Technicienne ou Technicien en Administration

NATURE DU TRAVAIL

L'emploi de technicienne ou de technicien en administration consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné.

De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes:

- Participer à l’élaboration des normes et des pratiques d’acquisitions en respect avec le cadre normatif;
- Participer au développement, à la création et à la mise en place d’outils dans une perspective d’amélioration continue des processus ainsi que des systèmes d’approvisionnement;
- Maintenir à jour les informations diffusées aux usagers à l’égard des procédures d’approvisionnement ou autres;
- Collaborer à l’élaboration des guides d’utilisateurs de nos systèmes de gestion et donner la formation aux usagers lorsque requis;
- Approuver ou refuser les écarts de facturation (FAP) et intervenir auprès des fournisseurs pour régler les problématiques de facturation;
- Comptabiliser les acquisitions effectuées par carte de crédit et transmettre les rapports nécessaires aux finances;
- Assurer l’archivage et la conservation de la documentation du service;
- Contribuer à l’analyse de l’historique de consommation et à la prévision des besoins en lien avec les ententes d’achats regroupés;
- Traiter les demandes d’achats et émettre les bons de commande pour le siège social tout en publiant ces contrats supérieurs à 25 000 $ sur le SÉAO;
- Contribuer aux appels d’offres : préparer les documents avec Édilex, inscrire les visites et les ouvertures de soumissions à l’agenda, publier les appels d’offres et les addendas sur le SÉAO, participer à l’ouverture et l’analyse des soumissions, rédiger le procès-verbal et le transmettre à son supérieur;
- Compiler des données, effectuer des analyses, concevoir des rapports dans différents dossiers et faire des recommandations à son supérieur;
- Assurer un suivi des biens inventoriés, participer à la prise d’inventaire de magasin et mettre à jour des articles au catalogue selon les ententes en cours.

Exigences:
Scolarité et expérience
Dans le domaine de l’administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Aptitudes requises:

- Capacité d’analyse et de jugement;
- Faire preuve d’autonomie et d’initiative;
- Sens de l’organisation du travail et de la gestion des priorités;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané;
- Habiletés relationnelles et esprit d’équipe.

Atouts
- Connaissance de la Loi sur les contrats des organismes publics ainsi que ses règlements;
- Connaissance des logiciels et outils informatisés suivants : CLARA-FINANCE, ÉDILEX, SÉAO, LAC.

Tests requis:
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test Word niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %
Test Excel niveau intermédiaire, note de passage établie à 60 %
Test de logique mathématique, niveau intermédiaire : note de passage établie à 60 %

Remarques:

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.