Office Admin/operations Support

(Français ci-dessous)

**Job Description**:
TOTAL Transportation Solutions Inc. offers specialized warehousing, transportation and moving services. This includes inventory control, packing, unpacking, undercover packaging, white glove and last mile services. We are asset-based and cover all of Canada, across borders and around the world for certain types of clients. Our clients come from the IT, electronics, medical, high-value specialty products and fine arts sectors.

Main functions of the position:

- Support the needs of the Montreal Management Director.
- Represent the company as a receptionist, welcoming visitors.
- Answer incoming calls, assist callers and direct them to the appropriate personnel.
- Accurately enter and process order data and maintain master company lists.
- Ensure better coordination and accurate shipment bookings with customers.
- Timely tracking of operations and customers on all shipments in transit.
- Provide comprehensive support between sales, operations and customer service staff.
- Coordination with headquarters on inbound and outbound movements.
- Manage other general office administrative tasks as required.
- Support business needs as needed.

Qualifications:

- Positive leadership personality.
- Able to motivate team members.
- Able to take charge, make decisions and manage change.
- Attentive to detail, assertive and motivated.
- Solid administrative and organizational office experience.
- Must have experience in the transportation or moving industry.
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Fluent in French and English.
- Must have own vehicle to get to and from work on time.

(Français)

TOTAL Transportation Solutions Inc., offre des services spécialisés d'entreposage, de transport et de déménagement. Cela comprend le contrôle des stocks, l'emballage, le déballage, l'emballage sous couverture, les services de gants blancs et du dernier kilomètre. Nous sommes basés sur des actifs et couvrons tout le Canada, les frontières et le monde entier pour certains types de clients. Nos clients proviennent des secteurs de l'informatique, de l'électronique, du médical, des produits spéciaux de grande valeur et des beaux-arts.

Fonctions principales du poste:

- Soutenir les besoins du directeur de la gestion de Montréal.
- Représenter l'entreprise en tant que réceptionniste, accueillant les visiteurs.
- Répondre aux appels entrants, aider les appelants et les diriger vers le personnel approprié.
- Gérez les courriels et les appels des clients avec autorité et professionnalisme.
- Entrez et traitez avec précision les données de commande et maintenez les listes principales de l'entreprise.
- Assurer la meilleure coordination et des réservations d'expédition précises avec les clients.
- Suivi ponctuel des opérations et des clients sur tous les envois en transit.
- Fournir un soutien complet entre le personnel des ventes, des opérations et du service client.
- Coordination avec le siège social sur les mouvements entrants et sortants.
- Gérer d’autres tâches administratives générales du bureau selon les besoins.
- Soutenir les besoins de l'entreprise selon les besoins.

Qualifications:

- Personnalité de leadership positive.
- Capable de motiver les membres de l’équipe.
- Capable de prendre en charge, de prendre des décisions et de gérer le changement.
- Soucieux du détail, affirmé et motivé.
- Solide expérience administrative et organisationnelle de bureau.
- Doit avoir de l'expérience dans le secteur du transport ou du déménagement.
- Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Parle couramment le français et l'anglais.
- Doit avoir son propre véhicule pour se rendre au travail et en revenir à l'heure.

Pay: From $60,000.00 per year

**Benefits**:

- Company events
- Dental care
- Extended health care
- On-site parking
- Vision care

**Education**:

- DCS / DEC (required)

**Experience**:

- Office Admin: 3 years (required)
- Transportation Industry: 3 years (required)

**Language**:

- Both English and French Fluently (required)

Work Location: In person