Adjoint(E) Administratif(Ive) À La Direction

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du directeur général, vous assumez les tâches générales reliées au secrétariat corporatif de la municipalité ainsi que diverses tâches administratives. Vous assistez également le greffe dans la réalisation des activités conformément aux dispositions de la Loi sur les cités et villes et autres lois qui s’appliquent. Dans votre rôle, vous êtes appelé à gérer divers projets spéciaux dont le développement d’initiatives d’amélioration continue visant à améliorer l’efficacité et la qualité des services offerts aux résidents, le montage et suivi de divers tableaux de performance organisationnelle et la mise en place du nouveau système de classement pour ne nommer que ceux-là. Vous travaillez en étroite collaboration avec toutes les directions concernées par les différents projets qui vous seront confiés.

LISTE DES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction générale (60 %):

- Rédiger et traiter la correspondance d’ordre courante (documents, mémos, courriels, convocations, lettres d’ententes, etc.) et effectuer les suivis requis.
- Assister la direction générale dans diverses rencontres et activités générales et assurer le soutien clérical s’y rattachant dont la rédaction de comptes-rendus ou de procès-verbaux.
- Effectuer le contrôle des dossiers administratifs, surveiller les échéanciers, effectuer des rappels et voir à obtenir les informations requises dans les délais prescrits.
- Assister la direction générale dans la constitution de dossiers prioritaires et assurer la coordination des activités et des échéanciers qui en découlent.
- Coordonner et concilier l’agenda de la direction générale et voir à l’organisation matérielle des réunions, des conseils, des comités ou des caucus. Procéder aux avis de convocation.
- Coordonner la logistique des occasions professionnelles et sociales et des déplacements requis auxquels la direction générale doit assister.
- Préparer, rédiger, réviser et corriger des communications et divers textes en français et en anglais tout en assurant une présentation impeccable. Effectuer parfois la traduction sommaire de documents.
- Préparer ou réviser des présentations PowerPoint.
- Maintenir le classement et l’archivage des documents légaux et administratifs.
- Être responsable de la qualité documentaire.
- Travailler de concert avec la direction des finances et participer au montage de dossiers pour obtenir du financement dont les subventions.
- Toutes autres taches connexes

Soutien au greffe (40 %):

- Participer à la rédaction et à la révision de règlements municipaux ou encore des avis publics exigés par la loi.
- Assurer la préparation des documents nécessaires au bon déroulement des séances ordinaires et extraordinaires du conseil municipal et collaborer ou faire les publications sur le support approprié pour le conseil sans papier et pour le public dans les délais prescrits.
- Rédiger des procès-verbaux. Participer ou encore effectuer le suivi des résolutions et règlements adoptés en séance du conseil.
- Participer à la publication de l’ordre du jour et des règlements qui seront traités lors des assemblées du conseil municipal et effectuer la mise à jour des documents sur le site Internet selon le cas.
- S’assurer que les informations relatives aux décisions, aux résolutions et aux règlements adoptés par le conseil municipal soient accessibles sur le site Internet. **Réviser différents documents juridiques (protocoles, ententes, cahiers de charges) ou encore participer à la rédaction de ceux-ci.**:

- Effectuer le suivi des demandes d’accès à l’information et s’assurer du respect des délais.
- Participer et coordonner l’implantation du plan de classification et du calendrier de conservation des documents.
- Assister au besoin le service du greffe en effectuant le suivi des dossiers d’ordre légal avec les collaborateurs externes.

Cette description n’est pas limitative et contient les éléments principaux à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toute autre tâche demandée par la direction générale.

EXIGENCES RECHERCHÉES
- Diplôme d’études collégiales (DEC) ou universitaires en droit, en administration ou tout autre domaine connexe.
- Toute combinaison d’études et d’expériences pourra être considérée.
- Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire.
- Expérience dans le secteur municipal (un atout)
- Expérience dans le domaine légal (un fort atout)
- Excellentes maîtrises des programmes de la suite Microsoft Office avec aisance marquée en Excel et PowerPoint.
- Bilinguisme, français et anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.

NOS AVANTAGES
- Des défis professionnels et la possibilité de faire progresser votre carrière - Poste permanent. Entrée en fonction dès que possible
- Échelle salariale : 45 320 $