Spécialiste en Procédés Administratifs

Description du poste:
- Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement du bureau de la présidente-directrice générale.
- SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Sous l’autorité hiérarchique de la présidente-directrice générale et sous l’autorité administrative de la directrice adjointe des communications et affaires juridiques, le titulaire du poste soutient le président-directeur général dans l’exercice de ses fonctions notamment dans le traitement et le suivi des dossiers.
- TÂCHE ET RESPONSABILITÉS- Agir comme personne-ressource au nom du président-directeur général auprès des diverses instances et de la haute direction pour tous suivis et/ou demandes;
- Agir comme personne-ressource au nom du président-directeur général lors de situation d’urgence externe et/ou organisationnelle, coordonner les étapes décisionnelles et s’assurer des suivis inhérents;
- Représenter le président-directeur général tant à l’interne qu’à l’externe notamment en s’assurant de l’alignement stratégique du président-directeur général et/ou de l’établissement ;
- Élaborer et fournir des techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement du bureau du PDG;
- Préparer et animer le comité des techniciens et techniciennes en administration de l’établissement et agir comme personne-ressource en matière de processus administratifs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS- Soutenir la PDG dans l’exercice de ses fonctions:

- Agir comme personne ressource au bureau du président-directeur général.
- Coordonner et traiter les demandes quotidiennes, les diriger à qui de droit, analyser et s’assurer de la qualité du contenu des documents/réponses reçus et les acheminer aux bonnes instances;
- Concevoir, implanter et mettre à jour des projets de révision de processus de suivis en lien avec les activités du bureau du PDG en vue de respecter les échéanciers et ce, pour l’ensemble de l’établissement ce qui nécessite un suivi étroit et rigoureux auprès de la haute direction ;
- Concevoir, implanter et mettre à jour les registres de suivis en lien avec les certaines rencontres (élaborer des ordres du jour, réviser et déposer des documents, rendre la documentation disponible, effectuer les suivis des rencontres, assurer la mise à jour des registres de décision, etc.);
- Rédiger et réviser divers contenus et documents;
- Documenter certaines problématiques et/ou dossiers stratégiques ;
- Rédiger des correspondances;
- Planifier et coordonner, à la demande du PDG ou de la directrice adjointe des communications, les autres activités de la haute direction;
- S’assurer de la mise à jour des documents de la salle de pilotage stratégique de l’établissement ;
- Produire le calendrier des vacances de l’ensemble des directeurs de la haute direction et en assurer la mise à jour ;
- Produire le calendrier annuel de tous les comités de la haute direction de l’établissement ;
- Gérer l’accès et s’assurer de la formation du personnel d’encadrement supérieur en ce qui a trait au portail interne ;
- Toutes tâches connexes.
- Tâches administratives du bureau de la PDG - Remplacement des collègues:
- Assurer la suppléance de l’autre spécialiste en procédés administratifs du bureau de la présidente-directrice générale dans l’intégralité de ses tâches (les deux spécialistes ont des tâches distinctes et se remplacent mutuellement lors d’absences, de congés, etc.);
- Assurer la suppléance de la technicienne en administration dédiée au conseil d’administration et de la technicienne en administration aux affaires publiques (en collaboration avec le reste de l’équipe).

RESPONSABILITÉS COMMUNES OBLIGATOIRES- Prévention des infections
- Appliquer les mesures de prévention et de contrôle des infections.
- Prévention de la violence en milieu de travail
- Signaler toute forme de conflit, de harcèlement ou de violence dont il est témoin ou que le titulaire subit.
- Sécurité des usagers
- Contribuer aux activités continues de la qualité des soins et services et de la gestion des risques de la façon suivante:

- Participe à l’amélioration continue de la sécurité et de la qualité des services ;
- Déclare toute situation à risque (incident ou accident) ou toute situation de fraude et collabore à l’analyse de l’évènement et procède à la démarche de divulgation d’un accident survenu à un usager à la demande de son supérieur immédiat ;
- Sécurité au travail, mesures d’urgence et sécurité intérieure
- Appliquer le plan des mesures d’urgence et contribuer à faire de l'établissement un lieu sécuritaire à la fois pour les usagers et le personnel et à améliorer la résilience de l'établissement face aux