Agent(E) de Soutien Administratif, Classe Principale

**Travailler au Cégep de Lévis**:
**C’est partager son quotidien avec plus de 2500 étudiantes et étudiants** et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

**C’est vivre une expérience professionnelle motivante,** qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

**C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes,** qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

**Direction **:Direction des services administratifs

**Catégorie d’emploi **:Soutien administratif

**Nom du supérieur immédiat **:Marie-Claude Ferland

**Statut de l'emploi **:Régulier temps complet***

**Durée de l'emploi prévue **:Permanent

**Horaire de travail **:Lundi au vendredi (jour/35h)

POSTE RÉGULIER - TEMPS COMPLET

35 HEURES / SEMAINE

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

La personne titulaire de ce poste contribue à la gestion des opérations du service des finances, plus spécifiquement dans les secteurs du service à la clientèle, de la gestion des comptes à recevoir, de la gestion des comptes à payer. Elle contribue également au soutien administratif et au secrétariat pour l’ensemble des besoins de la direction des services administratifs

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

QUALIFICATIONS REQUISES

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

CONDITIONS PARTICULIÈRES EXIGÉES PAR LE COLLÈGE:
Démontrer, à l’aide de tests et/ou d’entrevues l’existence des caractéristiques suivantes:

- Maîtrise de la langue française parlée et écrite
- Connaissances relatives au secteur des finances et de la comptabilité,
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint),
- Aptitude à apprendre et à opérer divers logiciels et systèmes informatiques (CLARA un atout),
- Autonomie, sens des responsabilités, rigueur et capacité à travailler sous pression,
- Entregent et souci de la qualité du service à la clientèle,
- Intérêt pour le travail d’équipe et avoir de l’initiative,
- Respect de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE:
Dans les limites de ses responsabilités, la personne titulaire peut être appelée à:
1- SERVICE À LA CLIENTÈLE
- Assurer l’accueil de la direction, en répondant aux questions et aux demandes notamment des employés et des étudiants au comptoir, par téléphone ou par courriel.

2- GESTION DES COMPTES À RECEVOIR
- Coordonner toutes les opérations relatives à la facturation des clients pour différents services du collège et en assurer le suivi,
- Percevoir les paiements des étudiants et des organismes externes, préparer les dépôts et transmettre les états de compte mensuels,
- Coordonner toutes les opérations relatives aux petites caisses du collège,
- Faire le suivi des comptes en souffrance.

3- GESTION DES COMPTES À PAYER
- Vérifier les rapports de dépenses en conformité avec les normes et politiques du collège,
- Procéder à la conciliation et au suivi des relevés des cartes de crédit et à la vérification des demandes de paiement,
- Procéder à différentes recherches et conciliations de comptes.

4- SECRÉTARIAT ET AUTRES TÂCHES ADMINISTRATIVES
- Effectuer la révision de l’ensemble des documents produits par la direction (rapports financiers, règlements et politiques, appels d’offres et contrats, etc) et ceux remis aux instances (conseil d’administration, comité exécutif et comité d’audit),
- Assurer les suivis dans les temps requis des différents documents à produire pour les instances),
- Organiser les rencontres du comité d’audit, convoquer les participants, préparer les dossiers pertinents, assister aux réunions et prendre des notes afin de rédiger les procès-verbaux et effectuer les suivis nécessaires,
- Organiser et planifier les réunions de la direction,
- Participer aux développements et à la mise à jour des politiques et procédures de la direction,
- Assurer le traitement du courrier et agir comme responsable de la gestion documentaire,
- Procéder aux divers achats de la direction,
- Participe aux différentes redditions de comptes produits par les services de la direction,
- Assurer le support technique aux employés pour la production des différents documents administratifs et au soutien du système informatique volet finances (rapport de dépenses, d