Administrative Assistant

**Sleep Apnea Solutions is part of the Resolve Sleep Health network**

Resolve Sleep Health is Canada’s largest independent provider of sleep health services through our 80 clinics coast to coast. Through technology, compassionate care, and personalized treatment plans, Resolve Sleep Health helps individuals regain control of their sleep and overall health. With a mission to improve the quality of life for those affected by sleep disorders, Resolve Sleep Health is committed to innovative solutions, patient-centered care, and enhancing sleep health awareness.
**We are currently seeking a full-time Administrative Assistant to join our Westmount team**

**Administrative Responsibilities**:

- Greet and welcome to patients, including walk-ins.
- Answer phone calls for extension 0
- Cover reception duties as needed in Westmount.
- Replace Admin Assistants in satellite clinics as needed.
- Schedule and confirm patient appointments.
- Contact patients who miss confirmed appointments to reschedule.
- Ensure that appointment slots are filled efficiently and that appointments run smoothly.
- Attend weekly administrative meetings to discuss operations and updates.
- Answer phone lines for clinics during their off-hours or when transferred.
- Communicate with team members regarding FNA and GRC patients.

**Patient Support & Care**:

- Provide patients with detailed information about CPAP therapy and accessories.
- Help patients complete necessary sleep-related forms (e.g., questionnaires, Epworth, and clinical forms).
- Research serial numbers and dates for devices, and inform patients of the $95 policy, if applicable.
- Confirm that patients are scheduled for resupply appointments for necessary equipment.

**Medical Documentation & Records**:

- At each appointment, ensure patient files are updated with the most current contact information, including address and phone numbers.
- Remove completed sleep tests from the Night One tracker.

**Office Management & Inventory**:

- Print, distribute, and scan various office documents as needed.
- Maintain a clean, organized, and efficient office environment.
- Conduct clinic inventory as required.
- Ensure that office supplies are ordered and stocked appropriately.

**Financial & Payments**:

- Generate receipts and process payments for services rendered.
- Enter credit card information into the Moneris terminal for recurring rentals and guarantees related to sleep tests and oximetry.
- Upload invoices to SharePoint at the end of each day and prepare batch total reports for financial tracking.
**Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) à temps plein pour se joindre à notre équipe de Westmount **

**Responsabilités administratives**:

- Accueillir les patients, y compris les personnes sans rendez-vous.
- Répondre aux appels téléphoniques pour le poste 0
- Couvrir les tâches de réception au besoin à Westmount.
- Remplacer les adjoints administratifs dans les cliniques satellites au besoin.
- Planifier et confirmer les rendez-vous des patients.
- Contactez les patients qui manquent des rendez-vous confirmés pour les reporter.
- S’assurer que les créneaux de rendez-vous sont remplis efficacement et que les rendez-vous se déroulent sans heurts.
- Assister aux réunions administratives hebdomadaires pour discuter des opérations et des mises à jour.
- Répondre aux lignes téléphoniques des cliniques satellites en dehors de leurs heures de travail ou lors d’un transfert de ligne.
- Communiquer avec les membres de l’équipe concernant les patients des groupes FNA et GRC.

**Soutien et soins aux patients**:

- Fournir aux patients des informations détaillées sur la thérapie CPAP et les accessoires.
- Aider les patients à remplir les formulaires nécessaires liés à l’étude du sommeil (par exemple, questionnaires, Epworth et formulaires cliniques).
- Recherchez les numéros de série et les dates des garanties, et informez les patients de la politique de 95 $, le cas échéant.
- Confirmer que les patients sont programmés pour des rendez-vous de réapprovisionnement d’équipement.

**Documentation et dossiers médicaux**:

- À chaque rendez-vous, assurez-vous que les dossiers des patients sont mis à jour avec les coordonnées les plus récentes, y compris l’adresse et les numéros de téléphone.
- Supprimez les tests de sommeil terminés du tracker Night One.

**Gestion de bureau et inventaire**:

- Imprimer, distribuer et numériser divers documents de bureau au besoin.
- Maintenir un environnement de bureau propre, organisé et efficace.
- Effectuer l’inventaire de la clinique au besoin
- S’assurer que les fournitures de bureau sont commandées et approvisionnées de manière appropriée.

**Finances et paiements**:

- Générer des reçus et traiter les paiements pour les services rendus.
- Entrez les informations de carte de crédit dans le terminal Moneris pour les locations récurrentes et les garanties liées aux tests de sommeil et à l’oxymétrie.
- Télécharger les factu