Préposé.e, Centre de Conférences Conference

**Raison d’être du poste**: Le/la titulaire du poste est une personne multifonctionnelle qui offrira une expérience client inégalée à la réception et au service dans nos salles de réunion.

**Horaire de travail **:L'horaire est du lundi au vendredi et peut varier entre 7 h 30 et 18 h pour un total de 35 heures / semaine.

**Supérieur immédiat** : Ce poste relève du Chef d'équipe, Centre de conférence et expérience client

**Responsabilités clés**:
**Réception (50%)**
- Accueillir et orienter les visiteurs, les clients externes et internes, et répondre efficacement à leurs demandes.
- Communiquer avec le membre approprié du bureau pour annoncer l'arrivée du visiteur.
- Faire fonctionner le standard téléphonique, répondre aux appels entrants au bureau et les transférer à la personne appropriée.
- Fournir des informations générales sur le bureau selon les besoins des appelants.
- Effectuer la procédure d'ouverture/fermeture de la réception.
- Préparer divers rapports sur une base hebdomadaire (facturation, fournisseurs, commandes, etc.).

**Service (50%)**
- Mettre en place le service dans les salles de conférence pour diverses demandes (ex. : repas, cocktails et boissons).
- Préparer les salles de conférence et les salles à manger des employés de manière à ce qu'elles soient propres et approvisionnées.
- Servir le petit-déjeuner, le déjeuner, les collations, les cafés spéciaux, les cocktails et le dîner à l'occasion.
- S'assurer que les salles de conférence sont propres et qu'il y a suffisamment de fournitures (papier, crayons, etc.)
- Servir les cafés spéciaux
- Recevoir les services de restauration, effectuer le contrôle de la qualité et s'assurer que la commande est complète.
- Préparer les services (vaisselle, verres, ustensiles, boissons, eau, snacks)
- Préparer les salles pour les repas et nettoyer après les repas
- Assurer le service dans le salon des avocats (collations du matin)
- Gérer la liste des préférences / allergies / intolérances

**Formation et expérience exigées**:

- Minimum de un (1) à trois (3) années d’expérience dans un rôle similaire
- Expérience en milieu professionnel

**Qualifications**:

- Billinguisme français et angalis compte tenue de la clientèle, les mandates et l'envergue internationale du cabinet
- Capacité d'adaptation et à travauller dans un unvironement changeant et dynamique
- Excellent sens du service à la clientèle
- Proactif et à l’écoute de la clientèle
- Bon jugement, calme et discrétion
- Intérêt pour l’apprentissage de nouvelles tâches et processus de travail

**Salaire et avantages sociaux**:

- Salaire selon expérience
- Révision salariale annuelle concurrentielle
- Gamme complète d'avantages sociaux
- Bureau situé au centre-ville de Montréal près des transports en commun

**_ Note:_**:

- Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables._
- English_

**Job description**: The incumbent is a multifunctional person who will offer an unparalleled client experience at the reception and the service in our boardrooms.

**Work schedule**: The schedule is from Monday to Friday and can vary between 7:30 am and 6 pm for a total of 35 hours / week.

**Immediate report**: This position reports to the Team Lead, Conference Centre & Client Experience

**Key responsibilities**:
**Reception (50%)**
- Welcome and direct visitors, external and internal clients, and respond effectively to their requests
- Communicate with the appropriate member of the office to announce the arrival of the visitor
- Operate the switchboard, answering incoming calls to the office and transferring them to the appropriate person
- Provide general information about the office as needed by callers
- Perform the opening/closing procedure for the reception desk
- Prepare various reports on a weekly basis (invoicing, suppliers, orders, etc.)

**Service (50%)**
- Set up the service in the conference rooms for various requests (e.g., meals, cocktails, and beverages)
- Prepare the conference rooms and employee dining areas are clean and stocked
- Serve breakfast, lunch, snacks, special coffee, cocktails, and dinner on occasion
- Ensure that the board