Adjoint Administratif

**Description**

**Appartenir à Air Canada, c'est appartenir à un symbole canadien, Air Canada récemment élue meilleur transporteur aérien en Amérique du Nord. Faites décoller votre carrière en vous joignant à notre équipe novatrice et diversifiée à l'avant-garde du transport aérien de passagers.**

Relevant du responsable - Relations avec les investisseurs et Développement durable, l'adjoint administratif aura la responsabilité de fournir un soutien administratif aux équipes des Relations avec les investisseurs et du Développement durable.

**Rôle et responsabilités**
- Accomplir des tâches administratives générales, notamment répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel, produire des rapports de dépenses, rédiger le procès-verbal des réunions, préparer des lettres, traiter le courrier du service, maintenir un stock suffisant de fournitures de bureau, traiter les demandes IMAC, gérer les vacances de l'équipe et en assurer le suivi, classer des documents, traiter les envois et les enveloppes du service de messagerie par voie électronique, réserver des salles de conférence, des hôtels, des vols, etc.
- Aider le responsable - Relations avec les investisseurs avec la gestion de la boîte de réception, l'ébauche de courriels et la lecture d'épreuves.
- Maintenir des registres appropriés des invitations et des événements prévus : horaire des banques, renseignements relatifs à l'inscription, coordonnées du coordonnateur des conférences, coordonnées pour la communication directe avec le coordonnateur, etc.
- Inscrire Air Canada aux conférences des investisseurs confirmés.
- Effectuer les réservations, assurer la coordination des événements (sur le site, hors site, salles, matériel, etc.) et organiser des réunions et des appels téléphoniques internes et externes.
- Tenir le calendrier à jour en y indiquant les réunions, les appels téléphoniques, les conférences et les journées marketing.
- Mettre à jour le système de gestion de la relation client avec les activités des Relations avec les investisseurs, en temps réel.
- Mettre à jour le calendrier avec tous les événements des Relations avec les investisseurs.
- Distribuer, sous la direction du responsable - Relations avec les investisseurs et Développement durable les recherches de l'industrie, et enregistrer et distribuer les recherches d'Air Canada.
- Effectuer des recherches sur les investisseurs et les investisseurs potentiels et leurs entreprises à l'aide d'outil de surveillance. Produire des rapports.
- Organiser et coordonner des conférences téléphoniques et virtuelles trimestrielles, et transmettre aux parties concernées les numéros à composer et les URL.
- Aider à la production de divers documents publics, notamment des rapports de gestion trimestriels, la notice annuelle et le rapport annuel.
- Élaborer des présentations PowerPoint.
- Mettre à jour et distribuer les sommaires des analystes d'Air Canada lorsque les rapports des analystes indiquent des changements dans les estimations pour Air Canada.
- Mettre à jour les renseignements sur les sites Web et intranet des Relations avec les investisseurs, du Développement durable, des Solutions linguistiques ou de la Fondation Air Canada.
- Surveiller la section des Relations avec les investisseurs du site Web d'Air Canada et demander toute mise à jour nécessaire.**Qualifications**

**Connaissances et compétences**
- Diplôme d'études collégiales en systèmes de gestion pour les bureaux
- Au moins deux ou trois années d'expérience en matière de soutien administratif et de soutien de bureau
- Connaissance du secteur du transport aérien, un atout
- Expérience du domaine financier, un atout
- Solides connaissances de la suite Office de Microsoft (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), d'Adobe Acrobat et des plateformes de médias sociaux
- Sens marqué de l'organisation, capacité à établir des priorités et à exécuter plusieurs tâches simultanément de manière fluide, et grand souci du détail
- Expérience en gestion de projets, un atout
- Esprit d'équipe
- Excellente habileté en matière de relations interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes (employés, clients et analystes orientés sur la vente, par exemple)
- Sens aigu de la diplomatie, discrétion, maturité et jugement
- Bilinguisme à l'oral et à l'écrit (français et anglais)

**Compétences**:

- Capacité à bien travailler sous pression
- Facilité d'apprentissage
- Autonomie et dynamisme
- Flexibilité et disponibilité pour effectuer des heures de travail prolongées à l'occasion; esprit d'initiative très développé et habileté à assurer des fonctions confidentielles avec peu ou pas de supervision

**Conditions d'emploi**:
**Exigences Linguistiques**

Bilinguisme (anglais et français).

**Diversité et inclusion**

Air Canada est résolument engagée en faveur de la diversité e