Adjoint(E) de Direction

**À propos de SYSTRA IBT**

SYSTRA International Bridge Technologies (IBT) est une société d'ingénierie qui se consacre exclusivement à l'ingénierie des ponts. Nous offrons des services d'ingénierie spécialisés dans toutes les facettes de la conception, de la construction et de l'entretien des ponts.

Nos types de ponts de niche comprennent les structures à haubans composites acier-béton et tout béton, les structures extradossées et les ponts segmentaires en béton. Nous sommes un leader mondial dans la conception de voies de guidage surélevées pour les métros et les trains à grande vitesse. Nous insistons sur l'importance de produire des ponts conçus sur mesure pour leur site, qui soient réalisables et économiques sans sacrifier l'élégance. Nous visons à développer des concepts de réduction des coûts avec des méthodes de construction bien conçues, en sélectionnant les matériaux appropriés en fonction de leur rentabilité.

Nos projets de ponts ont été construits aux États-Unis, au Canada, au Panama, en Australie, en Inde, en Jamaïque, au Mexique, à Taïwan et au Moyen-Orient. Nous avons des bureaux au Canada, aux États-Unis et au Moyen-Orient.

SYSTRA IBT fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de conseil et d'ingénierie, leader mondial dans la conception d'infrastructures de transport.

**Responsabilités générales**

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction très organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir notre équipe de direction et nos opérations. Ce poste combine l'excellence administrative avec la comptabilité de projet, l'approvisionnement et la coordination des contrats.

**Rôle et responsabilités**

**Soutien administratif et exécutif**:

- Planifier les réunions et coordonner les déplacements (réserver les vols, les hôtels, etc.)
- Préparer et mettre en forme des rapports, y compris des résumés de projets et des tableaux de bord exécutifs.
- Organiser des événements internes et externes (par exemple, consolidation d'équipe, réunions avec les clients).

**Comptabilité et achats**:

- Aider à la comptabilité de projet, y compris le suivi des budgets, des dépenses et des jalons financiers.
- Configurer de nouveaux fournisseurs dans le système et tenir à jour les dossiers de fournisseurs.
- Traiter les commandes et assurer la liaison avec les fournisseurs.
- Contribuer à l'émission et à la réconciliation des factures, ainsi qu'au suivi du budget.
- Soutenir les processus de comptabilité fournisseurs et veiller à ce que les paiements soient effectués dans les délais.
- Servir de remplaçant pour le traitement des payes, en veillant à l'exactitude et à la confidentialité.

**Gestion des contrats et de la documentation**:

- Maintenir et organiser les contrats et la documentation de projet.
- Suivre les échéances et les dates de renouvellement des contrats.
- Assurer la coordination avec les chefs de projet, le cas échéant.

**Administration de bureau**:

- Soutenir les opérations générales du bureau et les besoins de l'équipe.
- Commander les fournitures de bureau et maintenir l'inventaire et les produits d'épicerie.
- Accueillir les visiteurs et gérer les appels entrants lorsque la réceptionniste est absente.

**Aptitudes requises**

**Éducation**:

- Diplôme ou certificat d'études supérieures en comptabilité, tenue de livres, administration de bureau, administration des affaires ou équivalent.
- Une formation complémentaire en Microsoft Excel, en logiciels de comptabilité ou en gestion de contrats est considérée comme un atout.

**Années d'expérience**:

- 3 à 5 ans d'expérience pertinente dans le domaine du soutien administratif, de la coordination comptable ou de l'assistance de direction.

**Compétences techniques**:

- Maîtrise avancée de Microsoft Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques, les formules et l'analyse de données.
- Connaissance avancée de la suite Microsoft Office.
- Une expérience dans un rôle de soutien multifonctionnel (par exemple, en combinant l'administration, la finance et les opérations) serait très appréciée.
- Une expérience préalable des systèmes de paie, de la gestion des fournisseurs et des outils de reporting financier est un atout.

**Compétences personnelles et non techniques**:

- Discrétion et confidentialité pour le traitement de renseignements sensibles avec intégrité et professionnalisme.
- Sens de l'organisation pour gérer efficacement des priorités, des délais et des tâches multiples.
- Aptitude à communiquer clairement et à travailler en équipe.
- Souci du détail pour garantir l'exactitude des données.
- Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des tâches multiples à l’intérieur de délais et de calendriers serrés.
- Maîtrise du français et de l'anglais, afin de pouvoir travailler en étroite collaboration avec des collaborateurs au Canada et aux États-Unis.

**Conditions d’emploi**

**Nature du contrat**: Permanent

**Lieu**: Grand Montréal, Québec

**Division**: SYSTRA IBT

**Relève de**: Équipe de direction

**Rémunération**:À détermine