Coordonnateur.rice, Activités Liées Aux Conférences/coordinator, Conference Operations

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté.

Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur

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Description du poste

Le/la coordonnateur-rice, Activités liées aux conférences sera responsable de tout ce qui touche les conférences chez BLG. Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour la mezzanine, c’est-à-dire notre espace principal pour l’accueil des clients et des visiteurs et pour la tenue d’événements.

Le/la titulaire du poste jouera un rôle de premier plan dans la coordination et le déroulement des réunions et des événements sur place. Elle assurera également la liaison entre les équipes Services de bureau (réception et Service traiteur) et Événements.

La personne sélectionnée encadrera les activités liées aux conférences tant à la mezzanine qu’aux étages, et aidera à exécuter différentes tâches routinières ou complexes. Elle sera chargée d’offrir une expérience exceptionnelle et de donner l’exemple en créant un environnement qui allie service hors pair et qualité, et qui répond aux besoins de la clientèle interne et externe.

Elle sera aussi responsable de fixer et de mettre en œuvre des normes de service propres à la mezzanine pour les réunions internes ou externes, l’organisation d’événements et les activités du café. Elle devra assurer la coordination avec différents groupes pour gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité-es, assurer la logistique, installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, à l’exploitation du café et à la prestation d’un service harmonisé.

Ce poste relèvera directement de la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné-es directs, le/la coordonnateur-rice collaborera activement avec les parties prenantes selon les directives du/de la directeur-rice national-e et de divers autres responsables.

Il ou elle devra également aider les intervenants internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales.

Principales attributions

Aider la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences, dans ses activités quotidiennes.

Réunions et événements internes/de tiers- Être la principale personne-ressource pour les clients (qu’il s’agisse de membres de BLG ou de tiers) et voir à ce que les besoins soient comblés lors de réunions et d’événements (à la mezzanine ou sur les étages) en se coordonnant avec la réception, le Service traiteur, et les équipes Installations et Audiovisuel.- Gérer toutes les tâches liées à la tenue de réunions ou d’événements (internes ou externes), y compris la création d’étiquettes de noms, d’affiches, d’invitations et de tout autre matériel nécessaire.- Offrir du soutien sur place pour assurer l’exécution sans heurt des événements, notamment en aidant à l’inscription des participant-es; parfois hors des heures normales.- Gérer la facturation, dont les frais liés aux événements de tiers.- Assurer un suivi après les événements (mises à jour, sondages).- Aider à résoudre les conflits d’horaire ou les demandes concurrentes en ce qui concerne l’espace et les services.- Trouver des solutions aux problèmes de service en collaborant avec les équipes pertinentes.- Maintenir la communication avec les membres du cabinet et s’assurer de la disponibilité de services au quotidien.- Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel à l’équipe Installations et au Service traiteur ainsi qu’aux technicien-nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels.- Cultiver des relations positives avec l’ensemble des intervenants de chaque projet entrepris afin d’en assurer le succès.- Bien comprendre les résultats visés et adopter une approche coopérative pour les atteindre.- S’assurer que les salles de conférences sont bien installées et entretenues, et que les dépenses respectent le budget.- Inspecter toutes les zones sous sa responsabilité, notamment la mezzanine et son coin barista et son café, en veillant à la satisfaction des besoins et au respect des normes de BLG.- Assurer la liaison régulière avec les autres services et la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements, au coin barista et au café.- Corriger les problèmes de prestation de services à