Personal and Executive Assistant

Job Description

Êtes-vous à la recherche d’un rôle administratif tout en travaillant sur des projets spéciaux ? Si tel est le cas, voici une opportunité unique pour joindre notre organisation

Les inventions les plus importantes ne seraient pas commercialisées sans la bonne gestion de projet et le soutien administratif. Dans chaque partie de l’organisation, nos équipes administratives veillent à ce que nos concepts deviennent une réalité.

Assistant(e) personnel(le) et administratif(ve) de la direction

**Responsabilités**:
Gestion du calendrier Outlook du président - Cela comprend la responsabilité d’organiser des réunions internes et externes en fonction des priorités ; la coordination de la logistique des réunions et la préparation du matériel de soutien.
Courriels - Cela comprend l'examen des courriels pour les invitations à des réunions et la prise d’action concernant des demandes précises sous la direction de la présidente.
Logistique de réunions et planification d’événements externes - Réserver des salles de conférence et organiser le service de traiteur (au besoin), l'impression de documents, la mise en place de conférences téléphoniques à l'aide de WebEx et de vidéoconférences. Coordonner et planifier la logistique d’événements externes et réunions au besoin (lieu, conférencier invité, etc.). Coordonner les réservations de restaurant, les annulations, les recommandations. Préparer le matériel pour les réunions internes/externes.
Voyages et dépenses - Planifier les arrangements de voyage - faire la réservation à l'avance, préparer l'itinéraire, coordonner les changements de dernière minute (vols, voitures, hôtels, communications d'équipe). Aider avec les questions de passeport et de visa, maintenir les profils de voyage. Aider avec les directions et les points d'intérêt locaux. Soumettre les dépenses de façon ponctuelle pour traitement. Aider de manière proactive à la réconciliation des dépenses d'Amex.
Divers - Toutes autres tâches administratives connexes, telles que le traitement des factures selon les directives du président, offrir et coordonner le soutien à la technologie pour le président, l'assistance aux activités d’ordre personnel de la présidente, telles que la coordination des courses ou autres.

**Profil de carrière**:
Un intérêt de suivre et apprendre sur les tendances technologiques, une ouverture à l'apprentissage de nouveaux outils et l'adaptation des façons de travailler.
Engagement à fournir un service de haute qualité aux clients externes et internes, tout en affichant une image de professionnalisme, de discrétion, d'intégrité et de tact.
La capacité de bien travailler de façon indépendante et dans un environnement d'équipe, en créant une atmosphère de travail positive et en s'appuyant mutuellement sur les forces individuelles afin d'améliorer le soutien à la performance de l'équipe.
Un excellent jugement et de solides compétences en résolution de problèmes, y compris une approche proactive pour travailler avec les autres à tous les niveaux de l’entreprise tout en faisant preuve de souplesse.
Des compétences organisationnelles exceptionnelles et la capacité de prioriser de multiples responsabilités.
Des capacités d'écoute efficaces; excellente communication orale et écrite. Capacité d’adapter son style de communication pour répondre aux besoins de la situation et de l’audience.
Connaissances approfondies et compétences en Outlook (courriel, calendrier), Jabber, iPhone, iPad et outils de médias sociaux, c'est-à-d. LinkedIn, etc.
Niveau de compétences intermédiaires dans la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'autres outils collaboratifs (OneDrive, Microsoft Teams, etc.).
Connaissance de Applications de systèmes et produits dans le traitement de données est un atout.

**Exigences**:
Expérience pertinente, ou des compétences transférables applicables.
Baccalauréat est un atout;
Bilinguisme (français et anglais) écrit et parlé.
Capacité de flexibilité dans l’horaire de travail et hybride.

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer et sous réserve des dernières directives de santé publique.

Notre division Santé humaine respecte l’idéologie « le patient d’abord, les bénéfices plus tard ». L’organisation est composée de professionnels des ventes, du marketing, de l’accès au marché, de l’analyse numérique et du commerce qui sont passionnés par leur rôle dans la commercialisation de nos médicaments à nos clients du monde entier.

Qui sommes-nous?

Nous sommes connus sous le nom de Merck & Co., Inc., Rahway, New Jersey, USA aux États-Unis et au Canada et de MSD partout ailleurs. Depuis plus d’un