Adjoint-e à L’administration

**En tant qu’organisation dédiée au développement durable, Arup rassemble un collectif de concepteurs, conseillers et experts œuvrant à l’échelle mondiale. Dans un esprit d’humanisme et d’excellence, nous collaborons avec nos clients et partenaires en déployant l’imagination, la technologie et la rigueur nécessaires pour façonner un monde meilleur.**

Chez Arup, nous poursuivons notre mission principale de façonner un monde meilleur. Depuis plus de 70 ans, nous avons contribué à la création de nombreux projets avant-gardistes à l’échelle mondiale, dont le pont Samuel-De Champlain et l’Aéroport international Pearson de Toronto. Arup assure sa présence sur l’échiquier canadien depuis plus de 20 ans. Depuis nos bureaux de Montréal et de Toronto, nous soutenons la planification et la conception de projets d’envergure en environnement bâti dans l’ensemble du Canada et au-delà de ses frontières. Nos activités couvrent de multiples secteurs notamment le développement durable, le transport, la santé, l’éducation, les infrastructures commerciales et les technologies numériques. Nos travaux contribuent à façonner des villes où il fait bon vivre et entraînent des changements durables chez nos communautés.

Arup cherche **un(e) adjoint(e) à l’administration** pour soutenir son équipe de direction à **Montréal**.

**Responsabilités**
- Assurer un soutien administratif de haut niveau à des équipes de direction désignées;
- Traiter avec tact et diplomatie des cas et des dossiers de nature sensible et confidentielle;
- Gérer des calendriers/horaires changeants; vérifier et prioriser les demandes de réunions; assurer la coordination des entretiens et des conférences téléphoniques;
- Assurer la gestion des listes d’activités et de livrables de l’équipe de direction, et planifier le temps nécessaire à leur réalisation;
- Participer aux réunions, préparer, rédiger et faire circuler les ordres du jour et les procès-verbaux pertinents;
- Préparer, réviser et corriger les correspondances, communications, présentations et autres documents pertinents conformément aux normes de notre image de marque;
- Organiser les déplacements d’affaires des gestionnaires désignés, notamment les aspects suivants : vols, hébergement, transport terrestre, correspondances, passeports et visas;
- Préparer, concilier et traiter les factures et les rapports de dépenses dans l’outil Concur;
- Assurer la planification et la coordination des événements internes et externes;
- Aider à préparer les appels d’offres afin de décrocher d’éventuels mandats;
- Utiliser le Système de gestion des relations-clients (CRM) pour accomplir les tâches suivantes : saisie de données, création de codes de projet, suivi des actions/mesures, création de tableaux de bord, etc.;
- Savoir s’adapter aisément aux divers outils numériques, processus et concepts en constante évolution;
- Aider à remplir les demandes de licences/certifications/attestations professionnelles;
- Effectuer toutes autres tâches connexes, au besoin.

**Aptitudes**
- Sens de l’organisation accru; capacité à établir et à gérer efficacement les priorités et les échéances;
- Fortes compétences en communication écrite et verbale;
- Capacité à travailler sous pression, dans un environnement en rapide et constante évolution;
- Attitude proactive, polyvalence, débrouillardise et efficacité, même lors de situations ambiguës;
- Solide éthique professionnelle, intégrité et souci de la confidentialité;
- Grande minutie;
- Capacité à anticiper les besoins des membres de l’équipe de direction;
- Capacité à gérer des situations confidentielles avec diplomatie et discernement; expérience avérée de collaboration avec des équipes de hauts dirigeants;
- Capacité à collaborer efficacement avec des individus de tous les niveaux, et à forger et à entretenir de bonnes relations de travail.

**Qualifications**
- Au moins quatre (4) ans d’expérience dans un rôle similaire;
- Diplôme d’études collégiales (DEC), diplôme d’études professionnelles (DEP) ou baccalauréat en administration, en gestion ou dans un domaine connexe, ou cumul d’études et d’expériences pertinentes;
- Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office et d’autres programmes, logiciels et systèmes standards; volonté d’apprendre à utiliser de nouveaux systèmes et outils;
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

**Des avantages sociaux concurrentiels** - Arup offre un programme d’avantages sociaux généreux et complet destiné aux employés et à leurs familles. Ceux-ci sont couverts à 100% par Arup, à l’exception de l’assurance-vie facultative. Ces avantages vous procurent notamment une protection en matière de soins de santé ainsi que des congés payés favorisant le repos et le ressourcement. Notre Plan global de partage des bé