Agent(E) Administratif(Ve)

**Résumé du poste**

Sous la responsabilité de la gestionnaire administration, l’agent administratif a comme principale responsabilité le service à la clientèle, l’entrée de données des cas à mettre en production ainsi que de coordonnées les différentes demandes avec les membres de l’équipe.

**Responsabilités professionnelles**
- Répondre aux appels téléphoniques, puis les transférer aux différents départements du laboratoire ;
- Faire les facturations et les états de comptes des clients externes ;
- Assurer la communication avec les clients pour toute information reliée à leur facturation ou leur état de compte ;
- Vérifier et informatiser les prescriptions faites par les professionnels dans le système de gestion de production ;
- Assister les professionnels et les gestionnaires avec le calendrier de production, en tenant compte des étapes de fabrication et de production du laboratoire ;
- Communiquer de façon polie et courtoise avec les professionnels et les gestionnaires selon le besoin ;
- Coordonner et informer les livreurs de toutes ses livraisons ou ses ramassages ;
- Collaborer à la rédaction et la mise en page de différents communiqués ;
- Toutes autres tâches connexes.

**Imputabilité**
- Poursuivre les objectifs de l’équipe et soutenir ceux qui rencontrent des difficultés avec des tâches spécifiques ;
- Prendre en charge l’atteinte de ses objectifs professionnels individuels (petits, spécifiques et réalisables) ;
- S’assurer que les législations relatives aux projets du département sont respectées et appliquées.

**Compétences et aptitudes requises**:**
- **Communication exceptionnelle** : comprendre que la communication est le ciment qui maintient l’équipe unie ; maintenir des lignes de communication ouvertes et claires intra et inter équipe.
- ** Excellentes compétences interpersonnelles**: capacité d’écouter attentivement les préoccupations des intervenants, élaborer une solution ou plan d’intervention et verbaliser de manière appropriée ce dernier, dans des termes que l’intervenant comprend.
- ** Solides compétences organisationnelles**: planifier les tâches et gérer le temps judicieusement.
- ** Souci du détail**: viser l’excellence en s’assurant que les dossiers sont mis à jour avec exactitude.
- ** Résolution de problèmes**: gérer les défis uniques en matière de communication et d’imprévues divers ; fournir la meilleure solution possible, indépendamment de sa disposition et de ses capacités physiques.
- ** Connaissance du domaine dentaire**: connaissance des terminologies, structure, équipements, etc. relatifs au domaine dentaire.
- ** Connaissances spécialisées**: maintien continu de connaissances à jour de toutes les informations relatives au domaine d’expertise.

**Compétences**

**Qualité du service/Service à la clientèle**
- S’efforcer de maintenir et d’améliorer sa qualité de prestation de services ; chercher des occasions d’aller au-delà des normes mínimales de la pratique ;
- Tenir compte des divers besoins client (internes & externes) et de la façon dont la prestation des services peut être adaptée pour répondre à des besoins différents ou spécifiques ;
- S’engager et rester responsable de la satisfaction des clients (internes & externes) ;
- Faire preuve de fiabilité et servir les clients (internes & externes) d’une manière qui inspire confiance à la pratique.

**Collaboration d’équipe**
- S’engager avec d’autres intervenants (marketing, comptabilité, paie, ressources matérielles et infrastructure, formation, etc.) en aidant et en fournissant un soutien lorsque nécessaire ;
- Encourager le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe ;
- Souligner la valeur et la nécessité d’une équipe diversifiée ; célébrer les différents rôles, compétences et expériences au sein de la pratique et reconnaître les efforts individuels.

**Intégrité**
- Partager des informations complètes et exactes avec les différents intervenants, en utilisant une terminologie qu’ils comprendraient ;
- Maintenir un haut niveau de professionnalisme tout en établissant un lien de confiance dans les interactions professionnelles ;
- S’assurer du respect à la vie privée et à la confidentialité des informations ;
- Se rendre responsable de ses actions, y compris l’impact des décisions qui affectent l’équipe et les divers intervenants.

**Innovation**
- Évaluer et considérer les progrès technologiques et amélioration des processus possibles à mettre en place ;
- Travailler en collaboration avec les fournisseurs pour offrir des solutions novatrices qui contribuent à l’excellence de l’entreprise ;
- Recommander des améliorations continues propres à sa pratique à adopter afin de rester compétitif.

**Engagement envers l’apprentissage continu**
- Se tenir au courant des nouvelles politiques, procédures et normes du domaine ;
- Assumer la responsabilité de son développement et perfectionnement professionnel en poursuivant des formations, en assistant à des conférences, etc.

**Études, titres de compétence