Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Adjoint.e administratif.ve**

Vous aimez être la personne en soutien de l’équipe en place pour le fonctionnement général d’une organisation? Rédiger le rapport de la dernière réunion, organiser la prochaine selon la disponibilité des personnes concernées, vous occupez de la planification de la prochaine formation? Trouver une solution pour rendre plus efficace le classement, ou trouver des solutions en amélioration continue parce que votre rôle est d’être un facilitateur ou une facilitatrice? Vous aimez venir en aide à tous les membres de l’équipe lorsque nécessaire parce que vous êtes une personne de solution? Votre débrouillardise et votre capacité à vous adapter rapidement sont reconnues? Vous êtes un.e joueur.se d’équipe?

Notre membre, **Urgence Bois-Francs** est à la recherche d’un.e adjoint.e administratif.ve Qui est Urgence Bois-Francs? Depuis 2006, Urgence Bois-Franc est un service de paramédics donc un service de première ligne qui contribue à sauver des vies. Les employés d’Urgence Bois-Francs continuent jour après jour, avec des employés dévoués, fondamentalement humains et professionnels à travailler très fort en se donnant cœur et âme pour permettre à d’autres de vivre et pour améliorer la qualité des services à la population.

**Principales fonctions**

À titre d’adjoint ou d’adjointe administrative, vous apporterez un soutien à l’ensemble de l’équipe (directeur général, directrice des finances, directeur adjoint aux opérations, etc.) dans l’exécution de différents dossiers administratifs et de service à la clientèle et vous offrirez un soutien aux différents secteurs d’activités économiques de l’entreprise:
**Au niveau administratif**
- Réaliser différentes activités, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents d’information provenant de l’équipe;
- Intégration des factures au système informatique pour les différentes entités;
- Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau;
- Assurer la réception des fournisseurs, service de livraison de même que le paiement de factures;
- Participer au processus de la gestion de la mutuelle de prévention, sur le plan administratif, en lien avec le plan adopté;
- Peut être appelé à faire la paie en l’absence de la directrice des finances selon les règles établies par la convention collective des directives des superviseurs et de la direction générale;
- Aider à la préparation de rapports réguliers;
- Aider à résoudre les problèmes administratifs;
- Développer et maintenir un système de classement et de destruction de document;
- Rédiger des lettres et des courriels au nom d'autres employés de bureau et/ou superviseur;
- Photocopier et imprimer des documents au nom d'autres collègues;
- Gestion du courrier interne et externe.

**Service à la clientèle**
- Assurer la réception de la clientèle;
- Fournir un soutien général aux visiteurs;
- Répondre et diriger les appels téléphoniques;
- Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne;
- Gérer les listes de contacts.

**Réunions, rencontres et formations**
- Exécuter des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés par la direction générale;
- Organiser et planifier des rendez-vous;
- Fournir le support administratif relatif au volet Formation chez UBF;
- Participer à l’organisation logistique de différents événements internes et externes.

**Qualifications et exigences**
- Diplôme d’études collégiales, professionnel ou universitaire en administration, en comptabilité ou toute autre formation jugée pertinente;
- Combinaison de formation et d’expérience pertinente, peuvent être considérés;
- 1 à 3 ans d’expérience pertinente;
- Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier);
- Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau.
- Vous êtes reconnu pour aimer travailler sur plusieurs dossiers simultanément et vous vous adaptez rapidement;
- Vous avez le souci du détail et des bonnes compétences en résolution de problèmes;
- Vous avez d’excellentes compétences en communication écrite et verbale;
- Vous avez le sens de l’organisation et de la gestion des priorités et un bon sens du jugement;
- Vous pouvez gérer les informations sensibles de manière confidentielle;
- Vous aimez maintenir vos connaissances professionnelles et techniques à jour en participant à des ateliers éducatifs; en examinant les publications professionnelles; et en établissant des réseaux professionnels;
- Vous avez de bonnes compétences interpersonnelles, cohérentes à un travail d’équipe de qualité.

**Conditions de travail et avantages sociaux**

**Localisation **: 795 Rue De L'Artisan, Victoriaville, Québec G6T 1V3

**Statut de l’emploi **: Permanen