Adjoint(E) Administratif(Ve) Juridique

**Birks. Pur enchantement.**

Depuis 1879, **Birks** est un joaillier de luxe réputé non seulement pour la qualité, l'exclusivité et le caractère unique de ses créations, mais également pour l'excellence inégalée de son service. C'est pour nous une immense fierté que d'offrir une expérience authentique et tisser des liens solides avec chacun de nos clients.

Relevant de la Vice-Présidente, Ressources Humaines, Chef des Affaires Juridiques et Secrétaire Corporatif, **l’Adjoint(e) administratif(ve) juridique** a pour responsabilité de s’occuper de l’administration juridique et le secrétariat du département juridique. Vous exprimerez l’essence même de notre conviction dans chacune de vos interactions **:_la promesse de lendemains plus brillants_**. De plus, vous travaillerez au sein d'une équipe dynamique pour qui l'excellence, le dévouement et l'esprit d'équipe sont des valeurs primordiales.

***Seriez-vous notre perle rare?**

**Afin d'atteindre cet objectif, vous devrez**:

- Préparer les projets de courriels, les rapports officiels et les ordres du jour pour les réunions du conseil d’administration et des comités à l’intention du secrétaire général et du secrétaire général adjoint pour examen.
- Gérer la plate-forme du conseil d’administration (documents du conseil).
- Participer à l’organisation des réunions du conseil d’administration, des comités et des actionnaires.
- Fournir un soutien administratif en ce qui concerne les transactions, le financement et les projets spéciaux, et communiquer avec des avocats externes pour des suivis ou de l’aide, le cas échéant.
- Préparer et réviser certains documents SEC à déposer et fournir des instructions à l’imprimerie de la société et à l’agent EDGAR.
- Travailler sur la mise en forme et mettre en ligne les communiqués de presse sur Business Wire selon les besoins.
- Préparer et maintenir un manuel virtuel pour les administrateurs du conseil d’administration.
- Préparer et soumettre des rapports sur les dépenses du conseil d’administration.
- Examiner et suivre le paiement des honoraires du conseil d’administration.
- Effectuer des recherches sur les sites gouvernementaux de propriété intellectuelle (Canada/États-Unis) pour trouver de nouveaux noms de marques.
- Tenir à jour le système de classement électronique (saisir les dates de suivi et les rappels afin de respecter les délais légaux) et obtenir les rapports nécessaires.
- Préparer et envoyer les questionnaires annuels et trimestriels D&O et mettre à jour les informations pour le conseil d’administration et les dirigeants.
- Préparer les options d’achat d’actions et les autres accords d’octroi d’incitations pour exécution.
- Effectuer des recherches administratives et juridiques basiques.
- Préparer et soumettre les notes de frais du superviseur.
- Planifier et organiser les agendas professionnels, y compris les réunions et les déplacements
- Répondre aux demandes (par téléphone, courriel ou autre) et prendre les mesures nécessaires.
- Organiser l’agenda du superviseur selon les besoins et le tenir à jour.
- Fournir aux personnes concernées les contrats, les baux et les copies de ceux-ci ainsi que d’autres documents ou informations pertinentes.
- S’assurer du suivi du paiement des frais juridiques et autres factures.
- Rédiger et/ou réviser les correspondances/présentations/documents en français.
- Traduire de l’anglais au français certaines correspondances, contrats, etc.

**TRAVAIL PARAJURIDIQUE**
- Préparer et déposer les déclarations annuelles et tout autre document corporatif à déposer auprès des autorités gouvernementales au Canada, aux États-Unis et dans d’autres juridictions selon les besoins.
- Préparer et tenir à jour les registres/livres corporatifs de l’entreprise et de ses filiales (administrateurs, actionnaires, transferts, etc.)
- Préparer l’ébauche préliminaire de la procuration et de la circulaire de la direction pour les assemblées annuelles des actionnaires.
- Préparer diverses résolutions pour l’entreprise et ses filiales (annuelles et selon les besoins).
- Effectuer des recherches sur les lois et règlements applicables à la société et à ses filiales.
- Examiner minutieusement certains documents (procès-verbaux, résolutions, contrats, etc.) à des fins de conformité et de procédure et porter toute question ou incohérence à l’attention du vice-président, Ressources humaines, chef des affaires juridiques et secrétaire général ou à d’autres membres du service juridique, selon le cas.
- Un minimum de cinq (5) ans d'expérience dans un rôle similaire (incluant une connaissance basique des droits des entreprises.
- Diplôme de Cégep en administration ou expérience équivalente
- Certificat d’assistant juridique ou expérience équivalente
- Compétences interpersonnelles et de communication élevées
- Souci du détail
- Gra