Agent ou Agente à L'accueil Et à L'information

Rôle principal
Le rôle principal et habituel est de transmettre de l'information requérant une connaissance approfondie des différents événements, des règlements et des procédures en relation avec le secteur d'activité dans lequel la personne évolue.
Attributions caractéristiques Accueille la clientèle, cerne les problèmes qui lui sont soumis et porte assistance en donnant des explications précises et détaillées sur les règlements en vigueur, les procédures à suivre, les formulaires à compléter et les délais à respecter. Recherche, tient à jour et s'assure de la diffusion de l'information et de la documentation relative à son secteur. Informe la clientèle de toutes les ressources mises à sa disposition. Consulte les dossiers de la clientèle, s'assure de la conformité et de l'exactitude des informations fournies et l'assiste afin d'apporter les correctifs nécessaires. Communique avec les personnes appropriées afin d'obtenir les explications ou faire les vérifications requises dans les circonstances. Participe à la tenue d'activités spéciales propres à son domaine d'activités en fournissant les informations et les documents requis. Prépare et signe la correspondance d'ordre courant. Effectue des tâches générales de bureau telles que courrier, classement, photocopie, assemblage de documents, inventaire de fournitures. Vend du matériel et tient une caisse. Complète différents formulaires et rédige les rapports relatifs à son travail.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes. Qualifications requises
**Scolarité**: D.E.S.
**Expérience**: Trois (3) années d'expérience pertinente.
**Autres**: Logiciels: Word
Une bonne connaissance de l'anglais est exigée
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Logiciels utilisés**: Word, Excel, Capsule, Banner, Outlook, Teams, Zoom, OneNote.

Les agent(e)s à l’accueil et à l’information du Bureau du registraire relèvent de la conseillère en efficacité organisationnelle. Le travail est supervisé par un chef d’équipe. Ils donnent le service de première ligne au comptoir d’accueil, sur la ligne téléphonique pour l’admission générale à l’Université Laval et sur les adresses génériques courriel pour l’admission et les documents officiels. Leur travail est directement lié au processus de gestion des études. L’information à assimiler est importante, diversifiée, complexe et exige beaucoup de rigueur. Utilisation d’un terminal pour les transactions effectuées par carte de débit ou de crédit; Bonne connaissance des programmes offerts par l’Université Laval, des intervenants pour la gestion des études et des outils de référence pour la gestion des études; Maîtriser l’information sur l’admission, l’inscription, l’émission de documents administratifs tels les relevés de notes et les attestations d’inscription, la carte d’identité, les documents requis pour les étudiants étrangers, etc; Démontrer des habiletés pour répondre à des personnes provenant de communautés culturelles différentes; Répondre aux appels téléphoniques sur la ligne 3080 pour l’admission; Répondre aux courriels sur les adresses génériques du Bureau du registraire pour l’admission et la production des documents officiels. Etc.