Office Agent Class Ii

JOHN RENNIE HIGH SCHOOL

501, boul. St-Jean, Pointe Claire, QC. H9R 3J5

**Principal**: Jennifer Kurta

**Status of post**: Regular, full-time

**Start date**: Immediate

**Working Schedule**: 35 hours per week

**Qualifications**:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.

AND

Have some knowledge of office automation.

**Other Requirements**:
Must be bilingual (French and English)

Knowledge of Microsoft Word and Excel

Testing Required

Excellent interpersonal and communication skills

Excellent organizational skills and initiative

Experience working in a low socio-economic area

Able to work independently

Must have a receptive and friendly attitude

Must be able to work with and accommodate direct request from students and families

Must be a team player who is able to participate with all other support staff members in common tasks

Must be able to provide assistance to staff members

**Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement**:
$21.73 To $22.65 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions relevant to administrative tasks as determined by the administration.

**Daily Tasks/Dossiers**:
Responsible for entering student absences, lates and early dismissal (GPI)

Responsible for managing student files

Must respond to parent calls (sending and receiving information to teachers, and support staff.)

Must provide support to administration and teachers with filing, photocopying, managing memo and notices

Responsibile for delivery of mail within building

Must have the ability and disposition to deal with all students and grade levels

Perform any other related duties, such as reception

Responsible for sending out school wide communication notices to parents.

Responsible for receiving and sending out packages and deliveries

Responsible for tending to students with minor injuries

Responsible for student accident reports

Responsible to call service visits for door alarm, intercom and other systems

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE II

ÉCOLE SECONDAIRE JOHN-RENNIE

501, boul. St-Jean, Pointe Claire, QC. H9R 3J5

**Directrice**: Jennifer Kurta

**Statut du poste**: Régulier à temps plein

**Horaire de travail**: 35 heures par semaine

**Date de début**: Immédiate

**Qualifications requises**:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique.

**Autres exigences**:
Bilinguisme exigé (français et anglais)

Connaissance de Microsoft Word et Excel

Examens requis

Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et en communication

Solides habiletés en organisation et initiative

Expérience de travail dans un milieu socio-économique faible

Capacité de travailler de façon autonome

Attitude ouverte et accueillante

Capacité de travailler aux demandes directes des élèves et des familles et d’y répondre

Esprit d’équipe et capacité de participer avec tous les autres membres du personnel de soutien aux tâches communes

Capacité d’aider les membres du personnel

**Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES**:
21,73 $ à 22,65 $ de l’heure

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers dans les tâches administratives que détermine la direction.

Tâches quotidiennes/Dossiers

Entrer les absences des élèves, les retards et les départs hâtifs (GPI)

Traiter les dossiers d’élèves

Répondre aux appels des parents (envoi et réception d’information aux enseignants, au personnel de soutien et au personnel du service de garde)

**Fournir de l’aide à la direction et aux enseignants**: classement, photocopies, notes de service et avis

Livrer le courrier dans l’immeuble

Capacité et disposition à traiter avec tous les élèves et les niveaux d’enseignement

Exécuter toute autre tâche connexe comme la réception

Transmettre aux parents les avis concernant les communications pour toutes les écoles

Recevoir et envoyer les paquets et les livrer

Donner des soins aux élèves ayant des blessures mineures

Responsable des rapports d’accident des élèves

Responsable des visites de services pour l’alarme de porte, l’interphone et