Adjoint(E) Administratif(Ve)

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable afin de générer de la performance à long terme. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

**Service**: Industriel, Amérique du Nord

**Type de poste**: Salarié

**DES DÉFIS À LA HAUTEUR DE VOS TALENTS**:
Dans l’exécution de vos fonctions, vous travaillerez en étroite collaboration et agirez à titre de personne ressources pour les membres de l’équipe d’investissement, de la gestion d’actifs du groupe Industriel, Amérique du Nord, ains que l’équipe des fonds d’investissements.

Les responsabilités principales consisteront à:

- Interagir principalement avec la vice-présidente principale, Fonds d’investissements, le vice-président principal Investissement et la vice-présidente, Gestion d’actifs, en coordonnant les informations relatives aux dossiers, aux mandats ainsi qu'à l’emploi du temps et régler en leurs absences, les dossiers pouvant être réglés de façon appropriée;
- Planifier, organiser et coordonner la tenue de rencontres et les déplacements locaux, régionaux et internationaux en prenant en charge les activités de logistique:

- Coordination de déplacements : itinéraires, obtention des visas, billets d’avion, hôtel, transports, etc;
- Acheminer les convocations de réunion;
- Préparer les ordres du jour avec les intervenants,
- Produire les dossiers de réunion et les envoyer aux personnes concernées;
- Participer aux rencontres des équipes, élaborer les comptes rendus et faire les suivis requis;
- Préparer les demandes de remboursements : effectuer les comptes de dépenses et le paiement de factures en assurant l’obtention des autorisations appropriées pour les membres de l’équipe. À cet effet, agir comme personne experte dans l’utilisation du système de réclamation des dépenses;
- Assurer le suivi des feuillets d’assiduité ainsi que l’entrée dans JDE;
- Organisation d’activités d’équipes (repas d’équipes, activités, etc.);
- Effectuer la production, la révision ou la préparation de divers documents, présentations et correspondances en assurant une qualité supérieure au niveau de la présentation visuelle;
- Assurer un service à la clientèle auprès d’intervenants internes et externes;
- Suivre le budget : Assurer le paiement des factures en temps opportun, préparer les analyses de variance mensuelles pour les centres de coûts du département;
- Assurer la coordination et la collaboration avec les autres adjoint(e)s administratifs(ives) et exécutifs(ives), afin de favoriser une bonne communication pour les différents comités;
- Assurer la gestion documentaire des dossiers du groupe;
- Réaliser les extractions, des systèmes comptables et autres systèmes, requises pour les analyses;
- Participer à l’élaboration, à l’amélioration et à la mise en place de nouvelles normes et méthodes de travail permettant d’augmenter la productivité et la qualité du travail et d’optimiser les activités du groupe;
- Agir à titre de personne ressource pour les services en ce qui a trait aux divers dossiers administratifs.

**CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES**:

- Diplôme d’études collégial ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
- Au moins 5 ans d’expérience pertinente;
- Excellent français et anglais parlé et écrit; excellentes habiletés en rédaction et révision de documents;
- Maîtrises des logiciels suivants : Word, Excel, Outlook et Power Point;
- Bonne compréhension et volonté d’approfondir ses connaissances de SharePoint;
- Capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés;
- Minutie, rigueur, discrétion, initiative, autonomie, sens de l’organisation;
- Capable de s’adapter au changement et à un rythme de travail rapide;
- Esprit d’équipe et désir marqué pour être une personne ressource pour l’équipe.

**Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae**:
**VOUS AVEZ TOUT À GAGNER**:
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