Agente Administrative, Agent Administratif

(appellation interne : commis à la gestion de l’enseignement et de la recherche)_
- _
- Campus de RimouskiSous la responsabilité de la supérieure ou du supérieur immédiat, cette personne assure le soutien administratif et de secrétariat nécessaire au fonctionnement des activités de son secteur; collabore aux diverses activités reliées à l’administration, à l’enseignement, à la recherche et à la gestion des programmes d’études; assiste les personnes qui ont des fonctions de direction et assure le suivi requis; recueille et diffuse l’information ayant trait aux activités de son secteur.

Exigences reliées au poste:

- Scolarité: Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente
- Expérience: Quatre (4) années d'expérience pertinente

Renseignements additionnels:
Le poste à pourvoir est à l'Institut des sciences de la mer (ISMER). Plus important institut de recherche universitaire francophone en sciences de la mer au Canada, l'ISMER regroupe une importante masse critique de chercheuses et de chercheurs ainsi que d’étudiantes et d’étudiants d’horizons disciplinaires variés qui se consacrent à la découverte et à l’avancement des connaissances sur les milieux marins et côtiers, dans une perspective de développement durable.

Rattaché à l’Université du Québec à Rimouski (UQAR), l’ISMER regroupe une communauté d’experts en biologie, chimie, physique et géologie. Notre institut s’intéresse notamment au fonctionnement des écosystèmes marins en regard des changements climatiques, à la portée de l’activité humaine, à la valorisation des bioressources marines, à la géologie marine et aux risques naturels. Les travaux de recherche des professeur.es et des étudiant.es de l’ISMER sont menés aux quatre coins du globe, de l’Arctique à l’Afrique en passant par l’Argentine.

L’institut a comme mission de contribuer à la découverte et à l’avancement des connaissances fondamentales et appliquées des milieux marins et côtiers, afin d’être en mesure d’évaluer la portée de l’activité humaine sur l’environnement et ses ressources.

Pour de plus amples informations : Institut des sciences de la mer (ISMER) - Université du Québec à Rimouski (uqar.ca)

Tâches et responsabilités:

- Collabore à l’organisation matérielle des cours (telle que préparation de syllabus, d’examens, notes relatives à des travaux pratiques, impression de différents documents, etc.), effectue ou cordonne diverses tâches reliées à la préparation et la rationalisation de l’offre de cours, à la répartition des cours et à l’établissement de l’horaire des cours.
- Collige sur les guides de cheminement toutes les informations relatives au cheminement de l’étudiante, l’étudiant (cours, examens, exemptions, substitutions, équivalences, préalables, etc.); vérifie les données ou résultats du dossier étudiant afin de bien l’orienter dans son choix de cours, en tenant compte des exigences pour la recommandation au diplôme et au permis. Réfère les cas problèmes à la personne responsable du programme.
- Accueille et renseigne la clientèle étudiante sur les programmes d’études; dont les dossiers présentent un caractère particulier; effectue les recherches et les vérifications pertinentes et si nécessaire réfère les cas problèmes à la personne responsable du programme.
- Assure le respect des politiques et des procédures institutionnelles relatives à son secteur d’activités.
- Prend des notes et dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, tableaux statistiques, listes, etc. Effectue la mise en page et vérifie l’orthographe et la grammaire. Remplit des formulaires administratifs afin de donner suite à des décisions et assure le suivi.
- Produit des listes, des rapports et des données statistiques selon les besoins et en assure la transmission auprès des personnes et des instances appropriées lorsque requis.
- Prend connaissance du courrier, le trie en fonctions des priorités. Rédige certaines correspondances pour les soumettre à la signature des personnes désignées; rédige et signe la correspondance courante.
- Voit à l’organisation matérielle de réunions (convocations, ordres du jour, réservations, etc.). Distribue la documentation requise. Prend connaissance des délibérations et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence.
- Renseigne les personnes concernées sur les politiques et les procédures en vigueur.
- Tient l’agenda des personnes désignées, filtre les appels téléphoniques et prend les dispositions s’y rattachant.
- Assume la responsabilité d’un système de classement et applique la procédure d’archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et fichiers informatiques de gestion.
- Collabore aux inscriptions en donnant les informations sur les programmes, les horaires et aide les étudiantes,