight Forwarding or Logistics industry along with knowledge of Transportation of Dangerous Goods.
• Excellent interpersonal skills for interaction with customers and prospective business.
• Accurate data entry skills and excellent attention to detail.
• Ability to learn new processes quickly.
• Ability to fluently read, write and speak English and French.
• Proficiency in Microsoft Word and Excel.
• Must retain certification training in Air/Road Dangerous Goods Transportation.
• Ability to identify and troubleshoot problems to determine resolution.
• Strong organizational and follow up skills.
• High initiative and ability to work independently with little or no supervision.
• Effective time management – ability to manage self, time, and priorities.

Yusen Logistics (Canada) Inc. is an equal opportunity employer and values diversity, equity, and inclusion in its workforce. We encourage applications from all qualified individuals and are committed to providing accommodations for people with disabilities throughout the recruitment process and, upon request, will work with qualified job applicants to provide suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant's accessibility needs due to disability. Note: A qualified job applicant with a disability is one who possesses the required skills, education, experience, and training and who can, with reasonable accommodation, perform the essential functions of the position applied for.

We appreciate the interest of all applicants, however, only those invited for an interview will be personally responded to. NO AGENCIES PLEASE.

CONNEXION. ENGAGEMENT. CRÉATIVITÉ.

Nous targuant d'être l'entreprise de logistique de chaînes d'approvisionnement préférée dans le monde, nous faisons preuve de compréhension, assurons un service de qualité et offrons des solutions novatrices permettant une croissance viable des affaires et de la société dans son ensemble grâce à une équipe composée de employés qui interagissent à partir de 47 pays différents.

Notre entreprise est certifiée ISO 9001, et nous sommes réellement un employeur de choix. En vous associant à notre équipe prestigieuse, vous pourrez effectuer un travail inspirant qui fait une différence, tout en étant récompensé par une rémunération exceptionnelle, des assurances collectives hors pair, un régime de pension contributif, des avantages géniaux, une culture plaisante, un réel équilibre travail/vie personnelle et la possibilité de contribuer à la croissance de l'entreprise.

Vous allez également agir de façon à démontrer les neuf valeurs essentielles de Yusen puisque ce sont des valeurs que vous possédez également : communication, ouverture d'esprit, orientation client, fiabilité, travail d'équipe, responsabilité, résolution de problèmes, apprentissage continu, proactivité.

Le COORDONNATEUR DES EXPORTATIONS planifie, coordonne et assure le transport aérien et maritime des marchandises exportées à partir du Canada, en respectant toutes les exigences réglementaires. Cette personne assure le service à la clientèle, s'occupe occasionnellement de la facturation et communique avec les fournisseurs, les expéditeurs et les transporteurs pour s'assurer que les expéditions sont traitées de manière impeccable, du début à la fin.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

• S'assure de l'exactitude des renseignements générés par le système en les comparant aux documents existants.
• S'occupe des dossiers en effectuant, sans s'y limiter, l'ouverture de dossier, la saisie et la mise à jour de données applicables dans un système en ligne, l'envoi de préavis aux clients, la facturation en lien avec le dossier dans les 5 jours suivant l'envoi, l'envoi de formulaires et de documents requis, et la fermeture de dossier.
• Communique avec les bureaux, les agents, les courtiers en douane et les clients étrangers ainsi qu'avec les fournisseurs nationaux de manière claire, efficace et rapide.
• Émet les avis d'arrivée, distribue de la documentation, effectue le suivi des envois du point d'origine jusqu'à la destination (peut inclure la planification du dédouanement et de la livraison selon les exigences du client), transmet l'état des envois de façon proactive et traite les « exceptions » (retards, envois fractionnés, etc.).
• S'occupe des processus comptables, analyse les écarts de taux, effectue le suivi des comptes débiteurs et effectue des réclamations en cas de dommages ou de perte de marchandises.
• S'assure du respect de la réglementation de l'ASFC, de Transports Canada et des autres règlements gouvernementaux applicables.
• Collabore avec l'équipe des Ventes pour mettre en place des procédures de gestion des exportations spécifiques à chaque client, y compris l'accueil de nouveaux clients.
• Travaille avec l'équipe des Ventes, de l'Exploitation et de la Direction afin de contribuer à la création des SOP pour tous ses clients.
• Communique avec les autres divisions et demeure à l'affût des occasions où les envois peuvent être consolidés ou redirigés afin de profiter des économies d'échelle tout en respectant les exigences du client.
• S'assure que les renseignements sur les droits de douane, les permis, les restrictions et les modifications aux exigences d'exportation sont à jour. Traite les réclamations relatives aux marchandises en répondant rapidement au demandeur.
• Communique avec le Service à la clientèle et les représentants des Ventes pour résoudre les problèmes des clients et les aviser de retards ou de changements potentiels.
• S'assure que les dossiers relatifs aux envois sont exacts et à jour et que les données ont été ajoutées à YUNAS et aux autres plateformes de l'entreprise.

EXIGENCES MINIMALES :

• Diplôme d'études secondaires.
• Deux (2) ans d'expérience en exportation dans l'industrie d'expédition de fret ou de la logistique ainsi que des connaissances en transport de marchandises dangereuses.
• Excellente aptitude aux relations interpersonnelles, pour l'interaction avec les clients actuels et potentiels.
• Compétences en saisie de données exacte et grand souci du détail.
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux processus.
• Capacité à lire, à écrire et à parler couramment l'anglais et le français.
• Maîtrise de Microsoft Word et Excel.
• Détenir un certificat de formation TMD (transport aérien et routier) valide.
• Capacité à identifier les problèmes, à les analyser et à trouver des solutions.
• Excellentes aptitudes d'organisation et pour effectuer des suivis.
• Grand sens de l'initiative et capacité à travailler de façon autonome, avec peu ou pas de supervision.
• Gestion efficace du temps – capacité à se gérer avec autonomie, à gérer son temps ainsi qu'à gérer les priorités.

Yusen Logistics (Canada) Inc. est un employeur souscrivant aux principes de l'égalité d'accès à l'emploi, de diversité, d'équité et d'inclusion au sein de son personnel. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à poser leur candidature. Nous nous engageons à mettre en place des adaptations pour les personnes handicapées tout au long du processus de recrutement. Ainsi, sur demande, nous collaborerons avec les candidats admissibles afin que les adaptations nécessaires soient apportées selon leurs besoins en matière d'accessibilité. Remarque : Un candidat admissible vivant avec un handicap est une personne possédant les compétences, l'éducation, l'expérience et la formation recherchées et pouvant accomplir l'essentiel des tâches exigées dans le cadre de la fonction à pourvoir lorsque des adaptations raisonnables sont implantées.

Nous sommes reconnaissants de l'intérêt démontré par tous les candidats; cependant, nous communiquerons uniquement avec ceux étant convoqués pour un entretien. NOUS PRIONS LES AGENCES DE RECRUTEMENT DE NE PAS RÉPONDRE À CETTE OFFRE.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

• Casual dress
• Company events
• Company pension
• Dental care
• Disability insurance
• Discounted or free food
• Employee assistance program
• Extended health care
• Flexible schedule
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Tuition reimbursement
• Vision care
• Wellness program
• Work from home

Ability to commute/relocate:

• Pointe-Claire, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Experience:

• Ocean Export: 2 years (required)

Language:

• both English and French fluently (required)

Work Location: Hybrid remote in Pointe-Claire, QC