Agente ou Agent de Bureau, Classe I

R-4102-020-2223-25938

**LIEU DE TRAVAIL**: CENTRE ADMNISTRATIF ROBERVAL - SERVICE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET DES COMMUNICATIONS

**IMPORTANT**: VEUILLEZ PRENDRE NOTE QUE LES CANDIDATURES PROVENANT DE L'INTERNE SERONT TRAITÉES EN PRIORITÉ.

Au Centre de services scolaire des Patriotes (CSSP), nous partageons un fort sentiment de fierté et d’appartenance. Nous sommes une organisation de grande envergure qui applique un modèle de gestion unique, favorisant ainsi un partage équilibré des responsabilités et des ressources, tout en encourageant une gestion participative en toute transparence.

Chez nous, vous cheminerez dans un milieu de vie dynamique et en constante évolution. Notre priorité : le bien-être et la réussite de nos élèves tout en favorisant l’épanouissement de chaque membre de nos équipes.

Si vous désirez en savoir plus sur notre organisation, cliquez ici.

**VOTRE MANDAT**

**Nature de l'emploi**

Vous accomplirez divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

**Particularités**

Vous devrez notamment:
Tâches administratives générales:

- Communiquer avec du personnel de l’organisation ou avec des personnes externes à l’organisation, rédiger des courriels, des lettres, des procédures ou des documents en lien avec le suivi des dossiers tant au niveau de l’équipe juridique que de l’équipe des communications;
- Remplacer régulièrement à la réception/accueil du siège social;
- Effectuer le tri du courrier interne, timbrer le courrier externe et aller le porter au bureau de poste;
- Accueillir des livraisons;
- Effectuer la mise aux normes des documents pour le service du Secrétariat général et des communications;
- Accompagner et former les différentes secrétaires ou autres membres du personnel du CSSP dans la mise aux normes des documents et l'utilisation des différentes plateformes Web.

Archives:

- Effectuer des tâches administratives reliées aux activités du secteur de la gestion des documents : réception, vérification, classification, classement, élagage, numérisation, saisie de données, prêt, recherche, rappel, préparation de destruction, production d’étiquettes et d’index de repérage de boîtes, de documents, de dossiers administratifs et des renseignements personnels;
- Soutenir la technicienne en gestion documentaire et la coordonnatrice dans le projet de virage numérique de la gestion documentaire du CSSP;
- Répondre aux demandes de bulletins des parents ou d’anciens élèves;
- Utiliser de l’équipement : lecteur de microfilms, numériseur.

Affaires juridiques et communications:

- Collaborer et soutenir les avocates du Service du secrétariat général et des communications dans les dossiers juridiques, par exemple le droit d’auteur, la responsabilité civile, les assurances, les demandes d’accès aux documents et autres dossiers administratifs;
- S'occuper des rapports d’incidents des écoles, des demandes d’activités à risques et des avis de conformité pour les voyages scolaires;
- Gérer, avec la coordonnatrice, le renouvellement des assurances du CSSP et le renouvellement des ententes avec les sociétés de gestion de droit d’auteur;
- Collaborer et soutenir l’équipe des communications dans leurs dossiers, par exemple, par la diffusion de documents officiels, l’organisation d’événements et la mise en ligne de contenus sur les plates-formes web du CSSP;
- Effectuer la revue de presse hebdomadaire et en assurer sa mise en ligne;
- Répondre aux questions ou demandes d’information du personnel des établissements à l’égard des licences de droit d’auteur avec les sociétés de gestion de droits d’auteur ou autres dossiers ainsi qu’à l’égard des demandes de diffusion d’information (nouvelles des établissements) et assurer le traitement des fichiers reçus.

**Attributions caractéristiques (selon le plan de classification)**

Pour plus d’informations, veuillez consulter le lien suivant : Plan de classification du personnel soutien.

**VOTRE PROFIL (QUALIFICATIONS ET EXIGENCES REQUISES)**

**Scolarité et expérience**
- Diplôme d'études professionnelles (DEP) dans une spécialité appropriée à la classe d'emplois ou diplôme de 5e année du secondaire (DES) ou diplôme ou attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
- Une (1) année d'expérience pertinente.

**Autres exigences**
- Connaissance en bureautique : grande aisance avec la suite Microsoft Office 365;
- Connaissance d’un logiciel informatique sur la gestion du dossier de l’élève;
- Connaissance des systèmes de gestion de contenu tels que WordPress et Sharepoint (un atout);
- Bonne connaissance d'un logiciel de traitement de texte (niveau intermédiaire) et d'un chiffrier électronique (niveau débutant);
- Maîtrise du français parlé et écrit (rédaction (60%);
- Approche professionnelle et sens accru du service à