Chargé.e de Projets

AGORA OPUS3 c’estune firme d’organisation de congrès, d’événements et de réunions ayant des bureaux à Québec et Montréal. Notre équipe est fière d’avoir contribué au succès de plus de 3 000 événements au cours des 26 dernières années. Cette année, AO3 s’est fortement positionnée comme un leader de l’industrie en matière d’événements virtuels.

Travailler chez-nous c’estTravailler sur des projets stimulants avec une équipe de feu qui travaille réellement en collaboration et qui a à cœur le succès de tous C’est avoir de la latitude et participer activement à l’amélioration/l’innovation des projets internes et externes. C’est de pouvoir gérer son horaire et effectuer du télétravail.

Nos valeursL’entraide - Le dévouement - L’approche humaine

Dans l’industrie, nous sommes reconnus pourNotre professionnalisme et notre expertise qui sont mis au profit des clients.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI ET PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Depuis 1994, les professionnels d’AGORA OPUS3 offrent tout l'éventail des services d'organisation de congrès, de réunions d'affaires et pharmaceutiques, d’événements et de formations en format virtuel, présentiel ou hybride.

Le.la chargé.e de projets devra faire preuve d’intégrité et de responsabilité, d’une bonne gestion des priorités, en plus d’avoir la capacité de maintenir d’excellentes relations avec les clients et les fournisseurs. Les principales tâches de chargé.e de projets consistent à:
Volet logistique

Établir les échéanciers et en assurer le suivi;
Effectuer la recherche de sites (hôtels, restaurants, autres fournisseurs);
Établir les calendriers de réalisation ;
Élaborer et mettre à jour les budgets d’événements ;
Prendre en charge les négociations avec les fournisseurs ;
Être l’agent relationnel avec le client ;
Préparer les déroulements détaillés des événements;
Assignation et mise en place des espaces de réunion;
Sélection des menus;
Identifier les besoins et organiser l’audiovisuel;
Mise en place et gestion de diverses plateformes numériques (OneCRM, Zoom, SPOT ME, Docusign, système maison de gestion des inscriptions, SurveyMonkey, Zoho Projects, etc.);
Rechercher et organiser les activités sociales de la réunion (ex. visites touristiques, teambuidling, banquets et galas)

Gérer les besoins des VIPs (réservation de chauffeur, cadeaux dans les chambres, etc.);
Effectuer la réconciliation financière et la facturation de l’événement;
Concevoir les sondages dans Survey Monkey et préparer les rapports post‐mortem;
Voyager sur place pour les événements, au besoin (principalement Montréal et Toronto).

Volet gestion des inscriptions

Création d’invitations électroniques sur MailChimp;
Création de formulaires d’inscription en ligne;
**Coordination du processus d’inscription des participants**:
Gestion du transport;
Gestion de l’hébergement;
Rédaction et suivi de contrats de confidentialité;
Réponse aux questions des participants par courriel ou téléphone;
Etc.

Exécuter toute autre tâche, au besoin.

Ce que nous recherchons

Localisation géographique située dans la province de Québec

DEC ou BAC en tourisme, hôtellerie, gestion de projet ou administration;
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (Bilinguisme obligatoire - Nous travaillons plus de 80% du temps en anglais) ;
Expérience de 1 à 3 ans en gestion de réunions et/ou d’événements ;
Être agile avec la technologie ;
Savoir planifier ;
Être extrêmement organisé.e et structuré.e et être capable d’établir les priorités dans la gestion du travail;
Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et comportant des échéanciers serrés ;
Minutie, exactitude, rigueur ;
Autonomie, débrouillardise et capacité à travailler en équipe ;
Efficacité, créativité et intégrité ;
Sens du service à la clientèle très développé ;
**Disponibilité en dehors des heures normales de travail**: il peut arriver quelques fois dans l’année que vous deviez participer, en soirée, à un événement virtuel et/ou vous déplacer sur les événements en personne pendant 2 à 5 jours. Bien que ce soit très rare, occasionnellement, les événements pourraient empiéter sur la fin de semaine.

Ce que nous offrons en échange

Un poste permanent à temps plein

Un environnement de travail dynamique, bien situé où on a du plaisir

Un horaire flexible

Une très grande ouverture au télétravail (toute notre équipe travaille en mode hybride selon les réalités de chacun)

Un bonus annuel à la performance

Une contribution REER de l’employeur

3 semaines de vacances par année (+2 à Noël)

Congés fériés plus généreux que ceux prescrits par les normes du travail

Un programme d’assurances collectives

Plan d’intégration et parrainage dès l’entrée en fonction

Café Nespresso offert par l’employeur au bureau